Eindejaars checklist: 9 tips voor een georganiseerde administratie in 2024

Het einde van het jaar is aangebroken. Maar voordat we de champagne ontkurken, is het tijd om serieus te kijken naar wat jouw bedrijf nodig heeft voor een vlekkeloze start van 2024. Geen ingewikkelde takenlijst, maar een nuttige lijst met actiepunten om administratief goed voorbereid te zijn op volgend jaar.

Waar moet je in 2024 rekening mee houden?

Laten we de administratie van je bedrijf doornemen en zorgen voor een sterke start van het nieuwe jaar met deze reminders. Hier zijn een aantal to do’s om in gedachten te houden, terwijl je je voorbereidt op het komende jaar:

1. Toekennen verlofsaldo medewerkers

Een goede balans tussen werk en vrije tijd begint bij het slim beheren van vakantie-uren. In TimeChimp kun je eenvoudig de stand van zaken van de vakantie-uren bijhouden. Dit is niet alleen handig voor de medewerkers, maar ook voor jou als werkgever. Het stelt je in staat om transparant te communiceren over beschikbare vakantiedagen en voorkomt verrassingen bij het plannen van het nieuwe jaar.

Actiepunten

• Controleer vakantie-uren in TimeChimp voor transparantie.
• Wijs verlofsaldo toe voor een duidelijk overzicht.
• Communiceer helder over beschikbare vakantiedagen.

2. Updaten van prijzen

Voor een vliegende start is georganiseerde administratie cruciaal. Update projectprijzen voor nauwkeurige facturatie. Een belangrijk aspect hiervan is het bijwerken van je projectprijzen op een gestroomlijnde manier.

Actiepunten

• Controleer en werk projectprijzen bij voor nauwkeurige facturatie.
• Gebruik TimeChimp voor eenvoudige aanpassingen op projectniveau.

3. Contractwijzigingen bijhouden

Als er iets is dat je bedrijf draaiende houdt, zijn het wel de contracten met je medewerkers. Inkoop- en verkoop tarieven die wijzigen? Door deze veranderingen nauwkeurig bij te houden in het systeem, voorkom je niet alleen misverstanden, maar zorg je er ook voor dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van de recentste afspraken. Een kleine inspanning nu bespaart je in het nieuwe jaar gedoe en onnodige verwarring.

Actiepunten

• Houd tarieven up-to-date in de urenregistratie tool.
• Zorg dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van recente afspraken.

4. Roosterplanning voor cruciale posities

Kritieke posities verdienen aandacht bij roosterplanning. TimeChimp helpt bij strakke planning, voorkomt stress en zorgt voor de juiste bezetting op cruciale momenten. Hierdoor voorkom je niet alleen stressvolle situaties op het laatste moment, maar waarborg je ook dat de juiste mensen op de juiste plek zijn wanneer het er echt toe doet.

Actiepunten

• Houd de roosterplanning strak met behulp van TimeChimp.
• Zorg ervoor dat de juiste mensen op de juiste plek zijn wanneer het er echt toe doet.
  

5. Tijdige facturatie en debiteurenbeheer

Facturatie is het begin en eind van je bedrijf, en tijdigheid is hierbij essentieel. Door je laatste facturen snel en efficiënt te versturen aan het einde van het jaar, bevorder je niet alleen een gezonde cashflow, maar vermijd je ook administratieve rompslomp in het nieuwe jaar. TimeChimp kan je helpen bij het stroomlijnen van het facturatieproces, waardoor je met een gerust hart het nieuwe jaar tegemoet gaat.

Actiepunten

• Zorg ervoor dat alle uitstaande facturen zijn verstuurd en bijgewerkt in je systeem.
• Doe onderzoek naar eventuele openstaande betalingen en neem contact op met klanten om betalingsregelingen te bespreken indien nodig.

6. Voorbereiding belastingaangifte

Gebruik geavanceerde rapportagetools om gedetailleerde rapporten te genereren over gewerkte uren en projectkosten. Deze rapporten dienen als waardevolle bijlagen bij je belastingaangifte. Door nauwkeurige rapporten in te dienen, minimaliseer je het risico op fouten en verhoog je de kans op belastingvoordelen. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van de belangrijke belastingdeadlines voor jouw bedrijf. Plan tijdig voorbereidingen om te voorkomen dat je op het laatste moment stress ervaart bij het indienen van je belastingaangifte.

Actiepunten

• Begin op tijd met het verzamelen van alle benodigde documenten voor je belastingaangifte.
• Zorg dat medewerkers al hun declaraties en kilometers hebben ingevoerd.
• Zorg dat al je uren van 2023 zijn aangeboden en dat de afgekeurde uren zijn verwerkt.
• Maak een lijst van mogelijke aftrekposten en bespreek deze met je belastingadviseur.

7. Budgettering voor 2024

Het herzien en aanpassen van je budgetten voor het nieuwe jaar is een essentieel onderdeel van een goed georganiseerde administratie. Gebruik TimeChimp voor gedetailleerde rapporten over gewerkte uren en kosten. Minimaliseer fouten, verhoog kansen op belastingvoordelen, en vermijd last minute stress

Actiepunten

• Beoordeel je huidige budget en identificeer gebieden voor aanpassingen.
• Analyseer zorgvuldig kosten, inkomsten en winstprognoses om een solide financieel plan voor 2024 op te stellen.

8. Projectevaluatie en strategische planning

Evalueer projectvoortgang, documenteer successen en verbeterpunten. Plan strategische sessies voor duidelijke doelen in 2024 met de data uit TimeChimp als leidraad. Het evalueren van de voortgang van lopende projecten is niet alleen een kans om successen te vieren, maar ook om verbeterpunten te identificeren. Met de gegevens uit TimeChimp wordt projectbeheer eenvoudiger, waardoor je snel toegang hebt tot de benodigde gegevens voor evaluatie.

Actiepunten

• Documenteer successen en verbeterpunten van lopende projecten.
• Plan strategische sessies om duidelijke doelen voor 2024 vast te stellen en gebruik de data uit TimeChimp voor een gestructureerde roadmap.

9. Wijzigingen in regelgeving en wetgeving

Blijf op de hoogte van eventuele veranderingen in regels en voorschriften die van invloed kunnen zijn op je bedrijf. Zorg ervoor dat je administratieve procedures in lijn zijn met de nieuwe wetgeving om problemen te voorkomen. Lees hier meer over HR en wetgeving in 2024.

Actiepunten

• Houd regelgeving bij en pas administratieve procedures aan.
• Plan strategische sessies met belanghebbenden om duidelijke doelen voor 2024 vast te stellen en gebruik de data uit TimeChimp voor een gestructureerde roadmap.

Conclusie

Een georganiseerde administratie vormt de pijler van een succesvol bedrijf. Met deze checklist ben je goed voorbereid op een vlekkeloze start in 2024. Of je nu je vakantie-uren beheert, tarieven bijhoudt, strategische plannen smeedt, of je financiën beheert, TimeChimp staat klaar om je te ondersteunen bij jouw administratie.

Je administratie vereenvoudigen? Dan kan een urenregistratie tool als TimeChimp gekoppeld aan je boekhoudprogramma uitkomst bieden. Met deze flow van online administratie en boekhoudsoftware wordt boekhouden makkelijker dan ooit.

Profiteer nu van een gratis proefperiode bij TimeChimp en ontdek zelf hoe onze tool je kan helpen bij een nog efficiëntere bedrijfsvoering. Bonus: tijdens de proefperiode kan je gebruikmaken van álle functionaliteiten van TimeChimp.