Wichtige Software für Unternehmensberater: 9 Must-haves

Bei der Wahl der richtigen Software für Unternehmensberater kommen viele Fragen auf: Welche Tools fallen unter die Kategorie ‘Beratungssoftware’? Und was sind die Must Haves in der Consulting-Branche? Fachspezifische Programme variieren natürlich je nach Spezialisierung des Beraters und möglicherweise auch je nach Auftrag. Dennoch gibt es einige Basistools, die in die Software-Schublade eines jeden Unternehmensberaters gehören.

Als Unternehmensberater verbringst du den größten Teil deiner Zeit bei und mit deinen Kunden, denn dort wird das Geld verdient. Das gilt sowohl für Selbstständige als auch für Berater, die bei Beratungsagenturen angestellt sind. Die beste Wahl ist daher cloud-basierte Beratungssoftware, die von jedem Ort und Gerät aus zugänglich ist. Nachfolgend sehen wir uns 9 Must-haves in Sachen Software für Unternehmensberater an und geben dir Tipps, wie du deinen Workflow optimieren kannst.

Welche Software benötigt ein Unternehmensberater?

Ein Berater ist ein Fachmann, der auf Projektbasis sein spezialisiertes Wissen, seine Expertise und Beratungsdienstleistungen für Organisationen, Unternehmen und Regierungsbehörden anbietet. Der Berater hilft bei der Lösung spezifischer Probleme, der Identifizierung von Chancen für seine Kunden und der Optimierung von Prozessen. Er analysiert, berät, schlägt Lösungen vor, managt Projekte, setzt Lösungen um erstellt Berichte und kommuniziert alle Fortschritte an den Kunden. Dafür braucht es die richtige Beratrungssoftware.

Neben fachspezifischer Software sind für Unternehmensberater vier Hauptkategorien essentiell, um jeden Aspekt ihres Workflows so effizient wie möglich zu gestalten.

Der Berater…

• … arbeitet auf Projektbasis. > Projektmanagementtool
• … arbeitet mit verschiedenen Kunden. > CRM-Software
• … kommuniziert intensiv mit verschiedenen Stakeholdern. > Kommunikationssoftware
• … rechnet auf Basis von geleisteten Stunden und anderen Ausgaben ab. > Zeiterfassungstool mit Ausgaben-Tracker

Neben diesen vier Hauptkategorien gibt es weitere wichtige Prozesse, die mit einem geeigneten Tool abgedeckt werden müssen. Ingesamt kommen wir auf 9 Software Must-haves für Unternehmensberater, die wir euch jetzt nacheinander vorstellen.

1. Zeiterfassung, Ausgaben und Rechnungen

Wir beginnen mit dieser essenziellen Beratungssoftware, da sie den Kern des Geschäftsmodells bildet. Zeiterfassung und das Tracking von Ausgaben bilden die Basis für eine saubere Abrechnung beim Kunden. Die dazugehörige Software beeinflusst also sowohl den Workflow als auch den Cashflow deines Beratungsunternehmens.

Vertrauen ist das A und O in der Unternehmensberatung. Daher ist es wichtig, dass deine erfassten Daten für deine Kunden nachvollziehbar und transparent sind. Ausgehend von der Zeiterfassung können dann auch weitere Schritte im Workflow miteinander verbunden werden:

• Consulting-Teams erfassen ihre geleisteten Projektzeiten und Ausgaben in der Software.
• Die so erfassten Leistungen kannst du in übersichtlichen Dashboards darstellen und beispielsweise in einem online Kundenportal teilen. So hat dein Kunde immer Einsicht in den Projektfortschritt.
• Binde Kunden bei deinen Genehmigungsprozessen ein. Bevor du Leistungen in Rechnung stellst, kannst du die projektbezogenen Kosten zuerst vom Kunden genehmigen lassen. So vermeidest du Diskussionen über undurchsichtige Abrechnungen und der Zahlungsprozess wird beschleunigt.
• Mit einer verknüpften Buchhaltungs- und Rechnungssoftware oder einer integrierten Rechnungsfunktion sendest du deine Rechnungen automatisch und pünktlich an deine Kunden.
• Arbeitet dein Unternehmen mit vielen selbstständigen Beratern zusammen, kannst du diesen Abrechnungsprozess mit self-billing vereinfachen.

Integration: Einige Zeiterfassungstools bieten zusätzliche Optionen wie Projektmanagement-, Schichtplanungs- und HRM-Module. Informiere dich über die Möglichkeiten, stelle aber vor allem sicher, dass sich deine Zeiterfassungssoftware problemlos mit anderen Softwarelösungen integrieren lässt. Neben fest vorprogrammierten Integrationen kann auch eine offene API-Schnittstelle bei der Datensynchronisierung helfen.

2. Projektmanagementsoftware

Als Beratungsunternehmen ist es ideal, wenn du alle deine Projekte mit deiner eigenen Projektmanagementsoftware verwaltest. In der Praxis ist das jedoch nicht immer machbar.

Projektmanagementsoftware für Beratungsunternehmen: Für die eigene Projektverwaltung und die Verwaltung von Kundenaufträgen ist die Software oft auf die spezifischen Bedürfnisse und Arbeitsabläufe des Unternehmens zugeschnitten. Du musst darin Projekte verwalten, Ressourcen zuweisen, den Fortschritt verfolgen und effektiv im Constulting-Team zusammenarbeiten. Kunden können über extra Zugänge oder Portale zur Nutzung der Software eingeladen werden, um den Projektfortschritt darin zu verfolgen.

Fremde Projektmanagementsoftware des Kunden: Verfügt ein Kunde bereits über eine eigene Projektmanagementsoftware, läuft es oft andersrum ab. Für den Consultant ist das natürlich kein Problem, solange du die Daten auch in dein eigenes System einspeist oder für die interne Abrechnung exportieren kannst. Du erhältst Zugang zum System des Kunden und verwaltest das Projekt intern grob in deiner eigenen Software. Das Wichtigste ist, dass Berater effektiv mit ihren Kunden kommunizieren und zusammenarbeiten können.

Integration: Bei der Auswahl deiner eigenen Projektmanagementsoftware ist es wichtig, auf die Integrationsmöglichkeiten mit anderen Softwarepaketen zu achten. Eine offene API-Schnittstelle sowie flexible Export/Import-Funktionen sind besonders praktisch.

Beliebte Beispiele: Einige beliebte Projektmanagementsoftware für Beratungsunternehmen sind Trello, Asana und Jira.

3. CRM-Software

CRM-Software ist als für Unternehmensberater essentiell, um Kundendaten, Kundeninteraktionen, den Verkaufsprozess und die Vertragsverwaltung zu organisieren. Das Schöne an CRM-Software ist, dass du dabei nicht von deinen Kunden abhängig bist.

Integration: Bei der Auswahl von CRM-Software ist es wichtig, auf die Integrationsmöglichkeiten mit gängigen Kommunikationsplattformen zu achten. So hast du immer die richtigen Kundendaten zur Hand und musst diese nicht manuell in jedem Tool aktualisieren.

Beliebte Beispiele: Einige beliebte Beispiele für CRM-Software für Unternehmensberater sind , Pipedrive, Hubspot und Salesforce.

4. Kommunikationstools

Ein wichtiger Teil der Arbeit von Consultants ist die Kommunikation mit allen Stakeholdern wie etwa dem Kunden, externe Partner und dem eigenen Beratungsunternehmen. Du kannst allerdings nicht vorhersagen, welche Kommunikationsplattform du bei deinen Projekten verwenden musst. Denn je nach Kunde passt du dich den Gewohnheiten des Geschäftspartners an. Allerdings kannst du intern festlegen, welches Tools als Basis-Kommunikationsplattform verwendet wird.

Integration: Alle großen Kommunikationsplattformen bieten oft die Möglichkeit, gängige CRM-Software zu integrieren. So hast du neben allen Nachrichtenverläufen auch stets die aktuellen Kundendaten zur Hand.

Beliebte Beispiele: Slack, Microsoft Teams und Google Meet

5. Analyse- und Audit-Software

Analyse- und Audit-Software spiel eine wichtige Rolle für Unternehmensberater. Große Datenmengen analysiert und anschließend in übersichtlichen Dashboards dargestellt. So können Berater relevante Schlüsselkennzahlen von Unternehmen analysieren, bewerten und wichtige Entscheidungen treffen.

Integration: Integration ist hier das A und O. Während Excel als altbewährte Lösung für die Analyse von Datenmengen immer noch beliebt ist, verbergen sich hier einige Tücken. Daten aus anderen Tools werden etwa nicht automatisch synchronisiert und die Übersicht fehlt oft. Mit einem gut integrierten Tool, in dem Daten nicht nur gesammelt und analysiert, sondern auch grafisch dargestellt werden können ist der Prozess einfacher. Integrationen zu CRM-, Projekt- und Zeiterfassungssoftware erlauben die automatische Synchronisierung von Daten ohne manuelle Eingabe. Zusätzlich gibt es oft die Möglichkeit, Dashboards über Kundenportale sicher zu teilen.

Beliebte Beispiele: Einige beliebte Audit- und Analyse-Software für Berater sind ACL Analytics, Microsoft Power BI und Tableau.

6. Präsentations- und Reporting-Software

Das Erstellen professioneller und überzeugender Berichte und Präsentationen ist ein wichtiger, aber zeitaufwändiger Aspekt der Arbeit von Unternehmensberatern. Häufig werden dafür PowerPoint und Keynote verwendet. Der Prozess kann durch Durch die Nutzung von Berichten und Dashboards aus smarten Analyse und Audit-Tools vereinfacht werden. So kannst du alle relevanten Daten anschaulich präsentieren, ohne viel Zeit zu investieren.

Beliebte Beispiele: Einige beliebte Tools zur Erstellung von Präsentationen sind PowerPoint, Keynote oder Google Slides.

7. Zusammenarbeit an Dokumenten

Oft arbeiten mehrere Unternehmensberater gemeinsam an unterschiedlichen Dokumenten. Cloud-basierte Software macht die Zusammenarbeit einfach und unkompliziert. Die Abstimmung mit Stakeholdern ist hier besonders wichtig. Achte beim Umgang mit vertraulichen Informationen auch genau drauf, wer Zugriff auf das jeweilige Dokument hat.

Beliebte Beispiele: Einige beliebte Tools für die Zusammenarbeit an Dokumenten sind Microsoft Office, Google Docs und Dropbox Paper.

8. Buchhaltungssoftware

Buchhaltung ist ein wesentlicher Bestandteil im Beratungssoftware-Paket. Da es sich um einen internen Prozess handelt, haben Unternehmensberater bei der Wahl der richtigen Software die volle Entscheidungsfreiheit.

Integration: Es ist wichtig, dass die Buchhaltungssoftware problemlos mit der Ausgaben- und Zeiterfassungssoftware integriert werden kann. So können Arbeitsstunden und Ausgaben pro Projekt und Kunde abgerechnet und automatisch verbucht werden. Oft enthalten Buchhaltungsprogramme Module für Zeiterfassung, die Funktionen sind aber meist nicht umfassend genug für die Erfassung komplexer Projekte.

Beliebte Beispiele: Einige Beispiele für Buchhaltungssoftware in Beratungsunternehmen sind sevDesk, Exact Online und DATEV.

9. Sicherheitssoftware

Als Beratungsunternehmen ist es von großer Bedeutung, mit zuverlässigen Softwareanbietern zusammenzuarbeiten, da Berater oft mit sensiblen Informationen arbeiten. Es ist wichtig, klare Vereinbarungen sowohl intern mit Beratern als auch mit den jeweiligen Kunden über die Verwendung von Passwortmanagern, VPNs und Firewalls zu treffen. Insbesondere große Kunden haben oft ihre eigenen Sicherheitsprotokolle, die in den Geschäftsbetrieb integriert werden müssen.

Beispiele: Beliebte Passwortmanager sind 1Password und TeamPassword. Unter den Firewall- und VPN-Anbietern werden vor allem Perimeter81 und GoodAccess hoch bewertet.

Fazit: Integration und Automatisierung statt „All- in-One-Paket“

Suchst du ein umfassendes Softwarepaket für dein Beratungsunternehmen? All-in-One-Pakete wirken zunächst attraktiv, aber oft sind die Funktionen nicht umfassend genug. Spezialisierte Softwaretools, die miteinander verknüpft werden können, sind die beste Lösung.

Ausgaben- und Zeiterfassung bilden die Basis für ein mehrteiliges und durchgehend integriertes Beratungssoftware-Paket. Von hier ausgehend können Verknüpfungen mit diversen Systemen für CRM, Buchhaltung und Projektmanagement hergestellt werden, etwa über eine API-Schnittstelle. So bleibst du flexibel und hast trotzdem immer aktuelle Daten zur Hand, ohne diese manuell übertragen zu müssen oder dich durch riesige Excel-Tabellen zu kämpfen.

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