De kritieke rol van time management bij het budgetteren van IT Projecten

Effectieve tijdregistratie is een kritische succesfactor voor elk IT-project en helpt enorm om binnen budget te blijven. Voor IT-projectmanagers is tijdmanagement cruciaal voor het halen van deadlines. Om alle projectdoelen te realiseren en de kosten te minimaliseren, moeten mankracht en middelen efficiënt worden ingezet. In deze blogpost onderzoeken we de impact van time management en tijdregistratie op projectbudgetten in IT.

Tijdregistratie meets Projectmanagement

Tijdregistratie is een belangrijk onderdeel van effectief tijdmanagement in IT-projecten en maakt de controle een stuk eenvoudiger. Door te registreren hoeveel tijd aan elke taak wordt besteed, kunnen projectmanagers zien waar het project niet op schema loopt. Ze kunnen tijdig maatregelen nemen om bij te sturen. Denk aan het tijdelijk inzetten van meer mensen om een taak af te ronden. Of mensen voorzien van meer informatie waardoor ze beter hun werkzaamheden kunnen uitvoeren.

Wij stellen voor te beginnen met het gebruiken van een eenvoudig tijdregistratiesysteem, zodat medewerkers geen tijd verliezen aan administratief werk. Deze data geven de projectmanager tevens inzicht in de productiviteit van het team, de voortgang van het project en de status van het budget. Het stelt de projectmanager in staat tijdig bij te sturen waar nodig. Hij of zij kan er onder andere voor waken dat medewerkers niet teveel overuren maken, wat kan leiden tot burn-out klachten en verminderde productiviteit.

Projectmanagement is een andere kritische factor binnen het tijdmanagement van IT-projecten. Effectief projectmanagement begint met het stellen van duidelijke projectdoelen, het ontwikkelen van een projectplan en het volgen van de voortgang ten opzichte van dat plan.

Goede projectmanagement software is niet alleen geschikt zijn voor het plannen en bewaken van projecten. Het koppelt tevens andere administratieve processen zoals het op projectbasis vastleggen van tijd, uitgaven en kilometers. Dit biedt de mogelijkheid niet alleen de voortgang te monitoren, maar ook de uitgaven te toetsen aan het budget.

Budgettering voor IT-projecten

Als projectmanager stel je een budget op om er binnen te blijven. Klinkt logisch, toch? Heel vaak worden ogenschijnlijk waterdichte budgetten niet gehaald. Het komt vaak neer op twee grote pijnpunten bij het budgetteren van complexe IT-projecten:

• Potentiële risico’s: Het meest voorkomende probleem bij het vaststellen van een budget is het anticiperen op mogelijke risico’s. Medewerkers zijn net mensen en daar moet je rekening mee houden. Ze maken fouten en kunnen ziek worden. Tip: Hou in elke stap van het project rekening met potentiële risico’s. Hou rekening met de ergste scenario’s en bedenk hoe je ermee om wil gaan. Het is beter om een plan te hebben voor noodgevallen.
• Geen overzicht: Je denkt dat je project vlot verloopt, maar bij het naderen van de deadline besef je dat er nog veel te veel moet gebeuren? Je niet aan de tijdsplanning houden betekent je niet aan het budget houden. Je hebt waarschijnlijk verschillende taken niet voldoende bijgehouden of te weinig checks ingepland om de voortgang te monitoren. Zorg dat het team per taak de tijd nauwkeurig registreert en controleer regelmatig of taken volledig zijn afgerond. Zo kun je tijdig ingrijpen en extra mankracht inzetten op taken die niet op schema lopen.

Conclusie

Effectief time management is essentieel voor het succes van IT-projecten. Door tijdregistratie software te implementeren binnen de projectorganisatie kun je ervoor zorgen dat projecten op tijd en binnen budget worden afgerond. Dit maakt projecten winstgevender en verhoogt de klanttevredenheid. Het gebruik van moderne software tools zoals TimeChimp helpt je bij het plannen van projecten en het maken van realistische budgetten op basis van tijd en/of financiële middelen. Het registreren van alle gewerkte uren, taken, uitgaven en ritten zorgt ervoor dat je IT-organisatie gaat werken binnen vooraf vastgestelde projectbudgetten.