Viele Unternehmen konzentrieren sich auf Umsatz, Margen und Kundenzufriedenheit — vergessen dabei jedoch einen wichtigen Zusammenhang: die Deklarationspflicht. Wie viele Stunden werden tatsächlich in Rechnung gestellt? Wie viel Wert entfaltet sich in Besprechungen, in der Verwaltung oder bei vage definierter Arbeit?
Die wichtigsten Erkenntnisse
- Die Deklarationspflicht ist der Prozentsatz der geleisteten Arbeitsstunden, der den Kunden direkt in Rechnung gestellt werden kann.
- Eine zu niedrige Deklarierbarkeit kostet sofortige Umsätze und setzt die Margen unter Druck
- Faktoren wie Zeiterfassung, Planung, Projektumfang und Fokus sind entscheidend
- Tools wie Zeitregistrierung und Berichte helfen bei der Analyse und Optimierung
- Geringfügige Prozessverbesserungen können zu Dutzenden zusätzlicher abrechnungsfähiger Stunden pro Mitarbeiter und Monat führen
Was genau ist Deklarationsfähigkeit?
Die Deklarationsfähigkeit (auch bekannt als „Abrechnungsfähigkeit“) ist der Prozentsatz der geleisteten Arbeitszeit, der den Kunden in Rechnung gestellt werden kann. Arbeiten Sie 40 Stunden pro Woche, darunter 28 Stunden an Kundenprojekten? Dann liegt Ihre Meldefähigkeit bei 70%.
Eine hohe Deklarationsfähigkeit bedeutet, dass Ihr Team effizient Mehrwert liefert — und somit mehr Umsatz generiert. Eine niedrige Deklarationsfähigkeit kann darauf hindeuten, dass zu viel Zeit für nicht deklarierbare Aufgaben wie interne Besprechungen, Verwaltung oder unklare Planung verloren geht.
Für Beratungsunternehmen, IT-Dienstleister, Marketingagenturen und andere projektorientierte Organisationen ist dies ein wichtiger KPI.
📚 Erfahre mehr über der Unterschied zwischen Deklarationsfähigkeit und Produktivität.
Warum Deklarationsfähigkeit wichtig ist
Die Deklarierbarkeit ist keine langweilige Zahl aus einer Tabelle — sie zeigt Ihnen genau, wie effizient Ihr Team arbeitet und wie viel Wert Sie tatsächlich liefern. Ein zu niedriger Prozentsatz wirkt sich auf Ihre Fluktuation, Planung und Teamdynamik aus. Im Folgenden erfahren Sie, warum dieser KPI für jede Serviceorganisation unverzichtbar ist.
Direkte Auswirkung auf den Umsatz
Jede Stunde, die nicht in ein Kundenprojekt geschrieben wird, ist buchstäblich ein Umsatzverlust. Bei einem durchschnittlichen Stundensatz von 100€ bedeuten nur fünf nicht abrechnungsfähige Stunden pro Woche schnell mehr als 20.000€ an entgangenem Umsatz pro Mitarbeiter und Jahr. Im großen Maßstab — mit mehreren Mitarbeitern oder Teams — steigt dieser Betrag sehr schnell an und erreicht Ihre Untergrenze.
Einblick in die Kapazität
Eine geringe Deklarationsfähigkeit weist häufig auf eine unzureichend genutzte Kapazität hin. Vielleicht hat jemand viel zu tun, aber er arbeitet an Aufgaben, die nicht abrechnungsfähig sind. Wenn Sie dies klarstellen, können Sie bessere Entscheidungen in Bezug auf Ihre Planung, Ressourcenzuweisung und das Verhältnis zwischen fakturierbarer und nicht fakturierbarer Arbeit treffen.
Unwuchtsignalfunktion
Wenn ein Mitarbeiter strukturell niedrig meldepflichtig ist, ist das fast nie ein Zufall. Dies kann auf ein Missverhältnis zwischen Rolle und Arbeit, zu viel interne Arbeit oder einfach auf mangelnde Konzentration hinweisen. Gerade weil es sich bei der Deklaration um eine Zahl handelt, können Sie sie als neutralen Eintrag verwenden, um über Arbeitsaufwand, Rollenverteilung und Effektivität zu sprechen.
Niedrige Deklarationsfähigkeit: 7 Ursachen
Eine geringe Deklarationsfähigkeit ist selten das Ergebnis von Faulheit oder Unwillen. Das sind die häufigsten Ursachen, die dafür sorgen, dass wertvolle Stunden nicht auf der Rechnung landen — und sich somit direkt auf Ihr Ergebnis auswirken.
1. Keine oder unvollständige Zeiterfassung. Man kann nicht verbessern, was man nicht misst. Ohne eine zuverlässige Registrierung verpasst du, welche Zeit wirklich aufgebraucht ist.
2. Zu viele interne Aufgaben. Denken Sie an lange Besprechungen, Ad-hoc-Besprechungen oder lockere interne Projekte.
3. Schlechte Projektplanung. Unrealistische Zeitschätzungen, zu viele parallele Aufgaben oder unklare Rollen führen zu Zeitverlust.
4. Kein klarer Projektumfang. Vage definierte Kundenprojekte führen zu unklarer Arbeit und Stunden, die nicht abrechnungsfähig sind.
5. Verlust des Fokus. Das Wechseln zwischen Aufgaben oder Multitasking verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter „viele“ abrechnungsfähige Stunden arbeiten.
6. Niedrige Produktivität durch Tools oder Kontextwechsel. Von Tab zu Tab springen, nach Informationen suchen, schlechte Integrationen — es zählt.
7. Unklare Kommunikation mit dem Kunden. Wenn Sie sich nicht genau darüber einig sind, was abrechnungsfähig ist und was nicht, bleibt die Zeit unberechnet.
So erhöhen Sie die Deklarationsfähigkeit
Möchten Sie effizienter arbeiten und mehr Umsatz erzielen, ohne Ihr Team zusätzlich unter Druck zu setzen? Dann konzentrieren Sie sich klug auf die Deklarierbarkeit. Dieser schrittweise Plan hilft Ihnen dabei, sofort loszulegen.
1. Ordnen Sie die aktuelle Deklarierbarkeit zu
Verwenden Sie Berichte oder Dashboards in Echtzeit um zu sehen:
- Wie hoch ist der durchschnittliche fakturierbare Prozentsatz pro Team, Person und Projekt
- Welche nicht abrechnungsfähigen Aufgaben nehmen viel Zeit in Anspruch
- Wie sich das über Wochen/Monate entwickelt
2. Registrieren Sie sich an jedem Werktag
Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter jeden Tag ihre Stunden aufzeichnen, einschließlich Pausen, interner Zeit und Kundenarbeit. Je spezifischer, desto besser.
📚 Das ist wie man Mitarbeiter dazu motiviert, ihre Stunden aufzuzeichnen.
3. Minimiere die interne Zeit
Analysieren Sie, welche internen Prozesse am meisten Zeit in Anspruch nehmen (Besprechungen, Berichte, Onboarding usw.) und stellen Sie kritische Fragen:
- Muss dieses Treffen wirklich wöchentlich abgehalten werden?
- Kann diese Aufgabe automatisiert werden?
- Können wir das delegieren oder bündeln?
Automatisieren Sie wo möglich, zum Beispiel mit APILinks zwischen Planung, Aufgaben und Zeiterfassung.
4. Verbessern Sie den Umfang des Projekts
Stellen Sie sicher, dass Projekte eine klare Liefertermin-, Termin- und Zeitschätzung haben. Auf diese Weise verhindern Sie, dass der Umfang schleichend ausfällt — bei dem Mitarbeiter Arbeiten erledigen, die nicht mehr dem ursprünglichen Plan entsprechen.
Tipp: Dokumentieren Sie Vereinbarungen mit Kunden darüber, was fakturierbar ist und was nicht, und stellen Sie diese zentral für das gesamte Projektteam zur Verfügung.
5. Förderung von Konzentration und tiefgründigem Arbeiten
Kontextwechsel einschränken:
- Planen Sie abrechnungsfähige Arbeiten in Blöcken von mindestens 90 Minuten ein
- Benachrichtigungen während Deep Work ausschalten
- Vermeiden Sie unnötige Aufgabenänderungen
6. Evaluieren Sie mit dem Team
Sensibilisierung: Erörtern Sie die Deklarationspflicht in Teamsitzungen auf monatlicher Basis. Machen Sie es verhandelbar, wenn jemand keine Zeit aufwendet — ohne zur Rechenschaft gezogen zu werden, aber mit einem Auge für Verbesserungen.
7. Machen Sie die Deklarierbarkeit zu einem Teil Ihrer KPIs
Verknüpfen Sie die Deklarationsfähigkeit mit Leistungsindikatoren — aber nur, wenn der Kontext stimmt (Rolle, Kundentyp, Funktion). Nicht jeder Mitarbeiter hat das gleiche Potenzial in Bezug auf die abzurechnende Zeit, also differenzieren Sie.
Beispiel: Der Unterschied, den 5% ausmachen
Angenommen, Ihr Team besteht aus 10 Beratern mit einer durchschnittlichen Rate von 100€ pro Stunde und arbeitet 40 Stunden pro Woche. Eine Erhöhung der Meldefähigkeit um 5% bedeutet:
- 2 zusätzliche fakturierbare Stunden pro Mitarbeiter pro Woche
- 20 zusätzliche Stunden pro Woche für das Team
- 1.000 zusätzliche fakturierbare Stunden pro Jahr
- 100.000€ zusätzlicher Umsatz — ohne mehr Stunden zu arbeiten
Tools, die den Unterschied machen
Ein gutes Zeiterfassungstool ist das Rückgrat Ihrer Meldefähigkeit. Mit TimeChimp haben Sie:
- Direkter Einblick in abrechnungsfähige und nicht deklarationspflichtige Arbeit
- Automatische Verknüpfungen mit Projekten, Planung und Abrechnung
- Benutzerfreundliche Registrierung per Desktop, App oder Timer
- Intelligente Berichte pro Mitarbeiter, Team oder Projekt
- Link zu Budgets für Fortschritte in Echtzeit
Kurze Zusammenfassung
Die Deklarationsfähigkeit ist ein direkter Hebel für Umsatz, Effizienz und Kundennutzen. Durch Fokussierung, Minimierung des internen Zeitaufwands und korrekte Registrierung erhöhen Sie die Deklarationsfähigkeit ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand. Kleine Anpassungen machen einen großen Unterschied.
- Deklarationsfähigkeit = Prozentsatz der abrechnungsfähigen Zeit
- Faktoren wie Umfang, Planung, Fokus und Tools sind entscheidend
- Schritt für Schritt analysieren und verbessern — mit Daten als Grundlage
- TimeChimp hilft Ihnen dabei, diesen Prozess einfach zu rationalisieren
👉 Mehr Kontrolle über Deklarierbarkeit und Planung? Testen Sie TimeChimp kostenlos und lerne, wie du mehr aus jeder geleisteten Arbeitsstunde herausholen kannst.
Häufig gestellte Fragen
Die Produktivität misst, wie viele Stunden ein Mitarbeiter im Vergleich zu seinen Vertragsstunden gearbeitet hat, während die Deklarationspflicht der Anteil der tatsächlich abrechnungsfähigen Stunden ist — mit anderen Worten, wie viel der geleisteten Zeit den Kunden in Rechnung gestellt wird. Weitere Informationen dazu finden Sie unter diese Blog.
Konzentrieren Sie sich auf intelligente Prozessverbesserungen, wie z. B.:
- Tägliche und detaillierte Zeiterfassung
- Weniger Besprechungen und bessere Planung
- Klare Projektumfänge
- Automatisierung interner Aufgaben
Kleine Anpassungen können schnell zu Dutzenden zusätzlicher abrechnungsfähiger Stunden pro Monat führen — ohne dass die Mitarbeiter mehr arbeiten müssen.
Verwenden Sie ein Tool wie TimeChimp, um:
- Fakturierbare und nicht fakturierbare Stunden müssen in Echtzeit überwacht werden
- Generieren Sie Berichte pro Team, Projekt oder Mitarbeiter
- Analysieren Sie Trends über Wochen/Monate
Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie definieren, was deklarationspflichtig ist und was nicht, damit Ihre Zahlen eindeutig sind.
