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Kosten- und Preiskalkulation für Dienstleistungen | Beispiel

Preiskalkulation und Kostenkalkulation sind sind essentiell, wenn du eine Dienstleistung, ein Projekt oder ein Produkt entwickelst. Warum? Der Weg von der Kostenkalkulation zum endgültigen Verkaufspreis führt über die Gewinnmarge. Wenn die Gesamtkosten in einem Zeitraum varieren, etwa durch Infaltion, ist die laufende Kontrolle von Aufwänden überlebenswichtig für die Rentabilität eines Unternehmens. Eine mögliche Lösung bei steigenden Kosten besteht darin, den Verkaufspreis zu erhöhen. Das ist aber nicht immer so einfach. Aktionen der Konkurrenz, mögliche Kosteneinsparungen, und die Frage, ob eine Preiserhöhung zur Positionierung passt sind wichtige Faktoren bei der Entscheidungsfindung. Dafür musst du als Unternehmer einen guten Überblick zu allen Kosten haben. Eine Zeiterfassungssoftware ist ein nützliches Hilfsmittel dafür, aber dazu später mehr. In diesem Artikel erklären wir dir die Basics zur Kostenkalkulation und zeigen dir Schritt für Schritt, wie du eine Preiskalkulation für eine Dienstleistung, zum Beispiel im Consulting, durchführst.

Was sind eigentlich Kosten?

Zuerst wollen wir wissen, was Kosten sind und wie wir eine Kostenkalkulation durchführen können. Das ist vor allem im Projektmanagement und bei der Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen wichtig. Kurz gesagt ergeben sich deine Gesamtkosten aus der Summe aller direkten und indirekten Kosten, geteilt durch die Anzahl der Produkte, Dienstleistungen oder Projekte, die du in einem bestimmten Zeitraum verkauft hast oder durchführst.

Direkte Kosten: Das sind alle Kosten, die du direkt dem Produkt, der Dienstleistung oder dem Projekt in Verbindung bringen kannst. Zum Beispiel Materialkosten, Verpackungskosten und die Gehälter der beteiligten Mitarbeiter.

Indirekte Kosten: Indirekte Kosten entstehen zwar nicht direkt durch die Arbeit am Produkt, Projekt oder der Dienstleistung, sondern durch administrative Kosten. Dazu zählen etwa die Miete für deine Räumlichkeiten, Versicherungsprämien oder Heizkosten.

In beiden Kategorien unterscheidet man auch zwischen fixen und variablen Kosten. Fixe Kosten sind etwa die monatlich anfallenden Versicherungsprämien, während die Materialbeschaffung für den kommenden Produktionszeitraum variabel ist.

Preiskalkulation Dienstleistung Beispiel: Unternehmensberater

Lass uns jetzt verdeutlichen, wie eine Kostenkalkulation mit anschließender Preiskalkulation für eine Dienstleistung funktioniert. Ein Beispiel aus der Consulting-Branche hilft uns dabei.

Teil 1: direkte und indirekte Kostenkalkulation

Eine Beratungsagentur verwendet mehrere Preismodelle, aber der Stundenlohn des Berater sspielt eine wichtige Rolle. Daher beginnen wir bei der Kostenkalkulation mit dem Stundensatz für ein Projekt.

Um alles übersichtlich darstellen zu können, halten wir das Beispiel einfach. In Wirklichkeit besteht der Stundensatz aber natürlich aus mehreren Bestandteilen. Die genaue Zusammensetzung des Stundensatzes ist allerdings wettbewerbsabhängige Information und gilt daher als „top secret“ in jedem Beratungsunternehmen.

Schritt 1: Berechnung der direkten Kosten

  • Gehalt des Beraters: 50 € pro Stunde
  • Reisekosten: Durchschnittlich 10 € pro Stunde
  • Lizenzkosten für benötigte Software: Durchschnittlich 5 € pro Stunde

Direkten Kosten pro Stunde = 50 € + 10 € + 5 € = 65 €

Schritt 2: Prozentsatz der indirekten Kosten bestimmen

  • Angenommen, die indirekten Kosten des Unternehmens betragen 100.000 € pro Jahr. Hierbei handelt es sich um Büromiete, Versicherungsprämien, Kosten für Vertrieb und Marketing sowie andere Gemeinkosten.
  • Das Unternehmen erwartet 1.500 abrechenbare Stunden pro Jahr.

Der Prozentsatz der indirekten Kosten pro Stunde wird berechnet, indem man die indirekten Kosten durch die abrechenbaren Stunden teilt.

Die indirekten Kosten pro Stunde: 100.000 € / 1.500 = 66,67 €

Schritt 3: Stundensatz berechnen

Stundensatz = Direkte Kosten pro Stunde + Anteil der indirekten Kosten pro Stunde = 65 € + 66,67 € = 131,67 €

Teil 2: Gewinnmarge und Preiskalkulation

Die einfachste Lösung für die finale Preiskalkulation wäre, einfach die Mehrwertsteuer zu berechnen und gemeinsam mit der gewünschten Gewinnmarge zum zuvor berechneten Stundensatz hinzuzufügen. So einfach ist es in der Regel allerdings nicht. Hier sind einige Faktoren, die die finale Preiskalkulation für Dienstleistungen im Consulting beeinflussen:

  • Nicht alle Gehälter der Berater sind gleich.
  • Der Stundensatz kann je nach Erfahrungsstufe der zugeteilten Berater schwanken.
  • Je nach benötigten Fachkenntnissen und der Komplexität des Projekts ist ein anderer Preis angemessen.
  • Zudem kannst du nach Qualität, einzigartigem Ansatz und dem Service, den du anbietest, differenzieren.

Preiskalkulation je Dienstleistungspaket

Als Beratungsunternehmen ist es entscheidend, deine Dienstleistungen in verschiedenen Formen und Paketen anbieten zu können.

  • Unterschiedliche individuelle Stundensätze: Das Beratungsunternehmen kann unterschiedliche Sätze auf der Grundlage der Erfahrung und Fachkenntnisse der zugeteilten Berater festlegen.
  • Projektpreis: Wenn du einen festen Projektpreis mit dem Kunden vereinbarst, hängt der Stundensatz von der Anzahl der benötigten Berater und der Dauer des Projekts ab.
  • Monatspreis (Abonnement): Für langfristige Projekte können Kunden und das Unternehmen eine feste monatliche Gebühr vereinbaren. Für die Kostenkalkulation im langristigen Projektmanagement musst du die Stundensätze der benötigten Berater für das ganze Jahr abschätzen und auf 12 Monate aufteilen.

Egal in welchem Markt du tätig bist, als Beratungsunternehmen musst du dich von der Menge abheben. Positionierst du dich beispielsweise mit dem Versprechen auf qualitativ hochwertige Arbeit und einen herausragenden Service, musst du diese Versprechen auch einhalten.

Durch die Kostenkalkulation kannst du auch dein Beratungsunternehmen mit dem Mitbewerb vergleichen. Letztendlich musst du nach der Kalkulation der Kosten zwei Elemente hinzufügen, um die finale Preiskalkulation für die Dienstleistung durchzuführen:

  1. Gewinnmarge: Zu den Gesamtkosten rechnest du eine Gewinnmarge hinzu, die zu deiner Positionierung und den aktuellen Marktpreisen passt.
  2. Steuern: Anschließend berechnest du die anfallende Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer) auf die Summe aus Kosten und Gewinnmarge, um zum finalen Verkaufspreis zu gelangen.

Kostenkalkulation mit Projekt- und Arbeitszeiterfassung

Wie du gesehen hast, sind zahlreiche Variablen und Berechnungen für die Preiskalkalkulation von Dienstleistungen in Beratungsunternehmen erforderlich. Eine fundierte Schätzung bzw. Kostenkalkulation ist für den Erfolg von Projekten und ganzen Quartalen unerlässlich. Erfahrungen aus der Vergangenheit können wertvolle Einblicke bieten, auch wenn sie keine Garantie für die Zukunft sind. Digitale Zeiterfassung ist in einer Dienstleistungsbranche wie der Unternehmensberatung also unverzichtbar, um die Kostenentwicklungen zu überwachen und die Gewinnmarge aufrechtzuerhalten.

Hier sind vier Gründe, warum Zeiterfassung so wichtig für die Kostenkalkulation ist:

  • Einblick in tatsächliche Arbeitskosten: Zeiterfassung bietet wertvolle Einblicke in die aufgewendeten Stunden für bestimmte Aufgaben.Indem du die Anzahl der Stunden mit den Stundensätzen multiplizierst kannst du so i Handumdrehen die Arbeitskosten pro Dienstleistung ermitteln.
  • Spezifische Kostenkalkulation: Mit einer projektbasierten Zeiterfassungssoftware kannst du die geleisteten Stunden bestimmten Projekten, Aufgaben oder Kunden zuordnen. Dadurch erhältst du ein besseres Verständnis für die Rentabilität einzelner Dienstleistungen, Projekte und Kunden.
  • Effizienzanalyse: Mit Hilfe von Analysen und Dashboards innherhalb des Zeiterfassungstools kannst du die Effizienz deines Workflows bewerten und, womöglich Verbesserungen vornehmen.
  • Unterstützung bei laufender Kostenkalkulation: Zeiterfassungsdaten liefern wichtige Informationen für die Berechnung der Gesamtkosten von einzelnen Dienstleistungen. Die Software erleichtert es, diese Berechnungen regelmäßig durchzuführen, wodurch schneller gehandelt werden kann.

Zeiterfassung ermöglicht es dir, Arbeitskosten genau zu ermitteln, Kosten zuzuweisen, die Effizienz zu analysieren und eine solide Grundlage für die Kostenkalkulation und anschließende Preiskalkulation deiner Dienstleistung zu schaffen.

So wichtig ist die regelmäßige Kostenkalkulation

Eine regelmäßige Kostenkalkulation für Projekte und Dienstleistungen ist wichtig, um Einblick in die tatsächliche Gewinnmarge zu erhalten. Hier sind die wichtigsten Gründe:

  • Preiskalkulation: Eine kontinuierliche Kostenkalkulation gibt Einblick in die tatsächlichen Aufwände, die mit einem Projekt, Produkts oder einer Dienstleistung verbunden sind. Dies ermöglicht es dir, einen fairen und wettbewerbsfähigen Preis festzulegen, der die Kosten deckt und gleichzeitig Gewinn erwirtschaftet.
  • Rentabilität: Durch die Kostenberechnung kannst du die Rentabilität und Gewinnmarge einzelner Projekte, Produkte oder Dienstleistungen beurteilen.
  • Kostenkontrolle: Die Kostenkalkulation liefert Einblicke in die Kostenstruktur einzelner Dienstleistungen und zeigt Bereiche auf, in denen du Kosten einsparen kannst. Die Analyse von Daten aus der Zeiterfassungssoftware hilft dabei, Workflows innerhalb von Projekten zu optimieren und so eventuell Arbeitskosten einzusparen.
  • Informierte Entscheidungsfindung: Ein gutes Verständnis über die Aufteilung deiner Kosten ermöglicht es dir, fundierte Entscheidungen zu Preisgestaltung, Produktentwicklung, Kostenkontrolle und Investitionen zu treffen. So erleichterst du weiter Prozesse wie Budgetplanung, Preisverhandlungen und Angebotserstellung für Kunden.
  • Positionierung gegenüber Mitbewerb: Durch optimalen Einblick in deine Kosten- und Preisstruktur kannst du deine Wettbewerbsposition bewerten und Vergleiche mit Konkurrenten anstellen.
  • Positionierung: Ob du dich für einen scharfen wettbewerbsfähigen Verkaufspreis oder einen höheren Preis im High-End-Bereich entscheidest, hängt von der Qualität, dem Service und anderen Faktoren ab, die deine Dienstleistung einzigartig machen. Ein gutes Verständnis über deine Kosten unterstützt dich bei dieser strategischen Entscheidungsfindung.

Fazit

Die regelmäßige Kostenkalkulation ist entscheidend, um festzustellen, ob Projekte, Produkte oder Dienstleistungen rentabel sind. Durch eine kontinuierliche Überwachung erhältst du Einblick darin, ob Dienstleistungen langfristig profitabler werden oder nicht. Wenn nötig, kannst du rechtzeitig eingreifen und versuchen Kosten zu senken, Geschäftsprozesse zu optimieren oder den Verkaufspreis anzupassen. Zuverlässige Daten bilden die Grundlage für solche Entscheidungen.

In einer Dienstleistungsbranche wie der Unternehmensberatung spielen Arbeitskosten eine wichtige Rolle, und deshalb liefert digitale Arbeitszeiterfassung wertvolle Erkenntnisse über die Effektivität deines Arbeitsablaufs. Indem du die Projektzeiterfassung von mehreren angeschlossenen Projekten analysierst, kannst du fundierte Entscheidungen treffen, um die Rentabilität zu schützen und das Wachstum deines Unternehmens zu fördern.

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