Mehr abrechnungsfähige Stunden arbeiten, ohne Überstunden zu machen? Es klingt wie ein Traum, ist aber erreichbar. Viele Berater verlieren wertvolle Zeit in der Verwaltung und unbemerkt unregistrierte Stunden. In diesem Blog erfahren Sie, wie Sie das verhindern — und mehr aus Ihrem Arbeitsalltag herausholen können.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Viele Berater verpassen abrechnungsfähige Stunden aufgrund einer schlechten Registrierung
• Intelligente Tools und Automatisierung sorgen für mehr abrechnungsfähige Zeit
• Direkte Registrierung verhindert, dass wertvolle Zeit verloren geht
• Integrationen machen Ihren Arbeitsablauf schneller und übersichtlicher
• Du musst nicht mehr arbeiten — nur intelligenter

Wo geht es schief? Die unsichtbaren Stunden

Im Durchschnitt berechnen Berater ihren Kunden nicht etwa 15% ihrer abrechnungsfähigen Zeit (Consultancy.nl). Diese Stunden verschwinden in der täglichen Hektik: ein kurzer Anruf bei einem Kunden, einige Vorbereitungen, ein Treffen mit einem Kollegen.
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Häufige Ursachen:

• Stunden werden erst danach ausgefüllt
• Kurze Aufgaben werden nicht vermerkt
• Ungewissheit darüber, was deklarationspflichtig ist oder nicht
• Die Registrierung wird als zeitaufwändig angesehen
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Darüber hinaus verbringen Wissensarbeiter durchschnittlich 19% ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen (McKinsey), was auf Kosten von Konzentration und Effizienz geht. Sie können keine Zeit in Rechnung stellen, für die Sie sich nicht registrieren. Und das ist ein direkter Umsatz, den Sie verpassen.
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Das Problem liegt also nicht nur in dem, was Sie tun, sondern hauptsächlich in dem, was Sie aufnehmen. Hier machen Bekanntheit und gute Registrierung den Unterschied zwischen „beschäftigt sein“ und „profitabel arbeiten“.

Wo ist Ihre abrechnungsfähige Zeit verloren?

viel Consultants am Ende der Woche haben sie das Gefühl: „Ich habe hart gearbeitet, aber wo sind all die Stunden geblieben?“ Diese „verschwundene“ Zeit wurde oft für Kunden aufgewendet — ist aber nirgends.
registriert.
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Typische Fallstricke:

• Erst danach Stunden eintragen (und dann vieles vergessen)
• Kein System zur Aufzeichnung kurzer Aufgaben
• Ungewissheit darüber, was abrechnungsfähig ist
• Zeitaufwändige Verwaltung, die verschoben wird
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Wenn Sie dies nicht strukturell festlegen, entgehen Ihnen Umsätze. Nicht weil Sie zu wenig tun — sondern weil Sie es nicht sichtbar machen.
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📚 Lesen Sie alles über der Unterschied zwischen Deklarationsfähigkeit und Produktivität.

So stellen Sie abrechnungsfähige Stunden wieder her (ohne zusätzliche Arbeit)

Mehr fakturieren heißt nicht, mehr zu arbeiten. Es geht um Bekanntheit, Struktur und eine intelligente Art der Registrierung. Hier sind ein paar praktische Tipps für Berater, um ihre sichtbaren und fakturierbaren Stunden zu erhöhen:
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1. Melden Sie sich sofort an

Je kürzer die Zeit zwischen der Aufgabe und der Registrierung ist, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Sie etwas vergessen. Zeichne deine Stunden auf direkt von Ihrem Laptop, Handy oder sogar von Ihrem Kalender oder Aufgabenmanager aus.
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So hältst du es zugänglich:

• Starte einen Timer oder registriere dich mit einem Klick
• Registrieren Sie sich über eine mobile App nach einem Termin
• Verbinde deinen Kalender, sodass Termine automatisch vorgeschlagen werden
• Fügen Sie kurze Notizen hinzu, um den Kontext beizubehalten
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Planen Sie am Ende Ihres Arbeitstages täglich 5 Minuten ein, um Ihre Registrierung abzuschließen.
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2. Struktur mit Beschriftungen

Einsicht beginnt mit Struktur. Indem Sie Ihre Stunden als abrechnungsfähig oder nicht abrechnungsfähig kennzeichnen, können Sie schnell erkennen, wo Ihre Zeit verbracht wird — und wie viel Geld das bringt.
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Beispiele für nicht fakturierbare Aufgaben:

• Angebote erstellen
• Interne Verwaltung
• Networking oder eigenes Marketing
• Entwicklung von Wissen
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Indem Sie regelmäßig analysieren, wie viel Ihrer Zeit abrechnungsfähig ist, können Sie bewusster entscheiden, womit Sie Ihre Stunden verbringen möchten. Und: wo Sie Gewinne erzielen können.

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3. Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben

Bei vielen Registrierungen handelt es sich um sich wiederholende Arbeiten. Durch die intelligente Verknüpfung Ihrer Prozesse vermeiden Sie Doppelarbeit und verschwenden weniger Zeit mit der Verwaltung.
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Beispiele für Automatisierung:

• Verknüpfen Sie Termine aus Ihrem Kalender mit Ihrer Zeitübersicht
• Automatisches Versehen von Projektaufgaben mit Zeiterfassung
• Synchronisieren der Stunden mit Ihrem Abrechnungssystem
• Stunden pro Kunde automatisch genehmigen
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Das macht die Registrierung zu einem Teil Ihres Workflows — nicht etwas, das Sie „nebenbei“ erledigen müssen.
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4. Treffen Sie klare Vereinbarungen zur Deklarierbarkeit

Aktivitäten werden oft nicht registriert, weil Sie sich nicht sicher sind, ob sie gemeldet werden können. Besprechen Sie dies vorher mit Ihrem Kunden oder Arbeitgeber.
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Aufgaben, die Sie normalerweise in Rechnung stellen können:

• Vorbereitung auf Vorträge oder Sessions
• E-Mail-Verkehr und Telefonabgleich
• Reisedauer und Wartezeit
• Berichterstattung und Berichterstattung
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Erfassen Sie diese Vereinbarungen pro Projekt und verknüpfen Sie sie mit den Standardeinstellungen in Ihrem Registrierungsprozess.
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5. Bewerte deine Woche und passe dich an

Stunden aufzuzeichnen ist eine Sache, aber das Wachstum liegt in der Reflexion. Indem du deine Woche analysierst, kannst du sehen, wo deine Zeit „undicht“ ist und welche Projekte effizienter sein können.
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Tun Sie dies beispielsweise jeden Freitagnachmittag:

• Welche Stunden wurden nicht registriert, aber gearbeitet?
• Wie viel Prozent Ihrer Zeit waren abrechnungsfähig?
• Welcher Kunde oder welche Aufgabe hat länger gedauert als geplant?
• Gibt es wiederkehrende, nicht abrechnungsfähige Aufgaben, die Sie stornieren oder auslagern können?
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Ein Dashboard oder ein wöchentlicher Bericht hilft Ihnen dabei, sich schnell und visuell einen Überblick zu verschaffen.

6. Wählen Sie die richtigen Tools, die einen Überblick bieten

Zeit sparen beginnt mit einem Überblick. Tools, die Projektmanagement, Zeiterfassung und Berichterstattung zusammenführen, helfen Ihnen dabei, schneller zu wechseln.
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Denken Sie an Funktionen wie:

• Ein zentrales Dashboard mit Fortschritten in Echtzeit pro Kunde oder Projekt
• Integrierte Berichte nach Teammitglied, Kunde oder Art der Arbeit
• Chat- oder Kommunikationsoptionen, die mit Ihrer Zeiterfassung verknüpft sind
• Einblick in Budgets und ausstehende Genehmigungen
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All dies stellt sicher, dass Sie die Kontrolle über Ihren Zeitplan, Ihre Leistung und Ihre Abrechnung haben — ohne endlos zwischen den Tools wechseln zu müssen.
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7. Treffen Sie in Ihrer Arbeitswoche bewusste Entscheidungen

Insight hilft Ihnen bei der Auswahl. Womit verbringen Sie Zeit, die sich nicht auszahlt? Welche Aufgaben können Sie löschen, automatisieren oder auslagern?
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Beispiele für kleine Entscheidungen mit großer Wirkung:

• Weniger mailen, mehr chatten (schneller und übersichtlicher)
• Planen Sie soziale Medien im Voraus, anstatt zwischendurch zu posten
• Lagern Sie Ihre Buchhaltung aus, wenn Sie dabei strukturell Zeit verlieren
• Bündeln Sie kleine Aufgaben zu festen Zeiten, damit Sie konzentriert arbeiten können
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Jede Minute, die Sie nicht mit unnötigen Ablenkungen verschwenden, können Sie für meldepflichtige Arbeit oder Ruhe aufwenden.
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Zusammenfassung auf den Punkt gebracht

• Berater verpassen unbemerkt bis zu 15% ihrer abrechnungsfähigen Zeit
• Direkte Registrierung und die Verwendung von Labels erhöhen den Einblick
• Automatisierung reduziert den Verwaltungsaufwand und erhöht die Genauigkeit
• Klare Vereinbarungen verhindern Diskussionen über die Abrechnung
• Die richtigen Tools bieten einen Überblick und kontrollieren Ihre Arbeitswoche
• Reflexion und bewusste Entscheidungen sorgen für eine permanente Verbesserung
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