Hoe urenregistratie de balans tussen werk en privé verbetert

Onze werkcultuur verandert snel: de grenzen tussen werk en privé lijken steeds verder te vervagen door trends als ‘het nieuwe werken’ en de niet te stuiten populariteit van thuiswerken. Wat betekent dit voor de werk- en privébalans en de fysieke en mentale gezondheid van de werknemer? Welke kansen en risico’s brengt het zogenaamde ‘Work-life-blending’ concept met zich mee en hoe kunnen werknemers en bedrijven het beste navigeren door dit mijnenveld? In deze blog leggen we uit hoe je met tijdsregistratie de werk- en privébalans kunt bewaken en verbeteren.

‘Work-life-blending’ vs. ‘Work-lifebalance’

Voordat we het hebben over het belang van tijdregistratie bij het verbeteren van de werk- en privébalans leggen we eerst de basisprincipes uit van ‘work-life-blending’. Wat zijn de voor- en nadelen? En hoe kan je er ondanks alle risico’s van profiteren?

Work-life-blending: kansen en risico’s

Door de pandemie zijn op afstand- en hybride werken in veel bedrijven de nieuwe norm geworden. Het samensmelten van werk en vrije tijd (work-life-blending) vervangt steeds meer de klassieke scheiding tussen werk en privé (work-lifebalance). De flexibelere omgang ten aanzien werk kan leiden tot ongecontroleerd overwerk en heeft andere risico’s. Hieronder maken we een vergelijking tussen ‘work-life-blending’ en ‘work-lifebalance’:

Work-life-blending

Definitie: werk en privéleven smelten samen, werktijden en werklocatie zijn flexibel.

• Gezinsleven, vrije tijd en werk kunnen beter op elkaar worden afgestemd.
• Productiviteit kan worden verhoogd omdat werknemers werken volgens hun eigen slaap- en bioritme.
• Privézaken zoals doktersbezoeken of andere afspraken kunnen naar behoeven worden geregeld zonder vakantiedagen op te nemen.
• Het ontbreken van een duidelijk einde aan de werkdag en permanente bereikbaarheid kan de feitelijke werktijd enorm doen toenemen. Dit kan leiden tot burn-outklachten.
• Gebrek aan ontspanning: onvoldoende afleiding draagt niet bij aan de creativiteit en het vinden van nieuwe ideeën en invalshoeken.
• Bij thuiswerken is er minder contact met collega’s en daardoor kan het teamgevoel afnemen. Het missen van directe contacten en informeel overleg kan leiden tot een verkeerd begrip over de eigen productiviteit.

Work-lifebalance

Definitie: werk en privé zijn strikt gescheiden, er is sprake van vaste werktijden en een vaste werkplek.

• Vaste werktijden zijn moeilijk te combineren met privé-afspraken of zorgtaken.
• Er wordt geen rekening gehouden met het persoonlijke bioritme en de productiviteit van het team kan dus niet optimaal worden benut.
• Privézaken moeten ofwel buiten werktijd of op vrije dagen worden geregeld.
• Na de werkdag, is de werknemer vrij. Verzoeken na werktijd worden niet meer op dezelfde dag behandeld.
• Vrije tijd is echt vrije tijd en is bedoeld voor afleiding en een andere mindset. Morgen staan we weer open voor nieuwe ideeën en kijken we met een frisse blik naar de nieuwe werkdag.
• Sociale interactie en informeel overleg gaat op kantoor ‘vanzelf’. De persoonlijke druk neemt daardoor af omdat men een realistischer beeld heeft van de werkelijke productiviteit van het team.

De gulden middenweg vinden: flexibiliteit ontmoet balans

Het is natuurlijk niet zwart-wit: terwijl ‘work-life-blending’ geweldige mogelijkheden biedt om je werktijden zelf in te delen, ontbreekt vaak de nodige ‘work-lifebalance’ voor een gezond evenwicht. Om toch te kunnen profiteren van de voordelen van het nieuwe model, moet de werknemer zich bewust worden van zijn eigen timemanagement. Die verantwoordelijkheid ligt echter niet alleen bij de werknemer. Bedrijven en leidinggevenden moeten hun doelen en verwachtingen duidelijk communiceren, de prestaties van hun teams in de gaten houden en actief ingrijpen bij problematische of zelfs onwettige praktijken. De werkgever is daarom verplicht te zorgen voor een urenregistratiesysteem.

Work-Life-Blending: balans creëren met tijdregistratie

Tijdregistratie is een nuttig hulpmiddel om een goede werk- en privébalans te behouden of zelfs te verbeteren en tegelijkertijd te profiteren van de flexibiliteit van ‘work-life-blending’. Op het eerste gezicht lijkt urenregistratie in strijd met het basisprincipe van ‘work-life-blending’, maar het gebruik van een cloudgebaseerde tijdregistratietool heeft absoluut een positief effect op dit flexibele model:

• Beter bewustzijn van eigen timemanagement: Met het registreren van je activiteiten, maak je inzichtelijk hoe je daadwerkelijk je tijd besteedt. Dit helpt je bij het evalueren van je werkzaamheden en het verbeteren van je productiviteit.
• Realistische planning maken: Als je precies weet hoeveel tijd jij en je collega’s gemiddeld nodig hebben voor specifieke taken of projecten, kan je een realistische planning maken. Zo blijven je eigen verwachtingen in lijn met die van je team en leidinggevenden en kan je bij misverstanden verwijzen naar de tool.
• Prioriteren van taken: Door je werktijden te registreren, wordt veel duidelijker welke taken prioriteit hebben. Een interne projectrapportage moet aan het eind van de week worden opgeleverd, maar tegelijkertijd ligt er een dringend verzoek om een taak voor een ander project af te ronden. Als je weet hoeveel tijd je nodig hebt voor deze werkzaamheden, kan je dit makkelijker inplannen in je eigen agenda. Als je een van beide moet delegeren, kan je met behulp van de registratietool uitleggen waarom je deze taak niet zelf kan uitvoeren.
• Stressvermindering en verbetering van werk- en privébalans: Als iedereen consequent zijn uren per taak en project registreert, krijg je een beter beeld van je eigen productiviteit en van de gezamenlijke teamproductiviteit. Als de werkplek en de privéomgeving in het thuiskantoor samensmelten, ligt veel overwerken op de loer. Je kan nog even snel een presentatie afronden of plant spontaan een kort overleg aan het einde van de dag, toch? In de praktijk ontstaat door ongeregistreerd (en vaak onbetaald) overwerk een verkeerd beeld van de productiviteit van iemand en wordt bovendien onbedoeld de wettelijke verplichting tot tijdregistratie genegeerd. Tijdregistratie is essentieel bij ‘work-life-blending’ om het stellen van grenzen tussen werk en privé makkelijker te maken, en om werktijden en pauzes consequent te kunnen handhaven.

Conclusie

Bedrijven en werknemers moeten samen verantwoordelijkheid nemen om te kunnen profiteren van de voordelen van ‘work-life-blending’, zonder de ‘work-lifebalance’ en daarmee de gezondheid van werknemers in gevaar te brengen. Het is allereerst belangrijk dat de werknemer de verantwoordelijkheid neemt voor zijn eigen timemanagement. Daarnaast moeten leidinggevenden duidelijke doelen en verwachtingen communiceren en optreden tegen problematische trends. Bedrijven kunnen het verplichte systeem voor tijdregistratie intelligent gebruiken. Aan de hand van de data kunnen ze tijdig signaleren of er sprake is van een te hoge (zelfopgelegde) werkdruk en bijsturen waar nodig.

Onze aanbeveling: Gebruik de slimme tijdregistratietool van TimeChimp. De software heeft tal van handige functies waarmee de hele werkdag, van digitale tijdregistratie tot elektronische facturering, wordt vereenvoudigd. De overzichtelijke dashboards geven realtime-inzicht in de productiviteit van je medewerkers, of ze nu op kantoor, in het magazijn of onderweg zijn. Easy does it.