Waarom we het echt even over FTE moeten hebben

Wat is fte, waarom hebben we het erover en waarom is het belangrijk voor mijn bedrijf? Vragen die door je hoofd spoken zonder heldere antwoorden. Geen zorgen, wij zetten het op een rijtje.

Wat is fte en hoe bereken je het?

Fte betekent in goed Nederlands ‘Full Time Equivalent’. Het is de rekeneenheid voor een volledige werkweek. Als jouw bedrijf 40 uur per week als fulltime beschouwt, staat een medewerker met een 40 urencontract gelijk aan één fte. Je kunt op deze manier berekenen hoeveel parttimers er nodig zijn om een volledige werkweek (fte) te vullen.

Omgekeerd bereken je met een eenvoudig rekensommetje uit hoeveel fte je parttime medewerkersbestand bestaat. Je deelt het aantal gewerkte uren van de parttimers door het aantal uren dat in jouw bedrijf als fulltime geldt. Het resultaat is het aantal volledige werkweken (fte) dat je parttimers maken in een week.

Een simpel voorbeeld: Een parttimer werkt 20 uur per week en je bedrijf beschouwt 40 uur als fulltime. —> 20 / 40 = 0,5. Het aantal uren van deze deeltijdmedewerker staat dus voor een halve fte.

Waarom is fte belangrijk?

Het aantal fte helpt je bij het maken van inschattingen en beslissingen op het gebied van human resources. Dit heeft invloed op veel aspecten van je bedrijf, zoals:

1. Vaststellen teambezetting: Als je weet hoeveel fte’s er nodig zijn voor een project of taak, kan je bepalen hoeveel parttime en fulltime medewerkers je wilt aannemen.
2. Budgettering en planning: Een actueel overzicht van je beschikbare fte is cruciaal bij het budgetteren en plannen van nieuwe projecten.
3. Werknemerslasten vergelijken: Als je fte als rekeneenheid gebruikt, is het makkelijker de werknemerslasten tussen afdelingen of locaties met elkaar te vergelijken.
4. Bewaken werknemerslasten: Inzicht in het aantal fte en de kosten van een fte, geven je een totaalbeeld van de werknemerslasten. Waar nodig kan je goed onderbouwde beslissingen nemen om bij te sturen.
5. Productiviteit meten: Met een volledig overzicht van de benodigde fte, kan je de productiviteit van je medewerkers meten, vergelijken en verbeteren.

Als je meer ‘handjes’ nodig hebt, zijn er twee opties. Nieuwe medewerkers aannemen of het aantal fte van je team uitbreiden. Je kan het team vragen over te werken en parttimers vragen meer uren te maken. Het is belangrijk hier goed over na te denken en te bepalen wat het beste is voor je bedrijf. Food for thought:

• Flexibiliteit: Meer medewerkers maken je team flexibeler. Je kan meer mensen op verschillende tijdstippen en projecten inzetten.
• Kosten: Nieuwe medewerkers aannemen is veel duurder dan het aantal uren van je team uitbreiden. Nieuwe medewerkers drukken zwaar op je budget.
• Expertise: Meer ‘brainpower’ maakt je sterker. Een frisse wind van nieuwe medewerkers verhoogt het kennis- en ervaringsniveau van je hele team. Dit gebeurt niet van de ene op de andere dag. Dit is een langetermijninvestering die tijd en geld kost om nieuwe collega’s in te werken en op te leiden.
• Productiviteit: Een goeie balans is het toverwoord. Het uitbreiden van je fte binnen het team is efficiënt en zorgt snel voor een hogere productie. Als je hiervoor kiest, moet je waken voor overbelasting en oververmoeidheid.

Makkelijke fte-berekening met TimeChimp

In de HRM-module van TimeChimp bereken en beheer je eenvoudig het aantal benodigde en beschikbare fte.

1. Log in op TimeChimp en ga naar de HRM-module.
2. Ga naar het tabblad ‘Medewerkers’.
3. Selecteer de periode.
4. Het rapport toont het aantal gewerkte uren per medewerker, evenals het aantal fte.
5. Filter voor gedetailleerde inzichten op medewerker, rollen, tags of teams.
6. Exporteer en deel je rapport als Excel-, CSV- of pdf-bestand.

Kortom, met een paar keer klikken in TimeChimp hou je zicht op je fte-planning en de productiviteit van je team. Easy does it.