Meer declarabele uren maken zonder over te werken? Het klinkt als een droom, maar het is haalbaar. Veel consultants verliezen ongemerkt kostbare tijd aan administratie en niet-geregistreerde uren. In deze blog lees je hoe je dat voorkomt — en meer waarde haalt uit je werkdag.

De belangrijkste inzichten

• Veel consultants laten factureerbare uren liggen door slechte registratie
• Slimme tools en automatisering zorgen voor meer declarabele tijd
• Direct registreren voorkomt dat waardevolle tijd verloren gaat
• Integraties maken je workflow sneller en overzichtelijker
• Je hoeft niet meer te werken — alleen slimmer

Waar gaat het mis? De onzichtbare uren

Consultants brengen gemiddeld zo’n 15% van hun declarabele tijd níet in rekening bij klanten (Consultancy.nl). Die uren verdwijnen in de dagelijkse hectiek: snel een klant bellen, wat voorbereiding, een overlegje met een collega.
‍

Veelvoorkomende oorzaken:

• Uren worden pas achteraf ingevuld
• Korte taken worden niet genoteerd
• Onduidelijkheid over wat wel of niet declarabel is
• Registratie wordt als tijdrovend ervaren
  ‍

Daarnaast besteden kenniswerkers gemiddeld 19% van hun tijd aan het zoeken naar informatie (McKinsey), wat ten koste gaat van focus en efficiëntie. Tijd die je niet registreert, kun je niet factureren. En dat is directe omzet die je laat liggen.
‍

Het probleem zit dus niet alleen in wat je doet, maar vooral in wat je vastlegt. Bewustwording en goede registratie maken hierin het verschil tussen ‘druk zijn’ en ‘rendabel werken’.

Waar gaat je declarabele tijd verloren?

Veel consultants hebben aan het eind van de week het gevoel: "Ik heb hard gewerkt, maar waar zijn al die uren gebleven?" Die 'verdwenen' tijd is vaak wel degelijk besteed aan klanten — maar staat nergens
geregistreerd.
‍

Typische valkuilen:

• Uren pas achteraf invullen (en dan veel vergeten)
• Geen systeem om korte taken vast te leggen
• Onduidelijkheid over wat declarabel is
• Tijdrovende administratie die vooruitgeschoven wordt
  ‍

Wanneer je dit structureel niet vastlegt, loopt je omzet mis. Niet omdat je te weinig doet — maar omdat je het niet zichtbaar maakt.
‍

📚 Lees alles over het verschil tussen declaribiliteit en productiviteit.

Hoe je declarabele uren terugwint (zonder extra werk)

Meer factureren betekent niet méér werken. Het draait om bewustwording, structuur en een slimme manier van registreren. Hieronder een aantal praktische tips waarmee consultants hun zichtbare én declarabele uren kunnen verhogen:
‍

1. Registreer direct

Hoe korter de tijd tussen de taak en de registratie, hoe kleiner de kans dat je iets vergeet. Registreer je uren direct vanaf je laptop, mobiel of zelfs vanuit je agenda of taakbeheer.
‍

Zo houd je het laagdrempelig:

• Start een timer of registreer met één klik
• Registreer via een mobiele app na een afspraak
• Koppel je agenda zodat afspraken automatisch worden gesuggereerd
• Voeg korte notities toe om context te bewaren
  ‍

Plan dagelijks 5 minuten in aan het einde van je werkdag om je registratie compleet te maken.
‍

2. Breng structuur aan met labels

Inzicht begint bij structuur. Door je uren te labelen als facturabel of niet-facturabel, zie je snel waar je tijd in gaat zitten — en wat daarvan geld oplevert.
‍

Voorbeelden van niet-facturabele taken:

• Offertes maken
• Interne administratie
• Netwerken of eigen marketing
• Kennisontwikkeling
  ‍

Door regelmatig te analyseren hoeveel van je tijd declarabel is, kun je bewuster kiezen waar je je uren aan besteedt. En: waar je winst kunt pakken.

‍

‍
‍

3. Automatiseer terugkerende taken

Veel registraties zijn herhaald werk. Door je processen slim te koppelen, voorkom je dubbel werk en verspil je minder tijd aan administratie.
‍

Voorbeelden van automatisering:

• Afspraken uit je agenda koppelen aan je urenoverzicht
• Projecttaken automatisch voorzien van tijdsregistratie
• Uren synchroniseren met je facturatiesysteem
• Uren per klant automatisch laten goedkeuren
  ‍

Hierdoor wordt registratie een onderdeel van je workflow — niet iets wat je ‘erbij’ moet doen.
‍

4. Maak duidelijke afspraken over declarabiliteit

Vaak worden werkzaamheden niet geregistreerd omdat je twijfelt of ze wel gedeclareerd mogen worden. Bespreek dat vooraf met je klant of werkgever.
‍

Taken die je meestal wél kunt factureren:

• Voorbereiding van presentaties of sessies
• E-mailverkeer en telefonische afstemming
• Reistijd en wachttijd
• Verslaglegging en rapportage
  ‍

Leg deze afspraken vast per project en koppel ze aan standaardinstellingen in je registratieproces.
‍

5. Evalueer je week en stel bij

Uren registreren is één ding, maar reflectie is waar de groei zit. Door je week te analyseren, zie je waar je tijd ‘lekt’ en welke projecten efficiënter kunnen.
‍

Doe dit bijvoorbeeld elke vrijdagmiddag:

• Welke uren waren niet geregistreerd, maar wel gewerkt?
• Hoeveel procent van je tijd was facturabel?
• Welke klant of taak kostte meer tijd dan gepland?
• Zijn er terugkerende niet-declarabele taken die je kunt schrappen of uitbesteden?
  ‍

Een dashboard of weekrapport helpt je om dat overzicht snel en visueel te krijgen.

6. Kies de juiste tools die overzicht geven

Tijd besparen begint bij overzicht. Tools die projectmanagement, tijdregistratie en rapportage samenbrengen, helpen je om sneller te schakelen.
‍

Denk aan functionaliteiten zoals:

• Een centraal dashboard met real-time voortgang per klant of project
• Ingebouwde rapportages per teamlid, klant of type werk
• Chat- of communicatiemogelijkheden gekoppeld aan je tijdregistratie
• Inzicht in budgetten en openstaande goedkeuringen
  ‍

Dit alles zorgt ervoor dat je grip houdt op je planning, je prestaties én je facturatie — zonder eindeloos te schakelen tussen tools.
‍

7. Maak bewuste keuzes in je werkweek

Inzicht helpt je om te kiezen. Waar besteed je tijd aan die niets oplevert? Welke taken kun je schrappen, automatiseren of uitbesteden?
‍

Voorbeelden van kleine keuzes met groot effect:

• Mail minder, chat meer (sneller én overzichtelijker)
• Plan social media vooruit i.p.v. tussendoor posten
• Besteed je boekhouding uit als je daar structureel tijd aan verliest
• Bundel kleine taken op vaste momenten, zodat je gefocust kunt werken
  ‍

Elke minuut die je niet verspilt aan onnodige afleiding, kun je inzetten voor declarabel werk of rust.
‍

Samenvatting in het kort

• Consultants laten ongemerkt tot 15% van hun declarabele tijd liggen
• Direct registreren en het gebruik van labels vergroot inzicht
• Automatisering vermindert administratie en verhoogt nauwkeurigheid
• Heldere afspraken voorkomen discussie over facturatie
• De juiste tools geven overzicht en sturen je werkweek
• Reflectie en bewuste keuzes zorgen voor blijvende verbetering
  ‍

👉 Meer grip op je tijd? Probeer TimeChimp 14 dagen gratis.

‍