Veel consultancy- en IT-bedrijven merken dat medewerkers niet altijd hun uren registreren. Dit gebeurt op alle niveaus, van junior consultant tot projectmanager. Soms wordt tijd vergeten, soms schuift men het voor zich uit.
De oorzaak van deze weerstand is vaak praktisch: systemen zijn omslachtig, het nut is onduidelijk of er heerst een gevoel van wantrouwen. Toch heeft deze weerstand directe gevolgen voor het bedrijf.
In deze serie leggen we uit waarom medewerkers urenregistratie vermijden en hoe dit de marges van consultancybedrijven beïnvloedt.
Weerstand tegen urenregistratie kost consultancy marges
Nederlandse dienstverleners verliezen gemiddeld 10-15% van hun factureerbare uren door incomplete tijdregistratie. Dit betekent dat een consultant die 40 uur per week werkt, mogelijk 4-6 uur niet factureert.
Gemiste factureerbare uren
Onvolledige urenregistratie betekent dat niet alle gewerkte uren worden gefactureerd. Voor een consultancy bedrijf met 20 medewerkers kan dit duizenden euro's per maand kosten.
Veelvoorkomende situaties waarin uren niet worden vastgelegd:
- Werktijd buiten kantooruren wordt vergeten te registreren
- Korte klantvragen blijven ongeregistreerd
- Medewerkers vullen pas vrijdag hun hele week in en vergeten details
Wekelijkse tijd verloren aan achtervolgen van timesheets
Managers besteden gemiddeld 3-5 uur per week aan het najagen van ontbrekende urenstaten. Deze tijd gaat ten koste van klantwerk en projectsturing. Het achtervolgen van timesheets wordt vaak een wekelijkse frustratie voor teamleiders.
Waarom medewerkers uren niet invullen
De redenen waarom medewerkers hun tijdregistratie vermijden zijn meestal praktisch. We zien vijf hoofdoorzaken bij consultancy- en IT-bedrijven.
Administratieve rompslomp
Tijdregistratie voelt als extra administratie wanneer het proces uit veel stappen bestaat. Een ingewikkeld systeem zorgt ervoor dat medewerkers het invullen uitstellen.
Kenmerken van omslachtige processen:
- Veel klikken: Meerdere schermen doorlopen voor één urenboeking
- Zoeken naar codes: Projectcodes of activiteitscodes opzoeken
- Handmatig invullen: Alle gegevens zelf intypen zonder automatische vulling
Onhandige urenregistratie software
Gebruikers ervaren frustratie als tijdregistratiesystemen niet makkelijk werken. Dit gebeurt vooral bij verouderde software die niet is aangepast aan moderne werkwijzen.
Problemen met tijdregistratie software:
- Trage laadtijden: Software die lang duurt om op te starten
- Geen mobiele toegang: Alleen werken via desktop computers
- Onduidelijke interface: Menu's die niet logisch zijn opgebouwd
- Geen integraties: Geen koppeling met agenda's of andere tools
Gebrek aan transparantie
Medewerkers weten vaak niet waarom ze hun uren moeten registreren. Als het doel onduidelijk is, ontstaat het gevoel dat het "voor de administratie" is.
De vraag "waarom doen we dit?" blijft onbeantwoord wanneer er geen uitleg is over het belang van tijdregistratie. Dit vermindert de motivatie om uren consequent in te vullen.
Privacy zorgen bij urenregistratie
Sommige medewerkers maken zich zorgen over monitoring en controle. Deze zorgen worden groter wanneer niet duidelijk is welke data wordt opgeslagen en wie deze kan bekijken.
Privacy zorgen gaan vooral over:
- Constante monitoring: Angst dat alle activiteiten worden gevolgd
- Toegang tot data: Onduidelijkheid over wie urenregistratie kan inzien
- Bewaarperiode: Hoe lang worden tijdgegevens opgeslagen
Financiële gevolgen van gemiste urenregistratie
Incomplete tijdregistratie heeft directe financiële gevolgen voor consultancy bedrijven. Deze kosten zijn vaak groter dan verwacht.
Minder cashflow door late facturatie
Facturen kunnen pas worden verstuurd als alle gewerkte uren bekend zijn. Vertraging in urenregistratie betekent vertraging in betaling. Voor projectgebaseerde bedrijven kan dit leiden tot cashflow problemen.
Onbetrouwbare projectmarge berekeningen
Zonder volledig beeld van gewerkte uren is het lastig om projectwinstgevendheid te berekenen. Dit maakt het moeilijk om goede beslissingen te nemen over nieuwe projecten of tariefstellingen.
Vertraging in facturatie processen
Incomplete tijdsdata zorgen voor bottlenecks bij het maken van facturen. Administrateurs moeten eerst ontbrekende uren achterhalen voordat facturen kunnen worden verstuurd.
Vijf fouten die adoptie blokkeren
We zien regelmatig dezelfde fouten bij Nederlandse dienstverleners die problemen hebben met urenregistratie. Deze fouten zijn gemakkelijk te vermijden.
Ouderwetse Excel sheets gebruiken
Excel wordt vaak gebruikt omdat het bekend is. Toch zorgt het voor weerstand omdat medewerkers handmatig alles moeten bijhouden. Excel bestanden zijn moeilijk te koppelen aan andere systemen.
Geen integraties met Exact of AFAS
Nederlandse bedrijven werken vaak met Exact of AFAS voor hun boekhouding. Zonder integraties ontstaat dubbele invoer, wat de kans op fouten verhoogt.
Onjuiste overuren verwerking
Overuren worden soms niet correct geregistreerd. Dit gebeurt wanneer systemen geen onderscheid maken tussen normale uren en overuren, of wanneer afspraken hierover onduidelijk zijn.
Onvoldoende contractuele duidelijkheid
In arbeidsovereenkomsten staat niet altijd helder beschreven wat er wordt verwacht rondom tijdregistratie. Deze onduidelijkheid zorgt voor verschillende interpretaties binnen het team.
Geen realtime goedkeuring van uren
Bij afwezigheid van directe goedkeuring blijven timesheets wekenlang openstaan. Dit leidt aan het einde van de maand tot extra werk en onoverzichtelijkheid.
Hoe maak je urenregistratie frictieloos
De oplossing ligt in het wegwerken van praktische belemmeringen. Drie aanpassingen maken het grootste verschil.
Mobile first registratie invoeren
Medewerkers werken steeds vaker hybride of op verschillende locaties. Een mobiele app maakt het mogelijk om direct na een klantbezoek of meeting de tijd te registreren.
Automatische timers gebruiken
Automatische tijdregistratie vermindert handmatig werk. Een timer kan worden gestart bij het begin van een taak en wordt automatisch gekoppeld aan het juiste project.
Slimme herinneringen instellen
Zachte herinneringen helpen medewerkers om tijdregistratie niet te vergeten. Deze meldingen komen op vaste tijden, zoals aan het einde van de werkdag, zonder opdringerig te zijn.
Stappenplan voor snelle implementatie
Een gefaseerde aanpak werkt beter dan alles in één keer veranderen. Dit stappenplan helpt bij een soepele overgang naar betere urenregistratie.
Stap 1: Bepaal doelen en communiceer waarom
Begin met duidelijke doelen voor urenregistratie. Leg het team uit waarom tijdregistratie belangrijk is voor projectsucces en eerlijke facturatie.
Belangrijke boodschappen:
- Inzicht in werkbelasting: Tijdregistratie helpt bij het verdelen van projecten
- Correcte facturatie: Volledige registratie maakt tijdige betaling mogelijk
- Eerlijke spelregels: Iedereen werkt volgens dezelfde afspraken
Stap 2: Kies software met integraties
Selecteer een tijdregistratie tool die kan koppelen met bestaande systemen zoals Exact of AFAS. Dit voorkomt dubbel werk en vermindert fouten.
Stap 3: Train team in korte sessies
Houd trainingen kort en praktisch. Laat medewerkers direct oefenen met het nieuwe systeem in plaats van lange uitleg te geven.
Stap 4: Start met pilot projecten
Begin met één of enkele projecten waar medewerkers openstaan voor verandering. Hun positieve ervaringen helpen bij het overtuigen van andere teamleden.
Wettelijke verplichtingen voor Nederlandse dienstverleners
Nederlandse bedrijven hebben wettelijke verplichtingen rondom urenregistratie. Het is belangrijk om deze regels te kennen.
Arbeidstijdenwet compliance
De Arbeidstijdenwet verplicht werkgevers om gewerkte uren en rusttijden vast te leggen. Dit geldt voor alle medewerkers, inclusief flexwerkers.
AVG en privacy bij tijdregistratie
Tijdregistratiegegevens vallen onder de AVG omdat ze herleidbaar zijn tot individuele medewerkers. Medewerkers hebben het recht te weten welke gegevens worden vastgelegd en door wie deze kunnen worden ingezien.
Probeer TimeChimp gratis voor betere urenregistratie
TimeChimp is ontwikkeld voor Nederlandse consultancy- en IT-bedrijven. Het platform biedt integraties met meer dan 25 zakelijke tools. Via een gratis proefperiode kunnen bedrijven 14 dagen alle functies testen. TimeChimp werkt naadloos samen met Exact, AFAS en andere Nederlandse boekhoudsystemen.
Veelgestelde vragen
Mobiele apps en automatische herinneringen maken tijdregistratie eenvoudiger voor medewerkers op afstand. Duidelijke uitleg over het belang van nauwkeurige registratie helpt bij het creëren van begrip voor het proces.
Deel voortgangsrapportages en samenvattingen per project in plaats van individuele urenbriefjes. Focus op overzichten per fase of mijlpaal die waarde tonen aan klanten.
Begin met duidelijke communicatie over de redenen voor tijdregistratie. Betrek medewerkers bij de keuze van software en zorg voor gebruiksvriendelijke tools die het werk makkelijker maken.
Automatische herinneringen en het maken van tijdregistratie onderdeel van de dagelijkse routine helpen tegen vergeetachtigheid. Onderzoek ook waarom medewerkers hun uren niet invullen om onderliggende problemen op te lossen.
