Eenvoudig kostprijs berekenen met urenregistratie voor consultancy

De kostprijs berekenen is niet alleen van belang wanneer je een nieuw product of dienst op de markt brengt, maar ook bijvoorbeeld elk kwartaal. Waarom is dit zo belangrijk? Het verschil tussen de kostprijs en de verkoopprijs bepaalt je winstmarge. Aangezien de kostprijs niet vaststaat, denk bijvoorbeeld aan de huidige inflatiegolf, is het monitoren van de kostprijs essentieel om de winstgevendheid op peil te houden. Hoewel het verhogen van de verkoopprijs een mogelijke oplossing lijkt bij stijgende kosten, is dit niet altijd zo eenvoudig. Bedrijven nemen niet zomaar beslissingen over prijsverhogingen. Ze overwegen de acties van concurrenten, mogelijke kostenbesparingen, hoe dit past binnen hun positionering, en andere aanpassingsmogelijkheden. Daarom willen ondernemers en directies inzicht hebben in de ontwikkeling van de kostprijs. Tijdregistratiesoftware is hierbij een handig hulpmiddel. Hieronder gaan we dieper in op het belang van kostprijsberekening bij een consultancybureau.

Hoe bereken je de kostprijs en wat is de kostprijs?

Voordat we het voorbeeld van het consultancybureau uitwerken, willen we eerst weten wat is de kostprijs en hoe kunnen we de kostprijs berekenen. Kort door de bocht is de kostprijs de optelsom van alle directe en indirecte kosten gedeeld door het aantal producten of diensten die je hebt verkocht en denkt te verkopen in een bepaalde periode.

Directe kosten: Dit zijn de kosten die je eenvoudig direct kan toeschrijven aan het product of dienst. Bijvoorbeeld inkoopkosten, verpakkingskosten en de salarissen van de medewerkers die aan een product of dienst werken.

Indirecte kosten: Dit zijn de kosten die je niet rechtstreeks aan een product of dienst kan toeschrijven. Bijvoorbeeld de huur van een pand, verzekeringspremies en het salaris van het management.

In beide categorieën maak je tevens onderscheid tussen vaste- en variabele kosten. Dus de vaste verzekeringspremie tegenover de hoeveel materialen die je verwacht nodig te hebben voor de komende productieperiode.

Kostprijs berekenen voorbeeld: consultancybureau

Om duidelijk te maken hoe je de kostprijs kunt berekenen, hebben we een voorbeeld voorbereid.

Een consultancybedrijf hanteert meerdere prijsmodellen, maar het uurtarief van consultants speelt een belangrijke rol. Dus om de kostprijs te berekenen, beginnen we met het bepalen van de kostprijs van het uurtarief van een consultant.

Om het overzichtelijk te houden, zullen we het voorbeeld simpel houden, maar in werkelijkheid bestaat het tarief uit meerdere onderdelen. De precieze opbouw van het tarief is concurrentiegevoelige informatie en daarom het ‘staatsgeheim’ van elk consultancybureau.

Stap 1: Het berekenen van de directe kosten:

• Salaris van de consultant: €50 per uur
• Reiskosten: €10 per uur
• Licentiekosten voor benodigde software: €5 per uur

De directe kosten per uur bedragen: €50 + €10 + €5 = €65.

Stap 2: Bepaal het percentage van de indirecte kosten:

• Stel dat de indirecte kosten van het bedrijf per jaar €100.000 bedragen. Denk hierbij aan kantoorhuur, verzekeringspremies, sales-, marketing- en andere overheadkosten.
• Het bedrijf verwacht 1.500 declarabele uren per jaar.

Het percentage indirecte kosten per uur wordt berekend door de Indirecte kosten te delen door de declarabele uren.

De indirecte kosten per uur: €100.000 / 1.500 = €66,67 per uur.

Stap 3: Bereken de kostprijs per uur:

Kostprijs per uur = Directe kosten per uur + Percentage indirecte kosten per uur = €65 + €66,67 = €131,67

Dus de kostprijs per uur van deze consultant is €131,67.

Hoe bereken je dan de verkoopprijs?

De simpele conclusie zou kunnen zijn om een winstmarge toe te voegen, de btw te berekenen en zo de verkoopprijs per uur te bepalen.

Maar deze eenvoudige berekening laat meteen zien waar je tegenaan loopt bij het vaststellen van de uiteindelijke verkoopprijs:

• De salarissen van consultants zijn niet gelijk.
• Je kunt differentiëren op ervaringsniveaus, zoals junior en senior.
• Je kunt differentiëren op expertise en complexiteit van het werk.
• Je kunt differentiëren op kwaliteit, unieke benadering en service die je biedt.

Het belang van een uniek dienstenpakket

Als consultancybureau is het essentieel om je dienstverlening in verschillende vormen en pakketten aan te kunnen bieden.

• Verschillende individuele uurtarieven: Het consultancybureau kan variërende tarieven hanteren op basis van de ervaring en expertise van de consultant.
• Projectprijs: Wanneer je een vaste projectprijs overeenkomt met de klant, is de kostprijs afhankelijk van het aantal benodigde consultants en de duur van het project.
• Prijs per maand (abonnementsmodel): Voor langlopende projecten kunnen klanten en het bureau een vast maandbedrag overeenkomen. Hierbij moet je de kostprijs bepalen door het aantal benodigde consultants op jaarbasis in te schatten en te verdelen over 12 maanden.

In elke markt wil een consultancybureau zich onderscheiden. Een unieke positionering, bijvoorbeeld op basis van kwaliteit en service, betekent dat je deze beloftes moet waarmaken. Elke keuze heeft directe invloed op de kostprijs. Door de kostprijsberekening kun je ook jouw bureau vergelijken met de concurrentie. Uiteindelijk moet je na de berekening van de kostprijs twee elementen toevoegen om tot de verkoopprijs te komen:

• Winstmarge: Over de kostprijs bereken je een winstmarge die past bij de positionering en de geldende markttarieven.
• Belasting: Over de kostprijs + de winstmarge bereken je vervolgens het hoge btw-tarief om tot de totale verkoopprijs te komen.

De rol van digitale urenregistratiesoftware

Zoals je hebt gezien, zijn er talloze variabelen en berekeningen nodig om de kostprijs van verschillende consultancydiensten vast te stellen. Het is essentieel om de kostprijs voor toekomstige periodes goed in te schatten, en ervaringen uit het verleden kunnen waardevolle inzichten bieden, hoewel ze geen garantie zijn voor de toekomst. Digitale urenregistratie is dan ook onmisbaar in de dienstensector om kostprijsontwikkelingen te monitoren en de winstmarge op peil te houden.

Hier zijn vier redenen waarom urenregistratie van cruciaal belang is:

1. Inzicht in arbeidskosten: Urenregistratie biedt inzicht in de hoeveelheid tijd die aan bepaalde taken wordt besteed, waardoor je nauwkeurig de arbeidskosten per dienst kunt bepalen door het aantal gewerkte uren te vermenigvuldigen met de uurtarieven van de betrokken medewerkers.
2. Kostenallocatie: Met urenregistratie kun je de gewerkte uren toewijzen aan projecten, taken of klanten. Dit geeft je inzicht in de winstgevendheid van individuele diensten, projecten en klanten.
3. Efficiëntie-analyse: Met behulp van rapportages en analyses in de tijdregistratiesoftware kun je de effectiviteit van je workflow beoordelen en verbeteren.
4. Ondersteuning bij doorlopende kostprijsberekening: Urenregistratiegegevens vormen belangrijke input bij het berekenen van de totale kostprijs van diensten. De software maakt het eenvoudiger om deze berekeningen regelmatig uit te voeren.

Kortom, urenregistratie biedt essentiële gegevens en inzichten die je kunnen helpen bij het berekenen van de kostprijs. Het stelt je in staat om arbeidskosten nauwkeurig te bepalen, kosten toe te wijzen, efficiëntie te analyseren en een solide basis te leggen voor kostprijsberekeningen.

Regelmatig de kostprijs berekenen is belangrijk

Het is van cruciaal belang om regelmatig de kostprijs te berekenen om inzicht te krijgen in de werkelijke winstmarge per dienst. Hier zijn de belangrijkste redenen op een rijtje:

1. Bepalen van de verkoopprijs: Het berekenen van de kostprijs geeft inzicht in de werkelijke kosten die gepaard gaan met het leveren van een product of dienst. Dit stelt je in staat om een eerlijke en concurrerende prijs vast te stellen die de kosten dekt en tegelijkertijd winst oplevert.
2. Winstgevendheid: Door de kostprijs te berekenen, kun je de winstgevendheid van individuele producten of diensten beoordelen. Hierdoor krijg je ook een duidelijk beeld van welke producten of diensten een hogere winstmarge hebben.
3. Kostenbeheersing: De kostprijsberekening biedt inzicht in de kostenstructuur van individuele diensten en geeft aan waar je kosten kunt besparen. Analyseren van data uit tijdregistratiesoftware helpt bij het optimaliseren van workflows binnen projecten.
4. Onderbouwde besluitvorming: Inzicht in de kostprijs stelt je in staat om geïnformeerde beslissingen te nemen over prijsstelling, productontwikkeling, kostenbeheersing en investeringen. Het maakt budgetteren, onderhandelen, offertes maken en het bepalen van winstgevende projecten en klanten gemakkelijker.
5. Concurrentiepositie: Het kennen van je kostprijs helpt bij het evalueren van je concurrentiepositie en maakt vergelijkingen met concurrenten mogelijk.
6. Positionering: Of je nu kiest voor een scherpe concurrerende verkoopprijs of juist voor een hogere prijs, hangt af van kwaliteit, service en andere factoren die jouw dienstverlening uniek maken. Een goed inzicht in de kostprijs ondersteunt je bij het maken van deze strategische keuzes.

Conclusie

Het is van cruciaal belang om de kostprijs regelmatig te berekenen, zodat je kunt bepalen of jouw producten of diensten winstgevend zijn. Door dit continu bij te houden, krijg je inzicht in welke diensten op de lange termijn meer of minder winstgevend worden. Indien nodig kun je dan tijdig ingrijpen door kosten te besparen, bedrijfsprocessen te optimaliseren of de verkoopprijs aan te passen. Betrouwbare data vormen de basis voor onderbouwde beslissingen.

In de dienstensector spelen arbeidskosten een belangrijke rol, en daarom biedt tijdregistratiesoftware waardevol inzicht in de effectiviteit van je workflow. Met data van meerdere afgeronde projecten kun je verantwoorde beslissingen nemen om de financiële gezondheid te bewaken en de groei van je bedrijf te stimuleren.

Wil jij in deze tijd van hoge inflatie de exacte kostprijs van je diensten nauwkeurig monitoren? Start dan vandaag nog je gratis proefabonnement bij TimeChimp!

‍