Dit zijn de resultaten
De implementatie van TimeChimp heeft Architects geholpen hun processen te professionaliseren en te versnellen. Hieronder drie belangrijke voordelen:
- 2x sneller uren controleren en factureren
- Hogere declarabiliteit door inzicht in factorabele uren
- Minder fouten door sneller bijsturen, dankzij realtime inzicht in voortgang, uren en kosten
Betrouwbare urenregistratie, zodat het businessmodel schaalbaar blijft
Architects is een digital consulting agency dat organisaties helpt bij hun digitale transformatie, met datagedreven oplossingen voor front- en backoffice. Sinds de oprichting in 2018 is het team flink gegroeid, en dat brengt ook nieuwe uitdagingen met zich mee. Bas Kroes, medeoprichter van Architects, legt uit:
“Wij leven van de uren. Dus urenregistratie is bij ons essentieel. Of het nu gaat om fixed-price projecten of time & material, we willen dat onze uren altijd goed en snel verwerkt worden.”
En dat vraagt om een systeem dat die processen ondersteunt, zonder onnodige frictie.
“Uren registreren is nooit leuk, maar met TimeChimp is het wél frictieloos.”
Urenregistratie is voor Architects geen bijzaak, maar de basis van het verdienmodel. Bas:
“Iedereen heeft een hekel aan uren boeken. Je kunt het zo leuk maken als je wilt, maar uiteindelijk is het geen leuke activiteit. Wat wij zochten was een tool die intuïtief is, weinig weerstand oproept en snel werkt. Dat vonden we in TimeChimp.”
Niet alleen het gebruikersgemak was doorslaggevend, ook het proces daarna moest kloppen.
“Voor ons was het minstens zo belangrijk dat we de uren makkelijk kunnen controleren, periodes kunnen afsluiten en er direct facturen uit kunnen draaien. Deze functionaliteiten zijn essentieel voor ons, en TimeChimp ondersteunt ons daar volledig in.”
Een gestroomlijnde workflow: van sales en urenregistratie tot boekhouding
Het softwarelandschap van Architects is divers, maar slim met elkaar verbonden. De klantreis begint in Creatio, het no-code CRM-platform. Zodra een project start, wordt het automatisch aangemaakt in TimeChimp. Bas:
“We werken met Creatio voor onze sales pipeline, Jira voor projectmanagement en TimeChimp voor alles rondom uren en facturatie. Door deze tools slim te koppelen, hebben we een gestroomlijnde flow.”
De facturatie gebeurt volledig in TimeChimp, met templates in zowel Nederlands als Engels. Vervolgens worden de journaalposten automatisch doorgezet naar Exact.
“We gebruiken de ingebouwde koppeling met Exact om journaalposten op het juiste artikelniveau te verwerken. Met één druk op de knop staat de factuur in Exact - foutloos en klaar voor verdere verwerking. Alles wordt direct op het juiste artikelniveau geboekt.”
Dat scheelt tijd, voorkomt fouten, en geeft grip op de administratie.
Meer uit je capaciteit halen, zonder planningschaos in Excel
Een opvallende meerwaarde is het HRM-inzicht in TimeChimp. Daarmee plant Architects hun mensen efficiënter in.
“Voorheen hielden we onze resource planning bij in Excel. Dat was foutgevoelig en onoverzichtelijk. Nu plannen we alles vanuit TimeChimp, direct op de medewerker. Zo weten we precies wie wanneer op welk project zit — én kunnen we makkelijk schuiven.”
Deze inzichten zijn cruciaal, zeker voor een organisatie die wil verdubbelen in omvang.
Hogere declarabiliteit door realtime inzicht en directe bijsturing
Architects zet Power BI in om op basis van TimeChimp-data realtime bij te sturen. Door alle uren- en projectdata beschikbaar te hebben, ontstaat direct inzicht in prestaties, bezetting en afwijkingen. Dat maakt het mogelijk om sneller in te grijpen en beter onderbouwde keuzes te maken.
“We gebruiken Power BI om te zien of iedereen goed op factorabele uren zit, of de inzet klopt, en om bijvoorbeeld ziekteverzuim of WBSO-uren te monitoren.”
Door de koppeling met TimeChimp zijn al die inzichten met één klik beschikbaar.
“Die datagedreven aanpak helpt ons bij de dagelijkse operatie én bij strategische keuzes.”
Sneller betaald krijgen met minder correcties en tijdsverlies
De grootste winst? Wat vroeger een tijdrovend en foutgevoelig proces was, is nu teruggebracht tot een snelle en betrouwbare afronding. Bas:
“Voorheen waren we soms wel een week kwijt met het controleren van uren. En daarna nog eens één à twee weken om de facturatie rond te krijgen. Nu doen we dat allemaal in een paar dagen.”
TimeChimp zorgt niet alleen voor snelheid, maar ook voor betrouwbaarheid:
“Doordat we door de de inrichting in TimeChimp veel fouten hebben kunnen voorkomen, is het resultaat aan het eind van het proces ook veel beter. Facturen kloppen direct, zonder correctierondes.”
Wil jij TimeChimp gratis uitproberen?
Ontdek TimeChimp met jouw gratis proefperiode van 14 dagen. Probeer alle functionaliteiten uit - zonder verplichtingen.
%201.png){kind=logo}
