Die wichtigsten SaaS-Lösungen für Projektmanager

Als Projektmanager kann das Jonglieren von Aufgaben, Teams und Zeitplänen ziemlich herausfordernd sein. Doch die Welt der Technologie beschert uns einige praktische Tools, die das Projektmanagement einfacher machen. Der richtige Einsatz von intelligenter, cloudbasierter Software macht Workflows effizienter und hilft bei der datengetriebenen Entscheidungsfindung. Dennoch kann es passieren, dass man den Durchblick im dichten SaaS-Dschungel verliert und die richtige Lösung in einem Haufen von Software-Tools nicht mehr sieht.

Für etwas mehr Übersicht erkunden wir in diesem Artikel die top SaaS-Lösungen, mit denen du als Projektmanager alle Teams, Aufgaben und Meilensteine effizient verwaltest und so für erfolgreiche Projekte sorgst.

5 SaaS-Lösungen für erfolgreiche Projektmanager

5 SaaS-Lösungen für erfolgreiche Projektmanager

Projekte zu managen ist wie ein Orchester zu dirigieren; alle Elemente müssen harmonieren, um eine erfolgreiche Performance zu ermöglichen. Projektmanager sind die Dirigenten, die sicherstellen, dass jede Note zum richtigen Zeitpunkt gespielt wird. Aber auch Dirigenten benötigen die richtigen Tools. Damit du dich nicht in der Masse an SaaS-Lösungen am Markt verlierst, haben wir hier die 5 wichtigsten Arten von Software zusammengefasst, die jeder Projektmanager in seinem Werkzeugkasten haben sollte.

1. Agiles Aufgaben- und Projektmanagement

Agilität ist das A und O, und Tools wie Jira Atlassian sind deine agilen Begleiter im Projekt- und Aufgabenmanagement. Insbesondere IT-Unternehmen schwören auf agile Projektmanagementmethoden wie Kanban oder Scrum. Das Grund-Mantra hierbei: Akzeptiere Veränderungen, manage sich wiederholende Aufgaben und liefere deinen Kunden blitzschnelle Ergebnisse.

Gleichzeitig müssen Projektmanager Aufgaben, Deadlines und Projektzeiten im Blick behalten, um die Verwaltung und Abrechnung sowie Projektübersicht so einfach wie möglich zu gestalten. Während das auch mit Jira gemacht werden kann, gibt es auch spezialisierte SaaS-Lösungen auf dem Markt, die Funktionen für Projektzeitpläne sowie Aufgaben- und Zeitmanagement beinhalten. Multifunktionale Zeiterfassungstools wie TimeChimp bieten detaillierte Projektplanung oder Verbindungen zu spezialisierten Projektmanagement-Tools. So kannst du deine erfasste Arbeitszeit entweder direkt oder über die externe Verbindung bestimmten Aufgaben, Kunden und Projekten verknüpfen.

2. Teamkollaboration & Kommunikation

Projektmanagement ist ein Teamsport, und Zusammenarbeit ist der Schlüssel. Die gängigsten SaaS-Tools in diesem Bereich sind Slack, Google Workspace und Microsoft Teams. Durch Sofortnachrichten, einfache Dateifreigabe, Videokonferenzen und Integrationen mit anderen Apps wird die Kollaboration und Kommunikation erleichtert. Zudem können Kalender können mit anderen Tools synchronisiert werden, was Prozesse wie betriebliche und projektbasierte Zeiterfassung automatisiert. So fungieren diese Tools als zentraler Ort für alle projektbezogenen Diskussionen und geteilten Dokumente, um sicherzustellen, dass jeder innerhalb des Projekts und zwischen den Teams informiert bleibt.

3. Kostenverfolgung & Rechnungsstellung

Budgets und Finanzen sind entscheidend für den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts. Daher ist es entscheidend, alle projektbezogenen Ausgaben zu tracken und so das verfügbare Budget genau im Auge zu behalten. Die besten SaaS-Lösungen aus dieser Kategorie sollten nahtlos in dein Projektmanagement-Tool integriert werden können, damit du nicht nur deine Projektstunden und Aufgaben, sondern auch alle anderen Kosten erfassen kannst. So erhältst du eine detaillierte Finanzübersicht, die alle Arbeitskosten basierend auf den geleisteten Projektstunden sowie zusätzliche Ausgaben wie Materialkäufe einschließt.

Pro-Tipp: Um wirklich sämtliche Kosten in deine Abrechnung und Finanzübersicht einzuschließen, solltest du ein Zeit- und Projektmanagement-Tool mit Zeiterfassung und Ausgaben-Tracking wählen.

Eine gute Finanzverwaltung bei Projekten besticht durch einen effizienten Rechnungsstellungsprozess. Denn selbst ein erfolgreiches Projekt bringt keinen Gewinn, wenn du aufgrund von falschen Rechnungsdaten oder falsch berechneter Leistungen Zeit und Geld verschwendest. Am einfachsten vermeidest du das, indem du deinen Workflow vom Tracking bis zur Abrechnung automatisierst. Verbinde dein Rechnungsprogramm wie SevDesk oder Moneybird mit deinem Ausgaben- und Zeiterfassungsprogramm, um alle Projektkosten automatisch zu deinen Rechnungen hinzuzufügen.

4. Reporting und Analyse

Du hast haufenweise Infos, aber trotzdem keinen Durchblick? SaaS-Lösungen wie Power BI ermöglichen es dir, deine Daten in detaillierten Berichten und Dashboards zu visualisieren. So siehst du auf einen Blick, wie es um den Projektstatus steht, wie viel Arbeitszeit für welche Aufgaben verwendet wurde und ob du noch im Rahmen des Budgets arbeitest. Das hilft dir bei der Entscheidungsfindung und du kannst bei eventuellen Engpässen vorzeitig reagieren. Gleichzeitig verschwendest du weniger Zeit damit, Projektstatusberichte für deine Kunden zu erstellen. Stattdessen kannst du einfach die wichtigsten vorgefertigten Berichte aus deinem Analysetool versenden oder Echtzeit-Dashboards in einem privaten Kundenportal teilen.

Pro-Tipp: Verbinde deine Dashboard-Software mit deinen Zeit- und Projektmanagement-Tools, um detailliertere Berichte mit allen verfügbaren Daten zu erstellen.

5. Risikomanagement

Es gibt kein Projekt ohne Risikos. SaaS-Lösungen wie NAVEX IRM oder Risk Cloud können dir helfen, diese Risiken effektiv zu identifizieren und zu managen. Je nach Projekt und Unternehmen muss diese Software andere Anforderungen erfüllen. Grundsätzlich ermöglicht dir eine gute Risikomanagement Software, Risikoprofile zu erstellen, die potenzielle Auswirkung von Risikos zu bewerten und Minderungsstrategien zu entwickeln. Dies kann von Cyber- oder Drittanbieter-Risikomanagement bis hin zum operativen Risikomanagement reichen, wodurch du Überraschungen proaktiv minimieren kannst.

Integration und Kompatibilität

Wie du sehen kannst, besteht die Werkzeugkiste eines Projektmanagers oft aus zahlreichen Apps und Tools und die Koordination von Daten kann schnell komplex werden. Aber warum Dinge manuell erledigen, wenn man sich das Leben durch Automatisierung einfacher machen kann? Die All-in-one-Lösung ist leider selten realistisch. Eine Kombination aus intelligenten SaaS-Lösungen, die nahtlose Integrationen nach dem Best-of-Breed-Ansatz anbieten, ist in der Regel der beste Weg zum Erfolg.

Die Umsetzung kann mittels vorprogrammierten Verknüpfungen, einer API-Schnittstelle oder einem Brücken-Tool wie Zapier gelingen. Mit letzterem kannst du deine Workflows automatisieren, indem du deine Apps verbindest und Trigger einrichtest, die eine Reihe von Aktionen in deinen Tools auslösen. Zum Beispiel: Hat dein Projektteam gerade einen Meilenstein in deinem Projektmanagement-Tool abgeschlossen? Richte einen Trigger ein, um automatisch eine E-Mail oder Slack-Benachrichtigung an deinen Kunden zu senden und sie über die guten Nachrichten zu informieren. Auf diese Weise sparst du wertvolle Zeit und schaffst eine intelligentere Arbeitsweise.

Sicherheit

Der Schutz sensibler Projekt- und Kundendaten hat oberste Priorität. Robuste Sicherheitsmaßnahmen schützen vor Verstößen gegen den Datenschutz, gewährleisten Vertraulichkeit und steigern das Vertrauen deiner Kunden. Wähle also SaaS-Lösungen mit strengen Sicherheitsstandards, etwa im Rahmen einer ISO 27001-Zertifizierung. Biete deinem Team außerdem Schulungen zur Datensicherheit und den Umgang mit persönlichen Daten an, um das Bewusstsein für Datenschutzrichtlinien nach DSGVO zu stärken.

In einer Welt, in der Projekte dynamisch sind und Teams vielfältig, benötigen Projektmanager verschiedene Arten von SaaS-Lösungen, um mehrere Bereiche abzudecken. Dabei sind Funktionen für übersichtliche Datenerfassung, nahtlose Integrationen sowie strenge Sicherheitsmaßnahmen essenzielle Aspekte, auf die du bei der Wahl der richtigen Tools achten solltest. So findest du die richtige Kombination aus Tools, die dich und dein Team zum Projekterfolg führen.