Belangrijke consulting software voor efficiënte workflows

Wat is typische ‘consulting software’? Wat is de ‘must-have software’ waar consultancybureaus niet zonder kunnen? De vakinhoudelijke software verschilt natuurlijk per consultant en misschien wel per opdracht.

Als consultant besteed je het grootste deel van je tijd aan het werken met en bij je klanten, omdat daar het geld wordt verdiend. Dit geldt zowel voor zelfstandige consultants als consultants in dienst van zowel kleine als grote consultancybureaus. Daarom is het van essentieel belang dat consulting software vanaf elke locatie toegankelijk is.

Wat doet een consultant precies?

Om te kunnen bepalen welke consulting software een consultancybureau nodig heeft, moeten we eerst begrijpen wat consultants doen. Een consultant is een professional die op projectbasis zijn gespecialiseerde kennis, expertise en adviesdiensten aanbiedt aan organisaties, bedrijven en de overheid. De consultant helpt bij het oplossen van specifieke problemen, het in kaart brengen van kansen en het optimaliseren van prestaties. Dit betekent dat een consultant analyseert, adviseert, oplossingen aandraagt, projecten managet, oplossingen implementeert, rapporteert en veel communiceert.

Als we kijken naar deze werkzaamheden zien we, los van de vakinhoudelijke software, vier soorten consulting software die direct het businessmodel van consultants en consultancybureaus ondersteunt.

De consultant

• Werkt op projectbasis. > Projectmanagementsoftware.
• Werkt voor verschillende klanten. > CRM-software.
• Voert intensieve communicatie met verschillende stakeholders. > Communicatiesoftware.
• Factureert op basis van gewerkte uren, gereden kilometers en andere uitgaven. > Tijdregistratie-, declaratie- en facturatiesoftware.

Voor het businessmodel is tijdregistratie- en declaratiesoftware de meest essentiële vorm van consulting software. Het is belangrijk om te benadrukken dat alle besproken software van belang is. Een individuele consultant die data analyseert, maakt bijvoorbeeld gebruik van analytische software en hoeft zich niet bezig te houden met tijdregistratiesoftware – en dat is precies de bedoeling. Vanuit het businessmodel gezien zorgt tijdregistratiesoftware ervoor dat het consultancybureau facturen kan sturen, de cashflow op peil blijft en de administratieve last voor consultants beperkt wordt.

1. Tijdregistratie-, declaratie- en facturatiesoftware

Voor declaratie, facturatie en urenregistratie in consultancy is het gebruikelijk dat het adviesbureau een multifunctionele tijdregistratiesoftware selecteert. We beginnen met deze essentiële consulting software, omdat het de kern vormt van je businessmodel. Het heeft invloed op zowel de workflow als de cashflow van je consultancybedrijf.

Als consultant is het belangrijk om vertrouwen op te bouwen. Daarom is het van belang dat je tijdregistratiesoftware toegankelijk en transparant is voor je klanten. Dit betekent het volgende:

• Consultancyteams registreren hun gewerkte uren, gereden kilometers en andere declaraties in de softwaretool.
• Geef je klanten via klantportalen toegang tot dashboards waar ze real-time de voortgang van projecten kunnen volgen.
• Betrek klanten bij het opzetten van goedkeuringsprocessen voordat facturen worden verzonden. Dit voorkomt administratieve overleggen tussen afdelingen, discussies achteraf over facturen en versnelt het betalingsproces.
• Verstuur na goedkeuring automatisch en tijdig je facturen.
• Werkt je bureau met veel zelfstandige consultants die eigen facturen sturen, dan kan je dit proces vereenvoudigen met self-billing.

Integratie: Sommige tijdregistratietools bieden extra opties zoals projectmanagement-, planning- en HRM-modules. Bekijk de mogelijkheden, maar onderzoek vooral of je eenvoudig andere software kunt integreren met de tijdregistratiesoftware. Let daarbij niet alleen op vaste integraties, maar ook op de mogelijkheden met een API.

2. Projectmanagementsoftware

Als consultancybureau is het ideaal om al je projecten te beheren met je eigen projectmanagementsoftware. Echter, in de praktijk is dit niet altijd haalbaar.

Projectmanagementsoftware Consultancybureau: Consultancybureaus maken gebruik van projectmanagementsoftware voor hun eigen projectadministratie en het beheer van klantprojecten. Deze software is vaak afgestemd op de specifieke behoeften en werkprocessen van het bureau. Je kunt projecten beheren, resources toewijzen, de voortgang bijhouden en effectief samenwerken binnen het consultancyteam. Consultants nodigen klanten uit om de voortgang van het project te volgen in hun systeem.

Klantspecifieke projectmanagementsoftware: Klanten die beschikken over hun eigen projectmanagementsoftware willen graag dat je die gebruikt. Voor een consultant is dit geen probleem. Je krijgt toegang tot het systeem van de klant en intern beheer je het project in je eigen software op hoofdlijnen. Het belangrijkste is dat consultants effectief kunnen communiceren en samenwerken met hun klanten.

Integratie: Bij het kiezen van je eigen projectmanagementsoftware is het belangrijk om te kijken naar de integratiemogelijkheden met andere softwarepakketten. Onderzoek de API-mogelijkheden van de software.

Populaire voorbeelden: Enkele populaire projectmanagementsoftware voor consultancybureaus zijn Trello, Asana en Jira.

3. CRM-software

CRM, ofwel Customer Relationship Management, is een software die wordt gebruikt om klantgerelateerde informatie te beheren. Met CRM-software kun je klantgegevens, klantinteracties, het verkoopproces en contractbeheer organiseren. Het mooie van CRM-software is dat je hierbij niet afhankelijk bent van je klant.

Integratie: Bij het kiezen van CRM-software is het belangrijk om te letten op de integratiemogelijkheden met populaire communicatieplatformen. Onderzoek ook de beschikbare API-mogelijkheden.

Populaire voorbeelden: Enkele populaire CRM-software voor consultancybureaus zijn PerfectView, Pipedrive, Hubspot en Salesforce.

4. Communicatietools

Een belangrijk onderdeel van het werk van consultants is communiceren met stakeholders bij de klant, externe partijen en het consultancybureau. Je kan als consultant niet voorspellen via welk communicatieplatform de communicatie met alle klanten verloopt. Je sluit aan op de communicatiegewoonten van je klant, maar intern kan je natuurlijk wel afspraken welke tool gebruikt als basis communicatieplatform.

Integratie: De grote communicatieplatformen bieden vaak de mogelijkheid de communicatie met je klanten te integreren in de CRM software.

Populaire voorbeelden: Slack, Microsoft Teams en Google Meet

5. Analyse- en auditsoftware

Bij de vakinhoudelijke software die consultants gebruiken, is analyse- en auditsoftware van groot belang. Met auditsoftware kunnen consultants de boekhoudingen van bedrijven analyseren en beoordelen. Daarnaast maken consultants gebruik van software om grote hoeveelheden data te analyseren.

Integratie: Een voorbeeld van een analyseprogramma waarin alle data verzameld en geanalyseerd kan worden, is Microsoft Power BI. Deze tool biedt het voordeel dat analyses op een mooie en grafische manier kunnen worden weergegeven, waardoor het analyseren van data eenvoudiger en betrouwbaarder wordt. Een integratiemogelijkheid is bijvoorbeeld het veilig delen van deze analyses via klantportalen met geautoriseerde personen.

Populaire voorbeelden: Enkele populaire audit- en analyse-software voor consultants zijn ACL Analytics, Microsoft Power BI en Tableau.

6. Presentatiesoftware

Het maken van professionele en overtuigende presentaties is een belangrijk, maar tijdrovend aspect van het werk van consultants. Vaak worden hiervoor PowerPoint en Keynote gebruikt. Door gebruik te maken van rapporten uit klantportalen en bijvoorbeeld Power BI, kan dit proces versneld worden en kunnen presentaties verrijkt worden met relevante gegevens.

Integratie: Integratiemogelijkheden zijn vooral interessant voor het veilig delen van presentaties via klantportalen.

Populaire voorbeelden: Enkele populaire tools voor het maken van presentaties zijn PowerPoint, Keynote en Prezi.

7. Samenwerkingstools documenten

Consultants werken vaak samen met verschillende collega’s aan documenten. Gelukkig is dit tegenwoordig geen probleem meer, aangezien er verschillende tools beschikbaar zijn om gezamenlijk aan documenten te werken. Als consultancybureau heb je mogelijk je eigen voorkeur, maar je kunt je gemakkelijk aanpassen aan de wensen van je klant of andere stakeholders.

Integratie: In dit geval is integratie minder belangrijk, maar is het vooral belangrijk om af te stemmen met stakeholders. Als consultant ben je uiterst zorgvuldig in het verlenen van toegang tot specifieke documenten, omdat het vaak vertrouwelijke informatie betreft.

Populaire voorbeelden: Enkele populaire tools voor het samenwerken aan documenten zijn Microsoft Office, Google Docs en Dropbox Paper.

8. Boekhoudsoftware

De boekhouding van een consultancybureau is een essentieel onderdeel en kan niet ontbreken in het pakket consulting software. Als bureau heb je de vrijheid om te kiezen welke boekhoudsoftware je hiervoor wilt gebruiken.

Integratie: Het is belangrijk dat de boekhoudsoftware eenvoudig kan integreren met de tijdregistratietool. Boekhoudsoftware bevat vaak ook modules voor tijdregistratie en facturatie. Grote boekhoudpakketten richten zich echter minder op innovaties in deze modules, omdat de focus van deze bedrijven voornamelijk op de boekhouding ligt.

Populaire voorbeelden: Enkele populaire boekhoudsoftwarepakketten voor consultancybureaus zijn Visma, Exact en Afas.

9. Veiligheidssoftware

Als consultancybureau is het van groot belang om te werken met betrouwbare softwarepartijen, omdat consultants vaak werken met gevoelige informatie. Het is essentieel om goede afspraken te maken met zowel consultants als klanten over het gebruik van wachtwoordbeheerders, VPN’s en firewalls.

Integratie: Hoewel integratie hier maar deels relevant is, moet het consultancybureau wel aandacht besteden aan de digitale veiligheid en protocollen opstellen voor consultants. Voordat er samengewerkt wordt met een nieuwe klant, moeten er afspraken gemaakt worden over het gebruik van software en de toegang tot informatie. Vooral grote klanten hebben vaak hun eigen veiligheidsprotocollen die in de bedrijfsvoering moeten worden geïntegreerd.

Is een ‘alles-in-een-pakket’ niet veel handiger?

Is het verstandig om op zoek te gaan naar een allesomvattend softwarepakket voor consultancybureaus? Op het eerste gezicht lijkt een alles-in-één-pakket altijd aantrekkelijk. Echter, in de praktijk blijkt vaak dat bepaalde functies ontbreken die juist handig zijn voor jouw bedrijf. Gespecialiseerde softwaretools daarentegen bieden extra functies en integreren sneller nieuwe innovatietechnieken. Bovendien is een belangrijk voordeel van gespecialiseerde softwaretools dat ze gemakkelijk te integreren zijn met andere softwarepakketten, en dat is misschien wel het allerbelangrijkste.

Tijdregistratietools vormen de basissoftware voor het businessmodel van consultancybureaus en zijn voortdurend in ontwikkeling. Daarnaast is er veel innovatie op het gebied van hardware en software die je kunt integreren met tijdregistratiesoftware. Denk bijvoorbeeld aan GPS-trackers, biometrische scanners of de privacyvriendelijke TimeChimp Tracker. Deze tracker registreert automatisch aan welke documenten de consultant werkt en voor welke klanten. Aan het einde van de dag hoeft de consultant alleen nog maar de registraties te controleren en te beslissen welke relevant zijn voor de urenregistratie. Naast deze voorbeelden zal kunstmatige intelligentie (AI) de komende jaren natuurlijk nog een grote rol spelen. Het is daarom belangrijk om flexibel te blijven en ervoor te zorgen dat met name je basissoftware niet “vastzit” in een groot softwarepakket.

Conclusie

Consultants hebben ongetwijfeld nog veel meer specifieke expertises waarvoor er gespecialiseerde software beschikbaar is dan hierboven beschreven. We hebben ons gericht op de consulting software die essentieel is voor het businessmodel van consultancybureaus. Tijdregistratie- en declaratiesoftware vormen het hart van deze software, omdat ze ervoor zorgen dat het bureau tijdig kan factureren en de cashflow niet in gevaar komt. Daarnaast kunnen klanten betrokken worden bij het goedkeuringsproces en is self-billing ook een mogelijkheid. Het vermogen om software met elkaar te integreren is belangrijker dan het zoeken naar een niet-bestaand allesomvattend softwarepakket.

TimeChimp sluit perfect aan op het businessmodel van consultancybureaus. Begin nu met je gratis proefperiode van 14 dagen en ontdek hoe je tijdregistratie en declaraties kunt vereenvoudigen, en hoe het de kern vormt van de consulting software die je gebruikt. Easy does it.