Urenregistratie roept bij veel ondernemers en teams vragen op. Is het verplicht? Wat telt mee voor het urencriterium? En hoe houd je het eenvoudig bij? In deze blog beantwoorden we de 10 meestgestelde vragen, zodat jij direct aan de slag kunt — helder, praktisch en volledig.

‍

De belangrijkste inzichten

‍

1. Wat is urenregistratie en waarom is het belangrijk?

Urenregistratie is het systematisch bijhouden van de tijd die je besteedt aan verschillende werkzaamheden.
‍

Voor zzp’ers is dit belangrijk om aan te tonen dat ze voldoen aan het urencriterium van 1.225 uur per jaar (voor o.a. de zelfstandigenaftrek). Voor werkgevers is het bijhouden van gewerkte uren verplicht volgens de Arbeidstijdenwet.
‍

Daarnaast biedt een goede registratie inzicht in:

• productiviteit
• facturatie
• de werkdruk van jou en je team
  ‍

2. Is urenregistratie verplicht?

Voor werkgevers is het verplicht om een nauwkeurige urenregistratie bij te houden volgens de Arbeidstijdenwet. Dit geldt voor alle werknemers, inclusief parttimers en uitzendkrachten. Voor zzp’ers is het niet wettelijk verplicht, maar wel essentieel om aan te tonen dat ze voldoen aan het urencriterium voor fiscale voordelen.
‍

Wat je moet weten:
‍

• Werkgevers zijn verplicht om uren bij te houden volgens de Arbeidstijdenwet
• Zzp’ers zijn niet verplicht, maar moeten hun uren wél kunnen aantonen voor belastingvoordelen
• Een goede registratie voorkomt discussies over uren met klanten of medewerkers
  ‍

📚 Lees alles over de eisen van de Belastingdienst voor urenregistratie.

3. Wat is het urencriterium voor zzp’ers?

Het urencriterium houdt in dat je als zzp’er minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan je onderneming moet besteden om in aanmerking te komen voor belastingvoordelen zoals de zelfstandigenaftrek en startersaftrek.
‍

Deze uren omvatten zowel:

• Directe werkzaamheden voor klanten
• Indirecte activiteiten zoals administratie, acquisitie en reistijd.
  ‍

Een nauwkeurige urenregistratie is noodzakelijk om bij een controle van de Belastingdienst aan te tonen dat je aan dit criterium voldoet.

4. Welke uren mag ik meetellen voor het urencriterium?

Voor het urencriterium mag je zowel directe als indirecte uren meetellen:
‍

• Directe uren: Tijd besteed aan werkzaamheden voor klanten, zoals het uitvoeren van opdrachten.
• Indirecte uren: Tijd besteed aan administratie, acquisitie, netwerken, cursussen, reistijd tussen klanten en andere activiteiten die bijdragen aan je onderneming.
  ‍

Uren die niet meetellen zijn onder andere vakantie- en ziekte-uren. Het is belangrijk om een gedetailleerde urenregistratie bij te houden waarin je deze activiteiten specificeert.

‍

5. Hoe houd ik een goede urenregistratie bij?

Een effectieve urenregistratie bevat de volgende elementen:
‍

• Datum en tijd: Noteer wanneer je de werkzaamheden hebt uitgevoerd.
• Beschrijving van de activiteit: Geef aan wat je precies hebt gedaan.
• Aantal gewerkte uren: Specificeer hoeveel tijd je aan de activiteit hebt besteed.
  ‍

Je kunt hiervoor gebruikmaken van Excel, apps of gespecialiseerde software. Het is aan te raden om je uren dagelijks bij te houden om nauwkeurigheid te waarborgen. Werk je nog met Excel? Bekijk dan de beste Excel-formules voor urenregistratie.‍
‍

6. Welke methoden zijn er voor urenregistratie?

Er zijn diverse methoden om je uren bij te houden:
‍

• Handmatige registratie: Gebruik van papieren formulieren of Excel-sheets.
• Digitale tools en apps: Software die speciaal is ontworpen voor urenregistratie, vaak met extra functies zoals rapportages en koppelingen met andere systemen.
• Geautomatiseerde systemen: Tools die automatisch tijd registreren op basis van je activiteiten, zoals het gebruik van een timer of integratie met je agenda.
  ‍

De keuze hangt af van je persoonlijke voorkeur en de complexiteit van je werkzaamheden.

📚 Dit zijn de beste urenregistratie software keuzes van 2025.
‍

7. Hoe lang moet ik mijn urenregistratie bewaren?

Volgens de Belastingdienst moet je je urenregistratie minimaal 7 jaar bewaren. Dit geldt voor zowel digitale als papieren registraties. Het is belangrijk om je administratie gedurende deze periode toegankelijk en leesbaar te houden, zodat je bij een controle kunt aantonen dat je voldoet aan de fiscale verplichtingen.
‍

8. Wat zijn de voordelen van een goede urenregistratie?

Een nauwkeurige urenregistratie biedt meerdere voordelen:
‍

• Inzicht in tijdsbesteding: Je ziet hoeveel tijd je aan verschillende activiteiten besteedt.
• Betere planning: Je kunt je werkzaamheden efficiënter plannen en prioriteren.
• Correcte facturatie: Je factureert nauwkeurig voor de gewerkte uren.
• Voldoen aan fiscale verplichtingen: Je kunt aantonen dat je voldoet aan het urencriterium.
• Verbeterde productiviteit: Door inzicht in je tijdsbesteding kun je processen optimaliseren.
  ‍

9. Kan ik mijn urenregistratie koppelen aan andere systemen?

Ja, veel urenregistratiesoftware biedt integraties met andere systemen, zoals:

• Boekhoudprogramma’s: Automatische overdracht van uren naar je financiële administratie.
• Facturatiesystemen: Snel en eenvoudig facturen opstellen op basis van geregistreerde uren.
• Projectmanagementtools: Inzicht in de voortgang en tijdsbesteding per project.

Deze koppelingen zorgen voor een efficiëntere workflow en verminderen de kans op fouten.
‍

📚 Lees meer over het belang van integraties voor jouw workflow.

10. Wat zijn de risico’s van een slechte urenregistratie?

Een gebrekkige urenregistratie kan leiden tot:
‍

• Gemiste belastingvoordelen: Onvoldoende bewijs voor het urencriterium kan leiden tot het mislopen van aftrekposten.
• Boetes bij niet-naleving: Werkgevers kunnen boetes krijgen bij het niet naleven van de Arbeidstijdenwet.
• Onjuiste facturatie: Fouten in urenregistratie kunnen leiden tot over- of onderfacturatie.
• Gebrek aan inzicht: Zonder goede registratie mis je de kans om je bedrijfsvoering te optimaliseren.
  ‍

Het is daarom essentieel om een betrouwbare en nauwkeurige urenregistratie bij te houden.
‍

📚 Leer alles over de meest gemaakte fouten in urenregistratie.

Korte samenvatting

Een goede urenregistratie is onmisbaar voor zowel zzp’ers als werkgevers. Het biedt niet alleen inzicht en efficiëntie, maar is ook cruciaal voor het voldoen aan fiscale en wettelijke verplichtingen. Door gebruik te maken van de juiste tools en methoden kun je je urenregistratie optimaliseren en je bedrijfsvoering verbeteren.
‍

👉 Wil je jouw urenregistratie makkelijk maar foutloos bijhouden? Probeer nu TimeChimp 14 dagen gratis.

‍