Was ist FTE und warum sprechen wir darüber?

Was bedeutet FTE, was sagt der Wert über mein Personal aus und wie funktioniert die Berechnung? Die Antworten auf diese Fragen sind wichtig, um personalbezogene Einschätzungen und Entscheidungen in Ihrer Organisation zu treffen. Deshalb fassen wir in diesem Blogpost alle wichtigen Infos zur Bedeutung von FTE, der Berechnung und der Relevanz für Ihr Unternehmen zusammen.

Was bedeutet FTE und wie funktioniert die Berechnung?

FTE steht für Full-Time Equivalent und auf Deutsch spricht man vom Vollzeitäquivalent, kurz VÄZ. Die Kennzahl bezieht sich auf die Anzahl der wöchentlichen Arbeitsstunden eines Vollzeit-Mitarbeiters. Wenn Ihr Unternehmen also 40 Stunden pro Woche als Vollzeit definiert, entspricht ein Angestellter mit 40-Stunden-Vertrag einem FTE. Mit dem FTE können Sie das Verhältnis zwischen der Anzahl an Arbeitsstunden eines Teilzeit-Mitarbeiters und denen eines Vollzeit-Mitarbeiter berechnen.

Die FTE Berechnung für Personal in Teilzeit ist recht einfach. Teilen Sie die Anzahl der von einer bestimmten Person oder Personengruppe geleisteten Arbeitsstunden durch die Anzahl der Stunden, die als Vollzeitarbeit gelten. Das Ergebnis ist die zu Vollzeit äquivalente Arbeitszeit Ihrer Teilzeitbeschäftigten oder „vollen Stunden“.

Hier ein kleines Beispiel:

Ihr Teilzeit-Mitarbeiter arbeitet 20 Stunden pro Woche und Ihr Unternehmen definiert 40 Stunden als Vollzeit. —> 20 / 40 = 0,50
Das bedeutet, dass die geleisteten Arbeitsstunden Ihres Teilzeitbeschäftigten äquivalent zu der Hälfte (50 %) der Wochenstunden eines Vollzeitbeschäftigten sind.

Wie hilft der FTE bei der Planung von Personal?

Die FTE hilft Unternehmen, Vorhersagen und Entscheidungen in Bezug auf Arbeitskraft und Produktivität zu treffen. Daher hat die Kennzahl starken Einfluss auf unterschiedliche Kennzahlen einer Organisation, wie zum Beispiel:

• Ermittlung des Personalbedarfs: Wenn Sie wissen, wie viel FTE Sie brauchen, können Sie besser einschätzen, wann Sie zusätzliche Mitarbeitern für ein Projekt oder eine Aufgabe benötigen.
• Budgetierung und Planung: Die Kalkulation von Budgets und Planung für die Zukunft fällt leichter, wenn Sie wissen, über wie viele Vollzeitäquivalente Sie verfügen.
• Personalkostenvergleich: Verwenden Sie FTE als Einheit, um Personalkosten zwischen Abteilungen oder Standorten zu vergleichen.
• Kontrolle von Arbeitskosten: Wenn Sie wissen, wie viel FTE Ihnen zur Verfügung stehen und wie viel Sie für die Besetzung einer Vollzeitstelle investieren müssen, erhalten Sie einen guten Überblick über Ihre Gesamtarbeitskosten. So können Sie bei Bedarf besser Anpassungen vornehmen.
• Arbeitsproduktivität messen: Zuerst müssen Sie wissen, wie viel FTE für eine bestimmte Aufgabe oder ein bestimmtes Projekt benötigt wird. Erst dann können Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter messen, vergleichen oder verbessern.

Wenn Sie Anpassungen vornehmen müssen, haben Sie zwei Möglichkeiten. Je nach Situation können Sie entscheiden, ob Sie mehr Mitarbeiter einsetzen oder den FTE erhöhen. Es ist wichtig, verschiedene Faktoren zu berücksichtigen und festzustellen, was für Ihr Unternehmen und Ihre spezielle Situation am besten ist. Hier sind ein paar Dinge, die Sie beachten sollten, bevor Sie diese Entscheidung treffen:

• Flexibilität: Das Hinzufügen weiterer Mitarbeiter zu einem Projekt oder das Recruiting von zusätzlichem Personal erhöht die Flexibilität in Ihrem Team. So können Sie Mitarbeiter einfach zu unterschiedlichen Zeiten und für unterschiedliche Aufgaben einsetzen.
• Kosten: Andererseits können die Kosten für neue Mitarbeitern im Vergleich zu den Kosten für die bloße Erhöhung des FTE von bestehenden Mitarbeitern deutlich höher ausfallen. Unterschätzen Sie nicht den Einfluss, den neue Gehälter in Ihrem Budget haben.
• Expertise: Mehr Köpfe bringen mehr Leistung. Der frische Wind neuer Mitarbeiter kann zu einem höheren Wissens- und Erfahrungsaustausch in Ihrem Team führen. Aber denken Sie daran, dass dies nicht über Nacht geschieht und Sie Zeit und Ressourcen in die Schulung neuer Mitarbeiter investieren müssen.
• Produktivität: Finden Sie die richtige Balance. Die Erhöhung des FTE kann dazu führen, dass Aufgaben schneller und effizienter erledigt werden. Lassen Sie aber nicht zu, dass Ihre Mitarbeiter den Preis in Form von Überlastung und Erschöpfung zahlen müssen.

Vollzeitäquivalent mit TimeChimp berechnen

TimeChimp bietet Ihnen eine einfache Lösung für die FTE Berechnung. Mit unserem Tool für Zeiterfassung und Projektmanagement erhalten Sie im Handumdrehen einen optimalen Überblick:

1. Melden Sie sich bei TimeChimp an und gehen Sie zum HRM-Modul.
2. Wählen Sie den Tab „Mitarbeiter“.
3. Wählen Sie den Zeitraum aus, für den Sie den FTE sehen möchten.
4. Sie erhalten eine Übersicht der gesamten Arbeitsstunden Ihrer der Anzahl der als FTE angerechneten Stunden.
5. Sie benötigen detailliertere Einblicke? Dann können Sie den Bericht auch nach einzelnen Mitarbeitern, Rollen, Labels oder Teams filtern.
6. Teilen Sie Ihre Daten, indem Sie den Bericht als Excel-, CSV- oder PDF-Datei exportieren.

Mit diesen Schritten können Sie ganz einfach FTE in TimeChimp anzeigen. So sorgen Sie mit nur wenigen Klicks für optimale Übersicht und wissen stets über die Produktivität Ihrer Mitarbeiter Bescheid. Easy does it.