Werken in het buitenland: waarom urenregistratie cruciaal is

Droom je ervan om te werken met uitzicht op zee, maar wil je je Nederlandse baan behouden? Het kan. Steeds meer consultants en IT-professionals wonen en werken tijdelijk in het buitenland, maar werken gewoon voor een Nederlands bedrijf.

Het klinkt fantastisch, maar er komt wél het een en ander bij kijken. Een goede voorbereiding en urenregistratie kunnen het verschil maken tussen een ontspannen workation en een fiscale of juridische nachtmerrie.

De belangrijkste inzichten

• Minimaal vier weken van tevoren toestemming vragen voorkomt juridische verrassingen
• Kort (<30 dagen) en lang (>30 dagen) werken in het buitenland heeft verschillende fiscale en sociale gevolgen
• A1-verklaring en 183-dagenregel zijn cruciaal voor belasting en sociale zekerheid
• Digitale urenregistratie is verplicht en essentieel voor compliance, facturatie en projectinzicht
• Excel en losse tools schieten tekort bij internationale teams: fouten en tijdverlies liggen op de loer
• Geïntegreerde systemen zorgen voor overzicht, besparen tijd en houden projecten rendabel

Waarom steeds meer mensen vanuit het buitenland werken

Je ziet het overal: developers die hun laptop inpakken en naar Berlijn vertrekken, consultants die tijdelijk in Lissabon verblijven. Voor moderne teams is remote werken vanuit het buitenland steeds normaler geworden.

‍

Voor Nederlandse bedrijven biedt dit concrete voordelen:

• Je houdt talent dat anders misschien zou vertrekken
• Je kunt internationale klanten bezoeken zonder je hele team mee te nemen
• Medewerkers zijn vaak productiever en gelukkige
  ‍

Maar vrijheid brengt ook verantwoordelijkheden met zich mee.

• Belastingregels en arbeidswetten stapelen zich snel op
• Verzekeringen dekken niet altijd automatisch buitenlandse situaties
• Administratie over meerdere landen vraagt nauwkeurigheid

Wie zich goed voorbereidt, voorkomt vervelende verrassingen.

‍

Mag je zomaar (tijdelijk) vanuit het buitenland werken?

Ja, maar alleen als je werkgever expliciet akkoord gaat. Je arbeidsovereenkomst bepaalt vaak je werklocatie. Een spontane workation naar Portugal zonder toestemming kan juridische gevolgen hebben.
‍

💡 Tip: bespreek je plannen minimaal vier weken van tevoren met je werkgever. Zo voorkom je verrassingen en weet je zeker dat alles juridisch klopt.

Check je arbeidsovereenkomst en remote policy

Voordat je vertrekt, is het slim om te weten wat precies mag:

• Bekijk clausules over werklocatie in je arbeidsovereenkomst
• Check of er een remote work policy is en wat daarin staat
• Vraag bij HR naar verwachtingen over bereikbaarheid en werktijden
• Leg alle afspraken schriftelijk vast
  ‍

Korte of lange periode?

Tijdelijk werken vanuit het buitenland voor een periode van twee weken vraagt andere voorbereidingen dan een verhuizing van drie maanden:

• Kort (<30 dagen): de meeste Nederlandse regelingen blijven geldig
• Lang (>30 dagen): fiscale en sociale zekerheidsregels in het buitenland komen in beeld
  ‍

Verzekeringen en apparatuur

Je Nederlandse zorgverzekering dekt vaak alleen acute zorg. Zorg ook dat bedrijfsapparatuur verzekerd is tegen diefstal of schade. Veel aansprakelijkheidsverzekeringen dekken geen schade buiten Nederland.

‍

💡 Tip: regel alles ruim van tevoren, zodat je tijdens je workation niet voor verrassingen komt te staan.

‍

Werken in het buitenland: fiscaal en juridisch wat je eerst moet regelen

Als je structureel in het buitenland werkt en woont, veranderen je belastingverplichtingen. De basisregel is eenvoudig: je blijft Nederlandse loonbelasting betalen zolang je in dienst bent bij een Nederlands bedrijf. Maar elk land heeft eigen regels. Dubbele belastingverdragen voorkomen dat je dubbel betaalt, mits je de juiste papieren op orde hebt.

Loonbelasting en sociale premies

• Nederlandse loonbelasting loopt gewoon door via je werkgever
• Werk je langer dan 183 dagen per jaar in een ander land? Dan kan dat land ook belasting heffen
• De werkgever moet dit correct administreren

A1-verklaring en 183-dagenregel

• De A1-verklaring bewijst waar je sociale verzekeringen betaalt
• Vraag deze aan bij de Sociale Verzekeringsbank vóór vertrek (gemiddeld 2 weken)
• De 183-dagenregel bepaalt dat je belastingplichtig wordt in het land waar je langer dan 183 dagen werkt

Dataveiligheid en AVG

• GDPR blijft gelden, ongeacht waar je werkt
• Sommige landen hebben strengere regels over waar data mag worden opgeslagen
• Gebruik altijd een VPN bij klantgegevens
• Werk niet op openbare wifi zonder extra beveiliging

‍

EU-richtlijn digitale urenregistratie

Sinds 2019 moeten werkgevers arbeidstijd objectief en betrouwbaar registreren. Dit geldt in alle EU-landen. Voor Nederlandse consultancybedrijven betekent dit dat simpele urenstaten achteraf niet meer volstaan. Digitale urenregistratie is verplicht, vooral als je internationaal werkt.

Waarom urenregistratie zo belangrijk is bij werken in het buitenland

Urenregistratie klinkt misschien als een administratieve verplichting, maar in werkelijkheid is het veel meer dan dat. Het is een essentieel hulpmiddel om je werk goed te organiseren, projecten rendabel te houden en te voldoen aan de regels.
‍

Met een betrouwbare urenregistratie weet je zeker dat je:
‍

• Voldoet aan lokale arbeidswetten – je kunt aantonen dat je de regels van elk land volgt
• Facturatie correct is – klanten krijgen gedetailleerd bewijs van gewerkte uren
• Projecten rendabel blijven – je ziet wat de werkelijke kosten zijn versus de begroting
• Belastingaangifte klopt – zakelijke uitgaven zijn goed onderbouwd
  ‍

Zonder een goede registratie loop je risico’s:

• Je kunt niet bewijzen dat je aan de lokale regels voldoet
• Je hebt geen overzicht van welke projecten winstgevend zijn en welke niet
  ‍

Kortom: urenregistratie is niet alleen een administratieve taak, maar een sleutel tot inzicht, overzicht en financiële controle binnen je team.

‍

Knelpunten van Excel en losse tools

Excel werkt prima… zolang je team allemaal op één plek zit. Maar zodra je team internationaal gaat werken, verandert het beeld snel. Dan beginnen de problemen:
‍

• Versies raken out-of-sync en niemand weet welke file de laatste is
• Consultants vergeten hun uren bij te werken, omdat het te omslachtig is
• Operations managers verliezen 5 tot 8 uur per week aan het achtervolgen van uren – bijna een hele werkdag
  ‍

Losse, niet-geïntegreerde tools helpen vaak niet veel. Sterker nog, ze kunnen nieuwe problemen veroorzaken:
‍

• Synchronisatie: verschillende laptops, verschillende data
• Toegankelijkheid: managers hebben geen realtime overzicht van wie waar aan werkt
• Integratie: je moet gegevens dubbel invoeren, wat foutgevoelig is
• Compliance: handmatige processen zijn niet EU-richtlijn-proof en verhogen het risico op boetes
  ‍

Kortom: als je internationaal gaat werken, is het tijd om Excel en losse tools vaarwel te zeggen en te kiezen voor een geïntegreerde oplossing. Zo hou je overzicht, bespaar je tijd en voorkom je dat je compliance in gevaar komt.

Houd projecten rendabel, ook vanuit het buitenland

Werken vanuit het buitenland kan fantastisch zijn, maar overzicht houden over uren, projecten en facturatie is een uitdaging.
‍

TimeChimp maakt het makkelijk:

• Alles-in-één oplossing voor remote teams
• Timezone-conversies en multi-valuta automatisch geregeld
• Koppelingen met 25+ tools, zoals Exact en Moneybird
  ‍

👉 Probeer TimeChimp 14 dagen gratis – geen aansluitkosten, geen verplichtingen.

‍