Große Unternehmensberatungen jonglieren mehrere Projekte und Kunden gleichzeitig, was gutes Zeitmanagement unerlässlich macht. Denn die Beratung von Unternehmen im großen Stil ist an einige spezielle Merkmale und Herausforderungen geknüpft, auf die wir in diesem Blogpost genauer eingehen: Wie sieht der Workflow in so in einem solchen Unternehmen aus? Wo verschwenden Berater unnötig viel Zeit? Und welche zeitsparenden Maßnahmen können ergriffen werden? Mit unseren 8 Zeitmanagement-Tipps sorgen Sie für effiziente Beratung und zufriedene Kunden.
Herausforderungen & Merkmale von großen Beratungsunternehmen
Top-Beratung benötigt smarte Verwaltung
Große Beratungsunternehmen bieten ihre Dienstleistungen allen möglichen Unternehmen, öffentlichen Einrichtungen oder gemeinnützigen Organisationen an. Um sämtliche Geschäftsherausforderungen von Strategie, Marketing, Finanzen, Technologie bis hin zur Betriebsführung abdecken zu können, werden enorm viele Ressourcen (menschlich sowie materiell) benötigt, die jede Verwaltungsabteilung zum Schwitzen bringen.
Teamwork & Abrechnungen auf Projektbasis
Durch die unterschiedlichen abzudeckenden Bereiche, arbeiten Beratungsunternehmen in multidisziplinären Teams. Mitarbeiter arbeiten in verschiedenen Teams an mehreren Projekten, die in der Dauer variieren: von kurzen Konzeptarbeiten bis hin zu langfristigen Projekten, die manchmal über mehrere Jahre dauern. Dabei müssen sämtliche produktiven Arbeitsstunden jedes einzelnen Beraters dem jeweiligen Kundenprojekt zugeordnet werden, damit sie korrekt in Rechnung gestellt werden können.
Zusammenarbeit und Erwartungen auf Führungsebene
Berater arbeiten oft direkt mit Senior Executives und Top-Managern von Kunden zusammen. Diese haben spezielle Erwartungen, die sich in der Realität nicht immer umsetzen lassen. Um die Kommunikation auf Führungsebene harmonisch zu halten, sind neben den sozialen Skills des Beraters auch verlässliche Daten nötig. Denn ohne die richtigen Informationen ist es für den Berater schwierig, eine weniger ambitionierte, aber dafür realistischere Zielsetzung zu rechtfertigen und so die Erwartungen des Kunden im Zaum zu halten.
Reporting von Fortschritten & Ergebnissen
Berater müssen ihren Kunden regelmäßig Updates zum Fortschritt des Projekts und den erzielten Ergebnissen geben. Die Berichterstattung kann täglich oder wöchentlich stattfinden oder auch als formelle Präsentation an das Senior Management des Kunden gestaltet werden. In jedem Fall ist dies ein wichtiger Bereich, der für Transparenz und Vertrauen sorgt, doch gutes Reporting kostet oft wertvolle Zeit.
Evaluierung
Ist das Projekt abgeschlossen, kann nicht einfach zum nächsten übergegangen werden. Beratungsunternehmen müssen die Ergebnisse und Auswirkungen ihrer Arbeit auf das Unternehmen des Kunden messen, um mögliche Bereiche für Verbesserungen aufzudecken.
8 Zeitmanagement-Tipps für Beratungsunternehmen
Die oben genannten Tätigkeiten und Herausforderungen erfordern einen Effizienz, weshalb smartes Zeitmanagement die Qualität Ihrer Beratung verbessern kann. Mit den folgenden Tipps optimieren Sie Ihren Workflow:
1. Realistische Budgetierung und Planung
Erfolgreiche Beratung startet bei der realistischen Budgetierung und Planung eines Projekts. Die Entscheidungsfindung beruht idealerweise auf Erfahrungswerten und Daten von vergleichbaren, bereits abgeschlossenen Projekten. Greifen Sie dafür zu smarten Softwarelösungen, damit Sie sämtliche projektbezogenen Daten dokumentieren und später abrufen können.
2. Begrenzen Sie die Anzahl interner Meetings
Berater sollten ihre Arbeitszeit hauptsächlich darauf verwenden, die Probleme des Kunden zu lösen. Unnötige Meetings verhindern das. Achten Sie als Projektmanager darauf, wie viele interne Meetings für Ihre Teams geplant sind. Mit einer Projektmanagementsoftware erhalten Sie eine genauere Übersicht. Vergleichen Sie die geplanten Meetings von verschiedenen Teams, finden Sie heraus, wie die Teams mit der geringsten Anzahl von internen Besprechungen arbeiten und teilen Sie die Ergebnisse mit dem Rest des Unternehmens.
3. Nutzen Sie die Vielfalt an Business-Tools
Selbst große, umfassende Softwarelösungen decken nicht immer den gesamten Workflow eines Beratungsunternehmens ab. Recherchieren Sie unterschiedliche Tools, mit denen Berater Zeit sparen können. In der Regel lassen sich diese spezialisierten Anwendungen durch API-Schnittstellen oder vorprogrammierte Vorknüpfungen problemlos in große Softwarepakete integrieren.
4. Arbeiten Sie mit einem smarten Zeiterfassungstool
Zeitverwaltungstools sind ein Beispiel für solche spezialisierten Anwendungen. Smarte Softwareanbieter wie TimeChimp entwickeln regelmäßig innovative Lösungen für einfache digitale Zeiterfassung, zum Beispiel durch automatische Zeiterfassung, bei der die Software erkennt, an welchen Dokumenten und für welchen Kunden der Berater arbeitet. Am Ende des Tages muss der Berater nur noch die gewünschten Aufzeichnungen zum Stundenprotokoll hinzufügen. Erfahren Sie in unserem Blog mehr über die Bedeutung von Zeiterfassung im Consulting.
5. Eigenverantwortung fördern & Transparenz schaffen
Indem Sie das Zeitmanagement Ihrer Beratung über eine Software verwalten, erhält das gesamte Team Einblick in die Arbeitsproduktivität. Der Projektmanager kann vergleichen, wie viel Zeit verschiedene Berater für bestimmte Aufgaben aufwenden und auffällige Unterschiede diskutieren. Dies sorgt für Transparenz, fördert das Verantwortungsbewusstsein und ermöglicht den Austausch von Zeitmanagement-Tipps zwischen einzelnen Beratern und ganzen Teams.
6. Automatische Dashboards & Kundenportale
Mit einer smarten Dashboard-Software kann der Status eines Projekts sowie von Budgets in Echtzeit abgefragt werden. Das spart Ihren Beratern viel Zeit für die Erstellung von Präsentationen und Berichten. Vor allem, wenn Sie Ihren Kunden Zugang zu solchen Echtzeit-Berichten geben. Mit TimeChimp können Sie beispielsweise ein persönliches Kundenportal erstellen und mit dem Kunden teilen, wodurch dieser jederzeit Einblick in den Projektfortschritt hat. So können Sie das Reporting auf kurze Check-in-Meetings reduzieren, da der Kunde bereits über die Daten verfügt und nur noch Schmerzpunkte oder anstehende Entscheidungen besprochen werden müssen.
7. Vereinfachen Sie die Verwaltung
Erleichtern Sie die Arbeit Ihrer Verwaltungsabteilung, indem Sie Arbeitsstunden, Ausgaben und gefahrene Kilometer pro Projekt und Kunde dokumentieren. TimeChimp kombiniert all diese Punkte in der Web- als auch Mobile-App. So sparten Sie Zeit in der Verwaltung:
- Arbeitsstunden, Ausgaben und Kilometer können vom Kunden in ihrem Kundenportal genehmigt werden, bevor sie an die Verwaltung weitergeleitet werden.
- Die Verwaltung kann im Handumdrehen Rechnungen erstellen und versenden und vermindert das Risiko von Fehlern in der Abrechnung. Das sorgt für einen schnellen Cashflow im Beratungsunternehmen.
- Arbeitet Ihr Unternehmen mit vielen selbstständigen Beratern, die ihre eigenen Rechnungen stellen, kann dieser Prozess mit Self-Billing vereinfacht werden.
8. Interne Evaluierung
Die Evaluierung von Kundenprojekten ist Standard im Workflow von Beratungsunternehmen. Vergessen Sie jedoch nicht auf die interne Beurteilung. Die von Ihnen verwendete Software sammelt eine Fülle von nützlichen Daten. Insbesondere wenn Sie mit mehreren Teams und Projektmanagern arbeiten, ist es wichtig, den Workflow der verschiedenen Teams miteinander zu vergleichen und zu bewerten. Wer führt welche Aufgaben signifikant schneller aus und warum? Teilen Sie diese Einsichten mit Ihren Teams, damit sie voneinander lernen können oder gestalten Sie ein unternehmensübergreifendes Training, um den internen Austausch zu fördern.
Fazit
Gutes Zeitmanagement in der Beratung umfasst die Implementierung von automatischen Workflows und intelligente Datenerfassung. Die Verwendung eines projektbasierten Zeiterfassungstools wie TimeChimp kann Beratungsunternehmen enorm helfen:
- Erhöhte Produktivität und besseres Zeitmanagement durch geförderte Verantwortung und nützliche Einsichten in den Workflow.
- Automatisierung der internen sowie externen Zusammenarbeit zwischen Kunden, Beratern und Verwaltungsabteilungen.
- Aussagekräftige Daten aus abgeschlossenen Projekten erleichtern Budgetierung, Planung sowie Entscheidungsfindung bei zukünftigen Projekten.
