Projectleiders, eigenaren en directeuren van bouwbedrijven zijn het erover eens: het is van groot belang om inzicht te hebben in de bestede tijd. Ook de werknemers zijn voor. Al blijkt in de praktijk vaak dat urenregistratie in de bouw vooral wordt gezien als een administratieve last. Waarom is dit?
De utopie
In de bouw worden op gigantische schaal uren besteed aan allerlei verschillende soorten werkzaamheden. Niet alleen de uitvoering, maar ook de voorbereiding en het plannen van onderhoud zijn minstens zo belangrijk. Om inzichtelijk te krijgen of de uren effectief en productief worden besteed worden uren geregistreerd. Deze urenadministratie geeft te allen tijde een helder overzicht van de bestede uren.
De realiteit
Urenbriefjes kloppen niet, bevatten onleesbare notities, zijn niet specifiek genoeg of worden te laat (of zelfs niet) ingeleverd. Mocht je na een omslachtig proces de fouten er voldoende uitgehaald hebben aan het einde van de week volgt de volgende stap. Het overnemen van de juiste gegevens in Excel. Voorheen ging dat nog wel, maar dat is met meerdere projecten, werknemers en de verschillende (uur)tarieven een complexe taak geworden.
Hoe kan het dat er zo’n enorme discrepantie ontstaat tussen de ideale situatie en de werkelijkheid? En is dit vooral in de bouw zo? De tweede vraag is makkelijk te beantwoorden: nee. Heel veel branches hebben problemen met tijds- of urenregistratie. Als het over verschillende manieren van urenregistratie in de bouw draait is er eigenlijk geen goed of fout. Hoe kan het dan zijn dat het als frustrerend en een administratieve last wordt beschouwd? Dat heeft vaak te maken met de fase waar het bedrijf zich in bevindt. Voor verschillende fases waarin een bedrijf zich bevindt zijn er uiteenlopende oplossingen, die jammer genoeg vaak te laat worden geïmplementeerd.
In dit blog gaan we in op de verschillende fases en de manieren van urenregistratie die hier bij horen. Vervolgens zetten we de voor- en nadelen van deze manieren uiteen.
Fase 1: urenbriefjes
Bij beginnende, meestal kleinere, bouwbedrijven wordt er vaak nog gebruik gemaakt van handgeschreven urenbriefjes. Zo hou je als ondernemer mooi inzicht over je bestede tijd. Niet alleen handig voor je eigen administratie, maar zelfs een wettelijke verplichting om de belastingdienst inzicht in jouw bestede tijd te geven. Ook is het handig als stok achter de deur mocht je onverhoopt een geschil krijgen met een klant. Een handtekening op jouw urenbriefje is namelijk wel degelijk rechtsgeldig.
Tegenstrijdig om te zien is dat ’er in een belangrijke en innovatieve industrie als de bouw, waar veel geld in omgaat, nog ’vaak gebruik wordt gemaakt van een relatief traditionele en omslachtige manier voor het noteren van uren. Het gebruik van geschreven urenbriefjes brengt namelijk een aantal aanzienlijke nadelen met zich mee. Het argument dat vaak wordt aangehaald in de bouw om te kiezen voor deze oplossing is meestal gegrond in gewenning en luidt “we hebben het altijd zo gedaan”. Omdat veel werknemers en werkgevers gewend zijn om zo te werken, gaan ze onbewust akkoord met concessies op efficiëntie. Een aantal nadelen van de traditionele urenbriefjes zetten we hieronder uiteen:
1. Onleesbare notities
We kennen het allemaal wel, bij het vorderen van een urenbriefje van personeel kun je met moeite ontcijferen hoeveel uren er per dag gewerkt zijn op een bepaald project. Laat staan de bijbehorende notities die onleesbaar zijn. Het is aan jou om hier vervolgens achteraan te gaan en hopelijk te achterhalen wat de notitie inhield, en of deze van belang is voor de voortgang van de klus.
2. Urenbriefjes leiden veelal tot tijdverlies
De ingevulde formulieren dienen aan het einde van een periode ingenomen te worden. Deze periode verschilt per bedrijf, het ene bedrijf doet dit per dag, de ander per week en sommige per maand. Mist er een urenbriefje? Dan moeten jullie samen op zoek. Het achterhalen van de juiste gegevens wordt dan snel een behoorlijke opgave. Eenmaal beschikkend over alle juiste urenbriefjes moeten de gegevens vervolgens overgenomen worden in het administratiesysteem. Dit leidt tot het volgende nadeel.
3. Uitstel van invoeren
Als medewerker in de bouw heb je meestal wel betere dingen te doen dan het invoeren van urenbriefjes van je personeel of van jezelf. Je hebt het druk genoeg en andere zaken gaan voor, waardoor je deze klus blijft uitstellen. Dit uitstel leidt vervolgens weer tot een verhoogde foutgevoeligheid.
4. Oplopende verwerkingstijd
Wanneer je een groeiend bouwbedrijf hebt neemt het aantal medewerkers snel toe, en daarmee ook de behoefte aan urenspecificatie. Het invullen en controleren van de urenbriefjes wordt een complexere taak waardoor de verwerkingstijd oploopt. Dit zorgt ervoor dat het bouwproject een ‘log schip’ wordt. Dit heeft 3 nadelen. Allereerst kun je niet snel bijsturen of schalen waar nodig. Ten tweede kunnen budgetafspraken niet nageleefd worden, omdat je er te laat achter bent gekomen dat het maximaal aantal uren inmiddels overschreden is. Tot slot heb je aan de hand van de informatie die voor jou beschikbaar was belangrijke margeberekeningen gedaan. Alleen kloppen de gegevens waarop je deze gebaseerd hebt niet meer.
5. Gebrek aan specifieke uitleg
Sommige uren hebben enige uitleg nodig, bijvoorbeeld wanneer het over ingewikkelde activiteiten gaat. Werknemers missen vaak ruimte om belangrijke zaken op het urenbriefje te benadrukken, of specificaties aan te duiden. Hierdoor komt deze waardevolle informatie niet bij de juiste medewerkers terecht en ontbreken er inzichten die wel degelijk van belang kunnen zijn voor de organisatie.
Vaak wordt er unaniem besloten dat er een betere oplossing moet zijn dan het schrijven van urenbriefjes. Meestal gebeurt dit op het moment dat de organisatie groeit en er meer mensen bij het proces betrokken raken. Om bovengenoemde redenen wordt een logische stap gemaakt naar de digitalisering van de urenregistratie in de bouw.
Fase 2: digitalisering
Een logische stap is de overgang naar Excel. Nog steeds de meest gebruikte manier voor het registreren van uren in de bouw. Logisch natuurlijk, voor het gebruik van Excel zijn meestal geen grote investeringen nodig. Je hebt natuurlijk wel een Microsoft Office pakket nodig en dat is (zeker zakelijk) niet gratis. We hebben al een keer een algemeen blog geschreven over urenregistratie in Excel, uitgebreid met de voor- en nadelen hiervan. Een aantal van deze plus- en minpunten liggen voor de bouw genuanceerder, of zijn juist belangrijker.
Voordelen van urenregistratie in Excel voor de bouw
1. Beschikbaarheid van verschillende templates
Voer “urenregistratie Excel” in op Google en je vindt allerlei templates voor een goede urenregistratie voor in de bouw. Deze templates kun je vervolgens aanpassen aan de hand van jouw ideale bedrijfsvoering.
2. Je voldoet gemakkelijk aan de fiscale eisen
Dezelfde templates voldoen vaak aan de eisen die de belastingdienst stelt. Je moet aan kunnen tonen waar je je tijd in hebt gestoken. Voor veel ZZP’ers en kleinere organisaties in de bouw is dit een verademing.
3. De laagdrempeligheid van het programma
Het gebruik van Excel is zeer laagdrempelig op twee manieren. Enerzijds is de beschikbaarheid van het spreadsheetprogramma heel groot. De meeste computers beschikken hier standaard over en het gros van de mensen heeft er wel eens van gehoord of mee gewerkt. Anderzijds is er weinig technische kennis vereist om een eenvoudig spreadsheet te kunnen managen.
4. De prijs
Zoals eerder gezegd is het natuurlijk niet helemaal eerlijk om te zeggen dat Excel gratis is. Je hebt er een computer voor nodig met een Microsoft Office pakket, en zeker zakelijk is dat niet gratis. Heel veel mensen hebben wel degelijk toegang tot deze programma’s en daardoor wordt veel gezegd dat het gratis te gebruiken is. Het is in ieder geval een laagdrempelige en kostenbesparende eerste stap om te leren werken met gedigitaliseerde uren in plaats van met handgeschreven urenbriefjes.
Nadelen van urenregistratie in Excel voor de bouw
Helaas kent urenregistratie in Excel niet alleen maar voordelen. Eigenlijk hebben zowel urenbriefjes als werken met Excel een gemeenschappelijke deler: zodra de complexiteit van je organisatie toeneemt komen de nadelen van het programma naar boven drijven. Zodra dit gebeurt ben je eigenlijk vaak terug bij af zonder dat je het realiseert. De voordelen worden dan vaak juist nadelen. De volgende punten zal je wellicht herkennen:
1. Template wordt ingewikkelder
Je onderneming wordt steeds complexer. Zo zijn er meer mensen aan het werk met verschillende contracten en tarieven. Je hebt fulltimers en parttimers in dienst. Soms huur je expertise in die buiten jouw vakgebied ligt. Dit zorgt ervoor dat de handige formules die je van het internet hebt gedownload niet altijd meer kloppen en de kans is groot dat je verschillende tabbladen door middel van formules aan elkaar moet koppelen. Dit vergt specifieke kennis van Excel die al gauw vrij technisch wordt.
2. Het behalen van fiscale eisen wordt ingewikkelder
Met het groeien van je organisatie groeit ook de complexiteit. Het verschil in contractvormen voor je personeel vertaalt zich vaak door naar het rekenen van verschillende uurtarieven. Sterker nog, de kans is groot dat je verschillende uurtarieven hanteert voor dezelfde werkzaamheden, op verschillende bouwprojecten. Dit maakt het lastiger om je gekoppelde spreadsheets “belastingdienst proof” te maken. Niet onmogelijk, maar wel lastig.
3. De laagdrempeligheid vormt nu meer een obstakel
Met Excel werk je doorgaans offline. Het kan gebeuren dat er meerdere mensen tegelijk uren registreren en je verschillende versies van je spreadsheet naast elkaar op verschillende ‘locaties’ in je computer hebt staan. Een oplossing is een clouddienst zoals Dropbox. Hier kun je met meerderen in één gedeeld spreadsheet werken op hetzelfde moment. Helaas blijf je nog steeds afhankelijk van het synchroniseren van het bestand op verschillende apparaten.
4. De indirecte kosten nemen toe
Inderdaad, Excel leek in eerste instantie gratis en dat lijkt het nog steeds wel. Er wordt weinig rekening gehouden met indirecte kosten die gemaakt worden. We hebben het allemaal wel eens meegemaakt, je bent e.e.a. aan het aanpassen in je redelijk ingewikkelde spreadsheet en ineens ontstaan er in allerlei cellen foutmeldingen. Je hebt ergens een fout gemaakt, maar deze is moeilijk op te sporen. Het kost jouw kostbare tijd om de fout te vinden of zelfs de oude versie terug te moeten zetten, met potentieel niet de nieuwste geschreven uren. Ook worden sommige bestanden zo ingewikkeld dat er soms een externe expert moet worden ingehuurd die helpt met het managen ervan. Vaak tegen een flink uurtarief.
5. Goedkeuren uren opdrachtgevers
Het is niet mogelijk om de gewerkte uren van jouw personeel goed te laten keuren door de aannemer of projectleider op locatie. Hiervoor is dus vaak een nieuw proces nodig voor dezelfde taak: namelijk het schrijven van uren. Meer processen betekent per definitie dat je er meer tijd aan kwijt bent en er meer ruimte voor fouten ontstaat.
6. Excel integreert niet met je andere software
Het is lastig om jouw Excel urenregistratie te koppelen met bijvoorbeeld je boekhoudprogramma. Je dient handmatig met import- en exportbestanden je administratie compleet te maken. Een bestandsvorm als .CSV is inmiddels geen onbekende term meer bij jullie in de organisatie.
Vaak worden deze nadelen (helaas) gezien als verplichting en wordt aan symptoombestrijding gedaan in plaats van het aanpakken van het probleem bij de bron. Wat is er nu daadwerkelijk veranderd sinds het bijhouden van uren met urenbriefjes? Ja, er is inderdaad een veel gedigitaliseerd. Ja, in eerste instantie was het een verademing. Maar wat als de problemen zich (opnieuw) opstapelen? Andere, en vooral betere, oplossingen voor urenregistratie in de bouw zijn vaak niet bekend of worden niet onderzocht. Deels uit angst om niet weer tegen dezelfde problemen aan te lopen. Daarom zijn administratieve medewerkers van bouwbedrijven nu nog steeds bezig met het managen van spreadsheets.
In feite ben je met Excel nog steeds bezig met het invoeren en overtypen van gegevens die aangeleverd worden door je personeel. Is dat niet waarom je in eerste instantie van urenbriefjes af bent gestapt? Dit brengt ons bij de derde fase.
Fase 3: Cloud oplossing
Zoals eerder uitgelegd draait urenregistratie uiteindelijk om inzicht. Inzicht in de juiste data zorgt ervoor dat je juiste beslissingen kunt nemen. Bijvoorbeeld of je een nieuw project wel of niet aan moet nemen, of überhaupt kúnt aannemen. We nemen een zijweggetje: taxichauffeurs. Die gebruiken over de hele wereld een meter, en niet voor niets. Dit voorkomt namelijk discussies met hun klanten. Zonder duidelijke rittenregistratie en bijbehorende prijs is er geen onderbouwing voor hun prijs. Ook onderling kunnen ze discussies met elkaar voeren over efficiëntie en bezetting, maar ook opscheppen over dat ze de meeste omzet halen. Ze meten namelijk met dezelfde maat, binnen dezelfde organisatie. Bij taxichauffeurs zijn het kilometers, in de bouw een combinatie van ritten, uitgaven en de belangrijkste: tijd.
Hoe zorg je ervoor dat je al deze gegevens inzichtelijk maakt? Hoe kun je van de ‘ideale wereld’ jouw werkelijkheid maken? Hoe fijn is het als jij en je werknemers inzicht hebben in wat een project oplevert, of je goed op weg bent of zelfs of bepaalde activiteiten intrinsiek minder winst maken dan anderen? De oplossing: urenregistratie in de Cloud. Er zijn fantastische oplossingen op de markt voor de laatste slag in het digitaliseren van je urenregistratie in de bouw. Deze manier van urenregistratie brengt een aantal grote voordelen met zich mee.
1. Workflow die optimaal is ingericht
Bij het gebruik van software voor urenregistratie in de bouw wordt er organisatie breed één manier van werken bepaald. Waar het in Excel een nadeel is als er verschillende mensen binnen jouw organisatie komen te werken omdat complexiteit toeneemt, begint urenregistratie software juist te excelleren. Zo is het bijvoorbeeld eenvoudig om mensen met verschillende ‘rechten’ toegang te geven tot bepaalde gegevens, en anderen weer niet. Op deze manier kunnen jouw werknemers zélf uren registreren zonder dat jouw administratie dit handmatig over hoeft te nemen. Er is geen technische kennis vereist om de vruchten te plukken van dit soort software. Vaak kun je de modules die niet relevant zijn voor jou gewoon aan- en uitschakelen. Zodat je een product krijgt dat volledig past bij jouw voorkeuren.
2. Fiscale eisen en beveiliging
De ontwikkelaars van bedrijven die online urenregistratie aanbieden zorgen ervoor dat hun complete software belastingdienst-vriendelijk is. Tevens zorgen zij ervoor dat de data niet alleen lokaal opgeslagen wordt, maar ook in de ‘Cloud’. Dit betekent dat als jij je registraties op een of andere manier kwijtraakt, je altijd via een andere locatie in kunt loggen om vervolgens weer toegang te hebben tot de juiste gegevens. Een ander voordeel is dat het bedrijf waar je het product afneemt de beveiliging van jouw gegevens voor zich neemt.
3. Laagdrempeligheid
Allereerst zijn de meeste urenregistratie programma’s zeer intuïtief ingericht. Dit betekent dat er een logische ‘flow’ zit in hoe het programma werkt. Het is makkelijk te gebruiken voor iedereen, ook de mensen zonder enige technische kennis. Als het gebruik van bepaalde software binnen je organisatie de norm is, weet iedereen precies waar hij of zij aan toe is. Dit vormt een gouden combinatie met een programma dat eenvoudige urenregistratie aanlevert. Zo verandert het van administratieve last naar bijna een leuke klus, waarvan iedereen de voordelen snapt.
4. De Cloud oplossing geeft wel echt inzicht
In eerste instantie ben je gaan schalen in je urenregistratie om meer inzicht te krijgen in je organisatie. Dit bleek met urenbriefjes en zelfs Excel lastiger dan in eerste instantie gedacht. Omdat al jouw werknemers trouw uren registreren biedt dit je inzicht in bijvoorbeeld de volgende belangrijke aspecten:
a. Activiteiten: iedereen binnen je organisatie registreert uren. Met het voorbereiden van een klus is misschien wel een ander uurtarief gemoeid dan met het onderhoud na oplevering. Op het moment dat er op activiteitniveau geregistreerd wordt kun je eindeloos inzichten opdoen. Je kunt bijvoorbeeld zien hoeveel procent van de tijd je kwijt bent aan de voorbereiding ten opzichte van de uiteindelijke bouw. Of ontdekken dat er bepaalde activiteiten zijn die intrinsiek tóch meer kosten dan jij gevoelsmatig dacht. En misschien zelfs verliesgevend zijn.
b. Projecten: wat voor activiteiten geldt, kan natuurlijk ook per project gelden. Je bouwbedrijf is gegroeid waardoor de kans groot is dat je aan meerdere projecten tegelijk werkt. Wie weet zijn er wel verschillende afspraken gemaakt per project. Bijvoorbeeld over doorlooptijd, opleveringsdatum, budget, uurtarief, personeelsplanning en nog veel meer. Welke zijn voor jouw bedrijf relevant? Heb je inzichtelijk welke projecten meer opleveren, en welke minder? En belangrijker nog, weet je hoe dat komt? Mensen zijn geen robots. Het is onmogelijk om dit allemaal in te schatten aan de hand van ervaring op het moment dat het aantal variabelen toeneemt.
c. Klanten: is het beter om twee grote klanten te hebben? Of tien kleine? Verschilt dit per periode? Wat geldt voor projecten en activiteiten geldt net zoveel voor klanten. Misschien heb je andere afspraken gemaakt met verschillende klanten. Soms is het niet relevant voor al het personeel om ze op te zadelen met verschillende tarieven en afspraken, daarom kun je het in de meeste software mooi centraal beheren.
5. Extern goedkeuren
Het is niet altijd aan jou om uren af of goed te keuren. Als jij projectmatig werkt zoek je een oplossing waarbij je eenvoudig uren kunt laten goedkeuren door bijvoorbeeld de projectmanager of aannemer. Sommige tools bieden zelfs de optie om uren direct af te laten tekenen op locatie. Zo kunnen jouw werknemers op hun mobiele telefoon zowel de uren registreren áls laten goedkeuren. Zo heb je geen gedoe met fysieke handtekeningen, onleesbare notities en kwijtgeraakte urenbriefjes.
6. Integraties
Misschien wel een van de belangrijkste voordelen van Cloud software en online urenregistratie is het koppelen van verschillende systemen. Als groeiende organisatie word je tegenwoordig doodgegooid met de term ‘automatisering’. In dit geval betekent het niks minder dan het wegnemen van dubbel werk. De tijdmanagementsoftware zorgt ervoor dat de juiste uren eenvoudig kunnen worden geschreven. Daarnaast vereenvoudig je de gehele workflow door te te koppelen met je favoriete boekhoudpakket, salarispakket of CRM-systeem. Zo hanteer je binnen je organisatie één waarheid en weet je dat je altijd naar de juiste cijfers kijkt. Bovendien minimaliseer je de kans op fouten aanzienlijk omdat je de juiste gegevens nog maar op één plek hoeft te registeren. Uiteindelijk levert het gebruik van de juiste tools jou meer inzicht op en je medewerkers minder frustratie. Het hele bedrijf spint er op die manier garen bij.
Conclusie
In heb begin van dit blog bleek al dat de bouw niet de enige industrie is die kampt met het tekort aan inzicht in bestede tijd. Er zijn weinig industrieën waar het een absolute norm is, en veel bedrijven zijn gestopt met de zoektocht naar hun ‘heilige graal’. De reden hiervoor is dat bedrijven in verschillende fases tegen verschillende problemen aanlopen. De oplossingen die hieruit voortvloeien zijn helaas niet schaalbaar genoeg en gericht op de korte termijn. Bij deze verschillende fases horen dus ook verschillende oplossingen. We kunnen concluderen dat oplossingen uit Fase 3 ook absoluut geschikt zijn voor bedrijven in Fase 1 en 2. Er vindt gelukkig dan ook een paradigmaverschuiving plaats in de manier waarop tijd wordt geregistreerd, niet alleen in de bouw, maar in bijna alle industrieën.
