Het lijkt eenvoudig, maar vaak kost het meer tijd en uitzoekwerk dan je denkt. Begin 2026 zonder zorgen. In deze blog vind je praktische tips om jouw administratie op orde te brengen. Van nauwkeurige tijdregistratie tot verlofbeheer: met deze checklist start je 2026 vlekkeloos.
1. Nauwkeurige tijdregistratie verplicht vanaf 1 januari 2026
Vanaf 1 januari 2026 wordt nauwkeurige tijdregistratie verplicht voor flexwerkers en uitzendkrachten. Dit betekent dat werkgevers exact moeten bijhouden wanneer medewerkers werken om te voldoen aan de nieuwe regelgeving. Een goede voorbereiding en je administratie op orde voorkomt risico's.
Actiepunten:
- Controleer of je systeem geschikt is voor nauwkeurige tijdregistratie van flexwerkers en uitzendkrachten.
- Zorg dat alle medewerkers weten hoe zij hun uren correct moeten registreren.
- Houd urenregistratie bij: zo behoud je overzicht hoeveel uur je op welk project voor welke opdrachtgever gewerkt hebt.
2. Strengere handhaving bij zzp'ers in 2026
De Wet DBA wordt vervangen door een nieuwe focus op schijnzelfstandigheid. De Belastingdienst zal strenger controleren of de samenwerking met zzp'ers voldoet aan de criteria van echte zelfstandigheid. Onjuiste of onduidelijke afspraken kunnen leiden tot boetes of naheffingen.
Actiepunten:
- Controleer of de samenwerking tussen zzp'er en werkgever voldoet aan de criteria van zelfstandigheid.
- Zorg dat de werkovereenkomsten overeenkomen met de werkelijke situatie. Hier mag bijvoorbeeld geen sprake zijn van een gezagsverhouding.
- Houd urenregistratie bij zodat je bij een controle kunt aantonen dat er geen sprake is van schijnzelfstandigheid.
3. WTTA-wetgeving vanaf 1 januari 2027
Vanaf 1 januari 2027 gaan nieuwe regels voor arbeidstijd en administratie in via de Wet Transparante en Toetsbare Arbeidsrelaties (WTTA). Het is verstandig om je hier nu al op voor te bereiden, zodat je organisatie tijdig kan voldoen aan de nieuwe eisen.
Actiepunten:
- Maak jezelf vertrouwd met de nieuwe WTTA-wetgeving en welke impact dit heeft op jouw organisatie.
- Controleer of je huidige administratie en tijdregistratie systemen voldoen aan de nieuwe eisen.
- Plan trainingen of informatie sessies voor je team over de komende veranderingen.
4. Zo regel je jouw jaarafsluiting 2025
De jaarafsluiting zorgt ervoor dat je met een schone lei het nieuwe jaar kunt beginnen. Dit proces omvat meer dan alleen het sluiten van de boeken. Het is belangrijk om alle financiën te controleren en eventuele fouten te corrigeren voordat je het nieuwe jaar ingaat.
Actiepunten:
- Controleer alle openstaande facturen en zorg dat deze betaald zijn of juist geboekt staan als openstaand.
- Verwerk alle declaraties, uitgaven en ritten voor een compleet overzicht van je financiële situatie.
- Rond projecten af die gekoppeld zijn aan het huidige boekjaar 2025.
- Genereer rapportages over omzet, kosten en winst om te analyseren hoe je organisatie heeft gepresteerd in 2025.
💡 Tip voor TimeChimp-gebruikers: Door TimeChimp te koppelen aan Power BI kun je eenvoudig uitgebreide rapportages maken en analyses uitvoeren.
5. Maak een plan voor de jaarovergang
De overgang van het ene naar het andere boekjaar is een goed moment om processen te evalueren en optimaliseren. Door het maken van een concreet plan zorg je ervoor dat je klaar bent voor een vliegende start in januari.
Actiepunten:
- Projectevaluatie: Analyseer lopende projecten en stel vast welke in 2026 worden voortgezet.
- Stel budgetten in per project en per afdeling, baseer deze op de resultaten van het vorige jaar.
- Planning: Zorg voor een duidelijke en overzichtelijke planning van de eerste weken van het nieuwe jaar, zo weet iedereen wat er van hen verwacht wordt.
- Zorg ervoor dat je team op de hoogte is van de plannen voor 2026, zo verloopt de jaarovergang zo soepel mogelijk.
💡 Tip voor TimeChimp-gebruikers: Plan de eerste weken van het nieuwe jaar moeiteloos en overzichtelijk met de Planningsmodule. Verdeel taken binnen je team en houd gemakkelijk het overzicht. Zo start je het jaar efficiënt en goed voorbereid.
7. Mobiliteitsbudget en duurzaam reizen
Duurzaam reizen wordt steeds belangrijker, zowel voor werknemers als werkgevers. Met de Wet Werkgebonden Personenmobiliteit krijgen bedrijven met meer dan 100 medewerkers verplichtingen om bij te dragen aan een duurzamer mobiliteitsbeleid.
Een mobiliteitsbudget biedt een flexibele oplossing voor werknemers en stimuleert duurzamer gedrag, terwijl het bedrijf kosten kan besparen en fiscaal voordeel behaalt.
Actiepunten:
- Zorg voor inzicht in de declaraties en rapportages van alle ritten om zo de kilometerregistratie eenvoudig te beheren.
- Communiceer aan je medewerkers wat het mobiliteitsbudget inhoudt en hoe zij hier gebruik van kunnen maken en dit kunnen registreren.
- Zorg ervoor dat je uiterlijk 30 juni 2026 de gevraagde gegevens van 2025 kunt indienen voor de rapportageverplichting.
💡 Tip voor TimeChimp-gebruikers: Met TimeChimp kun je eenvoudig woon-werkverkeer en zakelijke reizen registreren.
8. Aanpassing verlofregelingen
Nieuwe regels voor vakantie- en compensatie-uren treden in werking. Het correct toekennen van een verlofsaldo aan je medewerkers zorgt voor transparantie en voorkomt frustratie. Met een goed overzicht begin je 2026 georganiseerd en transparant.
Actiepunten:
- Controleer het huidige saldo: Zorg dat verlofdagen uit 2025 goed worden overgezet of vervallen, afhankelijk van het beleid.
- Voeg het nieuwe saldo toe: Voeg het saldo in één keer toe aan al je medewerkers volgens de nieuwe verlofregelingen.
- Communiceer duidelijk: Laat medewerkers weten wat hun nieuwe saldo is en maak duidelijk waar ze verlof kunnen aanvragen.
- Verschillende 'potjes' aanmaken: Maak alvast verschillende soorten verlofpotjes aan voor wettelijk en bovenwettelijk verlof.
💡 Tip voor TimeChimp-gebruikers: TimeChimp maakt het eenvoudig om verlof correct bij te houden volgens de nieuwe regelgeving. Medewerkers hebben real-time inzicht in hun verlofsaldo en kunnen verlof eenvoudig aanvragen, en jij kunt het direct goedkeuren. Wel zo overzichtelijk.
9. Voorbereiding belastingaangifte
Een goede voorbereiding voorkomt stress en zorgt voor een efficiënte belastingaangifte. Dit begint met een volledig overzicht van je administratie.
Actiepunten:
- Begin op tijd met het verzamelen van alle benodigde documenten voor je belastingaangifte.
- Zorg dat medewerkers al hun declaraties en kilometers hebben ingevoerd.
- Zorg dat al je uren van 2025 zijn aangeboden en dat de afgekeurde uren zijn verwerkt.
- Maak een lijst van mogelijke aftrekposten en bespreek deze met je belastingadviseur.
- Noteer belangrijke data voor de aangifte in je agenda, zo kom je nooit voor verrassingen te staan.
10. Feestdagen inplannen
Een goede planning van de feestdagen zorgt ervoor dat jouw medewerkers met een gerust hart het kantoor achter kunnen laten. In piekperiodes is overzicht houden over deze dagen cruciaal.
Actiepunten:
- Maak een overzicht van de feestdagen zodat iedereen weet op welke dagen de organisatie gesloten is.
- Stimuleer tijdige verlofaanvragen: door verlof vroeg te plannen voorkom je last-minute chaos en vermijd je gaten in de planning.
💡 Tip voor TimeChimp-gebruikers: In dit artikel lees je hoe je in jouw omgeving de feestdagen voor jouw medewerkers instelt.
11. Facturatie prefix
Een facturatie 'prefix' zorgt voor een professionele uitstraling en maakt je administratie overzichtelijk. Zo weet je direct wanneer de factuur aangemaakt is.
Actiepunten:
- Controleer of je alle facturen van 2025 hebt gemaakt zodat je het boekjaar af kunt sluiten. Wees bewust van welke facturen er nog openstaan, niet betaald zijn en welke uren nog gefactureerd moeten worden.
- Stel na de laatste factuur van 2025 de nieuwe prefix in voor 2026: Gebruik bijvoorbeeld het jaartal gevolgd door een uniek nummer (bijv. 2026-001).
💡 Tip voor TimeChimp-gebruikers: Voeg de nieuwe prefix voor facturen vast in jouw instellingen toe als je alle facturen voor 2025 hebt afgerond. In dit artikel vind je waar je dit kunt doen.
12. Updaten van prijzen
Een nieuw jaar betekent ook nieuwe prijzen. Het bijwerken van de prijzen aan het begin van het jaar zorgt ervoor dat je blijft inspelen op inflatie, hogere kosten of marktontwikkelingen.
Actiepunten:
- Analyseer je huidige tarieven en ga na of ze nog in lijn zijn met de kosten en marktprijzen.
- Communiceer eventuele prijswijzigingen tijdig aan je klanten zodat zij op de hoogte zijn van de nieuwe tarieven.
- Pas de nieuwe tarieven aan in je systemen: zorg ervoor dat de kosten voor je medewerkers, projecten en taken bijgewerkt zijn. Zo worden registraties voor 2026 automatisch met deze nieuwe kosten doorgerekend.
Conclusie
Met deze tips heb je alles in huis om je administratie voor 2025 af te ronden en 2026 georganiseerd te beginnen. Of het nu gaat om nauwkeurige tijdregistratie, nieuwe verlofregelingen of de strengere handhaving bij zzp'ers: een goede voorbereiding voorkomt stress en geeft je team een helder begin van het nieuwe jaar.
Start jouw gratis proefperiode
Wil je tijd besparen en foutloos werken? Start dan nu je gratis proefperiode van 14 dagen. Zo maak je de overgang naar 2026 niet alleen makkelijk, maar leg je ook een stevige basis voor een productief en succesvol jaar.
