Veel organisaties sturen op omzet, marges en klanttevredenheid — maar vergeten één cruciale schakel: declarabiliteit. Hoeveel uren worden er écht gefactureerd? Hoeveel waarde lekt er weg in vergaderingen, administratie of vaag gedefinieerd werk?
De belangrijkste inzichten
- Declarabiliteit is het percentage van de gewerkte uren dat direct factureerbaar is aan klanten
- Een te lage declarabiliteit kost direct omzet én zet marges onder druk
- Factoren zoals time tracking, planning, projectscope en focus zijn cruciaal
- Tools als urenregistratie en rapportages helpen bij analyse én optimalisatie
- Kleine procesverbeteringen kunnen tientallen extra declarabele uren per medewerker per maand opleveren
Wat is declarabiliteit precies?
Declarabiliteit (ook wel ‘billability’) is het percentage van de gewerkte tijd dat kan worden gefactureerd aan klanten. Werk je 40 uur per week, waarvan 28 aan klantprojecten? Dan is je declarabiliteit 70%.
Een hoge declarabiliteit betekent dat je team efficiënt waarde levert — en dus meer omzet genereert. Een lage declarabiliteit kan erop wijzen dat er te veel tijd verloren gaat aan niet-declarabele taken, zoals interne meetings, administratie of onduidelijke planning.
Voor consultancybureaus, IT-dienstverleners, marketingbureaus en andere projectgebaseerde organisaties is dit een kritische KPI.
📚 Lees meer over het verschil tussen declaribiliteit en productiviteit.
Waarom declarabiliteit ertoe doet
Declarabiliteit is geen saai cijfer uit een spreadsheet — het vertelt je precies hoe efficiënt je team werkt én hoeveel waarde je daadwerkelijk levert. Een te laag percentage raakt je omzet, planning én teamdynamiek. Hieronder lees je waarom deze KPI onmisbaar is voor elke dienstverlenende organisatie.
Direct effect op omzet
Elk uur dat niet wordt geschreven op een klantproject, is letterlijk omzet die je misloopt. Bij een gemiddeld uurtarief van €100 betekenen slechts vijf niet-declarabele uren per week al snel meer dan €20.000 aan gemiste omzet per medewerker per jaar. Op schaal — met meerdere medewerkers of teams — loopt dat bedrag razendsnel op en raakt het je ondergrens.
Inzicht in capaciteit
Lage declarabiliteit wijst vaak op onderbenutte capaciteit. Misschien heeft iemand wel genoeg te doen, maar werkt diegene aan taken die niet factureerbaar zijn. Door dit inzichtelijk te maken, kun je betere keuzes maken in je planning, resource allocation én de verhouding tussen billable en non-billable werk.
Signaalfunctie voor onbalans
Is een medewerker structureel laag declarabel, dan is dat bijna nooit toeval. Het kan wijzen op een mismatch tussen rol en werkzaamheden, te veel intern werk, of simpelweg gebrek aan focus. Juist omdat declarabiliteit een cijfer is, kun je het gebruiken als neutrale ingang om het gesprek aan te gaan over werkdruk, rolverdeling en effectiviteit.
Lage declarabiliteit: 7 oorzaken
Een lage declarabiliteit is zelden het gevolg van luiheid of onwil. Dit zijn de meest voorkomende oorzaken die ervoor zorgen dat kostbare uren níet op de factuur belanden — en dus direct impact hebben op je resultaat.
1. Geen of onvolledige urenregistratie. Je kunt niet verbeteren wat je niet meet. Zonder betrouwbare registratie mis je zicht op waar tijd echt aan opgaat.
2. Te veel interne taken. Denk aan lange vergaderingen, ad-hoc overleg of slackende interne projecten.
3. Slechte projectplanning. Onrealistische tijdsinschattingen, te veel parallelle taken of onduidelijke rollen zorgen voor tijdverlies.
4. Geen heldere projectscope. Vaag gedefinieerde klantprojecten leiden tot onduidelijk werk én uren die niet factureerbaar zijn.
5. Verlies van focus. Wisselen tussen taken of multitasken verkleint de kans dat medewerkers ‘diepe’ declarabele uren maken.
6. Lage productiviteit door tools of context switching. Van tab naar tab springen, informatie zoeken, slechte integraties — het telt op.
7. Onduidelijke communicatie met de klant. Als je niet scherp afspreekt wat wel en niet declarabel is, blijft tijd ongefactureerd.
Zo verhoog je de declarabiliteit
Wil je efficiënter werken én meer omzet halen zonder extra druk op je team? Stuur dan slim op declarabiliteit. Dit stappenplan helpt je direct op weg.
1. Breng de huidige declarabiliteit in kaart
Gebruik rapportages of realtime dashboards om te zien:
- Wat het gemiddelde declarabele percentage is per team, persoon en project
- Welke niet-declarabele taken veel tijd opslokken
- Hoe dat zich ontwikkelt over weken/maanden
2. Registreer elke werkdag
Zorg dat medewerkers dagelijks hun uren registreren, inclusief pauzes, interne tijd en klantwerk. Hoe specifieker, hoe beter.
📚 Dit is hoe je medewerkers motiveert om hun uren te registreren.
3. Minimaliseer interne tijd
Analyseer welke interne processen de meeste tijd kosten (vergaderingen, rapportages, onboarding, etc.) en stel kritische vragen:
- Moet dit overleg echt wekelijks?
- Kan deze taak worden geautomatiseerd?
- Kunnen we dit delegeren of bundelen?
Automatiseer waar mogelijk, bijvoorbeeld met API-koppelingen tussen planning, taken en tijdregistratie.
4. Verbeter projectscoping
Zorg dat projecten een duidelijke deliverable, deadline én tijdsinschatting hebben. Zo voorkom je scope creep — waarbij medewerkers werk doen dat niet meer binnen het oorspronkelijke plan valt.
Tip: documenteer afspraken met klanten over wat wel/niet declarabel is, en houd dat centraal beschikbaar voor het hele projectteam.
5. Focus & deep work faciliteren
Beperk context switching:
- Plan declarabel werk in blokken van minimaal 90 minuten
- Zet notificaties uit tijdens deep work
- Vermijd onnodige taakwissels
6. Evalueer met het team
Verhoog het bewustzijn: bespreek declarabiliteit maandelijks in teammeetings. Maak het bespreekbaar als iemand uitvalt in tijdsbesteding — zonder te vervallen in verantwoording, maar mét oog voor verbetering.
7. Maak declarabiliteit onderdeel van je KPI’s
Koppel declarabiliteit aan performance-indicatoren — maar alleen als de context klopt (rol, type klant, functie). Niet elke medewerker heeft hetzelfde potentieel qua billable time, dus differentieer.
Voorbeeld: het verschil dat 5% maakt
Stel: je team bestaat uit 10 consultants met een gemiddeld tarief van €100 per uur en werkt 40 uur per week. Een verhoging van 5% in declarabiliteit betekent:
- 2 extra factureerbare uren per medewerker per week
- 20 extra uren per week voor het team
- 1.000 extra factureerbare uren per jaar
- €100.000 extra omzet — zonder meer uren te draaien
Tools die het verschil maken
Een goede urenregistratietool is de ruggengraat van je declarabiliteit. Met TimeChimp heb je:
- Direct inzicht in declarabel vs. niet-declarabel werk
- Automatische koppelingen met projecten, planning en facturatie
- Gebruiksvriendelijke registratie via desktop, app of timer
- Slimme rapportages per medewerker, team of project
- Koppeling met budgetten voor realtime voortgang
Korte samenvatting
Declarabiliteit is een directe hefboom voor omzet, efficiëntie en klantwaarde. Door focus aan te brengen, interne tijd te minimaliseren en goed te registreren, verhoog je de declarabiliteit zonder extra werkdruk. Kleine aanpassingen maken een groot verschil.
- Declarabiliteit = percentage factureerbare tijd
- Factoren als scope, planning, focus en tools zijn bepalend
- Analyseer en verbeter stapsgewijs — met data als basis
- TimeChimp helpt je dit proces eenvoudig te stroomlijnen
👉 Meer grip op declarabiliteit en planning? Probeer TimeChimp gratis en ontdek hoe je meer haalt uit elk gewerkt uur.
FAQs
Productivity measures how many hours an employee has worked compared to their contract hours, while declarability is the proportion of those hours that are actually billable — in other words, how much of the time worked is charged to customers. You can read more about this in this blog.
Focus on smart process improvements, such as:
- Daily and detailed time registration
- Fewer meetings and better planning
- Clear project scopes
- Automation of internal tasks
Small adjustments can quickly result in dozens of additional billable hours per month — without employees having to work anymore.
Use a tool like TimeChimp to:
- Billable vs. non-billable hours to be monitored in real time
- Generate reports per team, project or employee
- Analyze trends over weeks/months
Also, make sure you define what is and what is not declarable, so that your figures are unambiguous.
