In de praktijk zien we dat consultants al snel 4 tot 6 uur per maand kwijt zijn aan het invullen van urenstaten. Bij een bureau met 20 consultants is dat 80 tot 120 uur per maand — bijna een volledige FTE die opgaat aan administratie in plaats van factureerbaar werk. Tegelijkertijd worden uren die achteraf worden ingevuld structureel onderschat.
In dit artikel lees je hoe je de tijd besteed aan handmatige tijdinvoer kunt verminderen door het automatiseren van tijdregistratieprocessen, zonder in te leveren op nauwkeurigheid.
De belangrijkste inzichten
- In de praktijk zien we dat consultants die achteraf registreren, gemiddeld 10 tot 15 procent minder uren noteren dan consultants die in realtime registreren.
- Bij een uurtarief van €130 kan dat verschil tienduizenden euro's per jaar per bureau zijn.
- Agendakoppeling bespaart 50 tot 70 procent van de handmatige invoertijd.
- Tijdregistratietools die handmatige invoer en fouten verminderen combineren timers, agendakoppeling, templates en projectintegraties.
- De ultieme automatisering: van goedgekeurde uren naar verzonden factuur zonder tussenstappen.
- Een verbetering van 3 tot 5 procentpunt billability levert duizenden euro's per consultant per jaar op.
Het probleem: administratieve tijdverspilling
Consultants worden ingehuurd voor hun expertise, niet voor administratie. Toch is nauwkeurige tijdregistratie de basis van facturering, projectbeheer en winstgevendheid. Het probleem is tweeledig: te veel handmatige invoer en te veel fouten in achtergestelde registraties.
Het probleem is tweeledig. Ten eerste kost het invullen van uren te veel tijd. Ten tweede zijn de uren die achteraf worden ingevuld onnauwkeurig. In de praktijk zien we dat consultants die hun uren op vrijdagmiddag voor de hele week invullen, gemiddeld 10 tot 15 procent minder registreren dan consultants die dagelijks in realtime registreren.
Voor een bureau dat gemiddeld €130 per uur factureert, kan dat een verschil van tienduizenden euro's per jaar zijn.
Wat kun je nu doen?
- Bereken hoeveel uur je team per maand kwijt is aan het invullen van urenstaten
- Vergelijk de registratiegraad van medewerkers die dagelijks registreren met medewerkers die wekelijks invullen
- Inventariseer welke stappen in het registratieproces het meest tijdrovend zijn
Zes manieren om tijdregistratieprocessen te automatiseren
Er zijn verschillende manieren om de administratieve last van tijdregistratie te verlagen. Deze zes aanpakken hebben in de praktijk het meeste effect.
1. Agendakoppeling
De meeste consultants leven in hun agenda. Door je tijdregistratietool te koppelen aan Google Calendar of Outlook, worden afspraken automatisch als tijdblokken voorgesteld. De consultant hoeft alleen te bevestigen en eventueel het project te selecteren. Dit bespaart gemiddeld 50 tot 70 procent van de handmatige invoertijd.
2. Timer met projectdetectie
Gebruik een timer die je met één klik start bij het begin van een taak. Sommige tools koppelen de timer automatisch aan het juiste project op basis van je laatste registratie of het actieve Jira-ticket. Geen schattingen achteraf.
3. Week-kopiëren en templates
Veel consultants werken week na week aan dezelfde projecten. De functie om de vorige week te kopiëren als startpunt bespaart enorm veel klikken. Je past alleen de afwijkingen aan.
4. Automatische herinneringen
Dagelijkse of wekelijkse notificaties als uren nog niet volledig zijn ingevuld. Dit verlaagt het percentage achterstallige registraties.
5. Integratie met projecttools
Veel consultancybureaus werken met Jira, Asana of Trello. Door je tijdregistratie te koppelen aan deze tools, kun je uren direct vanuit je projectomgeving registreren. De uren verschijnen automatisch in je tijdregistratiesysteem voor facturering en rapportage.
6. Van uren naar factuur zonder tussenstappen
De ultieme automatisering: goedgekeurde uren worden automatisch omgezet in factuurregels, inclusief het juiste tarief per medewerker, project of klant. Geen Excel-export, geen overtypen, geen fouten.
📚 Hier lees je hoe je factureringsfouten door tijdregistratie vermindert.
De impact op billability
Het effect van het automatiseren van tijdregistratieprocessen op de billability is vaak verrassend groot. We zien twee verbeteringen bij bureaus die overstappen van handmatige naar geautomatiseerde tijdregistratie:
- Meer uren worden geregistreerd — omdat minder uren verloren gaan door vergeten
- Het registreren zelf kost minder tijd — waardoor meer uren factureerbaar zijn
Bij een bureau met een gemiddelde billability van 75% kan een verbetering van 3 tot 5 procentpunt al duizenden euro's per consultant per jaar aan extra omzet opleveren.
Waarom is dit relevant voor consultancy en IT?
Consultancy- en IT-bureaus werken vrijwel uitsluitend op uurbasis of op projectbasis. Elke uur die niet geregistreerd wordt, is een uur die niet gefactureerd wordt. Dat maakt tijdregistratie geen administratieve bijzaak, maar een directe omzetdriver.
Bovendien verwachten klanten steeds vaker transparantie: gedetailleerde urenspecificaties per project, per fase, per medewerker. Handmatige overzichten kosten uren om samen te stellen. Automatische rapportages leveren hetzelfde resultaat in seconden.
Let op: met de aanscherping van de EU-arbeidstijdenrichtlijn in 2026 wordt een betrouwbaar tijdregistratiesysteem bovendien steeds meer een wettelijke vereiste.
TimeChimp: tijdregistratietools die handmatige invoer en fouten verminderen
We zien dat bureaus die overstappen naar geautomatiseerde tijdregistratie niet alleen tijd besparen, maar ook nauwkeuriger registreren.
- Agendakoppeling: tijdblokken worden automatisch voorgesteld op basis van Google Calendar of Outlook
- Timer met één klik: start en stop per taak, automatisch gekoppeld aan het juiste project
- Week-kopiëren: kopieer de vorige week als startpunt en pas afwijkingen aan
- Automatische herinneringen: dagelijkse of wekelijkse notificaties
- Jira-integratie: registreer uren direct vanuit Jira, automatisch gesynchroniseerd
- Automatische facturering: van goedgekeurde uren naar verzonden factuur in dertig seconden
💡 Bekijk hier hoe de Jira-integratie werkt in TimeChimp.
Conclusie
De sleutel tot minder handmatige tijdinvoer is niet harder werken, maar slimmer werken. Door agendakoppelingen, timers, templates, herinneringen en integraties te combineren, reduceer je de administratieve last tot enkele minuten per dag.
✔️ Koppel je tijdregistratie aan je agenda
✔️ Gebruik timers in plaats van schattingen achteraf
✔️ Kopieer weken en gebruik templates voor terugkerende projecten
✔️ Zet automatische herinneringen aan
✔️ Schrap handmatige stappen tussen uren en factuur
👉 Wil je de tijd besteed aan handmatige tijdinvoer verminderen en meer uren factureerbaar maken? Probeer TimeChimp gratis 14 dagen.
