De perfecte vakantieplanning voor personeel in 6 stappen

De zomer begint bijna en dan volgt al snel de vakantieplanning van jouw personeel! Alle bedrijven kennen het: de dagen worden langer en de jaarlijkse onderhandeling tussen collega’s begint: wie mag wanneer en hoe lang op vakantie? Wat zijn de regels bij een vakantieaanvraag? Wie vervangt wie en in hoeverre worden lopende projecten geraakt door de vakantieplanning? Werkgevers willen dit goed regelen om conflicten te voorkomen.

Allereerst leggen we de belangrijkste punten uit de verlofregeling voor werkgevers uit. Daarna laten we je zien hoe een efficiënte vakantieplanning van je personeel in 6 stappen prima kan werken. Laten we beginnen!

Verlofregeling: rechten & plichten

Voordat je als werkgever een efficiënte vakantieplanning voor je personeel maakt, moet je op de hoogte zijn van de rechten van je werknemers. We hebben de meest gestelde vragen en antwoorden over het arbeidsrecht en de verlofregeling op een rijtje gezet:

Wanneer mag de werkgever vakantie inplannen?

De wettelijke hoofdregel is dat de werknemer zelf mag bepalen of, wanneer en hoeveel vakantiedagen hij of zij aaneengesloten wil opnemen. Je hoort je als werkgever dus te schikken naar de vakantiewensen van de werknemer. Wel kan je een verplichte vakantie vanwege bedrijfssluiting of het verplicht aanwijzen van vakantiedagen overeenkomen in de arbeidsovereenkomst of het personeelsreglement dat de werknemer tekent bij indiensttreding.

Kan de werkgever een verplichte vakantie inplannen?

Voor een verplichte vakantie is een geldige reden vereist en de duur ervan is wettelijk beperkt. Werknemers moeten voldoende vakantiedagen overhouden voor hun eigen planning. De verplichte vakantie wordt vastgelegd in de cao of het arbeidscontract, zodat medewerkers bij indiensttreding op de hoogte zijn. Een redelijke reden kan bijvoorbeeld zijn wanneer een huisarts zijn praktijk sluit tijdens zijn vakantie. Een ander voorbeeld zijn verplichte vrije dagen rondom de feestdagen in december. De werkgever moet aan het begin van het jaar de data en het aantal verplichte vakantiedagen bekendmaken. Bij bedrijven met een ondernemingsraad wordt deze betrokken bij beslissingen over het instellen en wijzigen van verplichte vakantiedagen.

Wanneer mag de werkgever verlof weigeren?

Als er belangrijke bedrijfsredenen zijn, zoals veel zieke teamleden of een naderende deadline, kan een werknemer op elk moment vakantie aanvragen. Als werkgever heb je twee weken de tijd om de aanvraag goed te keuren of af te wijzen. Als er binnen deze periode geen reactie is, wordt aangenomen dat je instemt. Als je de vakantieplanning van je personeel afwijst, moet je hen wel de mogelijkheid bieden om op een ander moment vakantie op te nemen.

Hebben ouders automatisch voorrang tijdens de schoolvakanties?

Ouders hebben niet automatisch voorrang tijdens de schoolvakanties. In de wet geldt gelijke behandeling voor iedereen. Als werkgever moet je elke vakantieaanvraag op dezelfde manier behandelen. Het is echter wel mogelijk om voorrangsregels af te spreken. Zo kun je bijvoorbeeld bepalen dat werknemers met schoolgaande kinderen voorrang krijgen bij het opnemen van vrije dagen tijdens schoolvakanties. Dit kan ook gelden voor werknemers met een partner in het onderwijs of de bouw. Deze afspraken moeten echter wel zijn opgenomen in de cao, arbeidsvoorwaarden of een personeelshandboek.

Mogen werknemers vakantiedagen meenemen naar het volgende jaar?

Volgens de wet vervallen wettelijke vakantiedagen die niet worden opgenomen een half jaar na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Dit betekent dat vakantiedagen die werknemers in 2022 hebben opgebouwd, vervallen op 1 juli 2023. Als werkgever kun je alleen van deze regel afwijken door een langere vervaltermijn vast te leggen in de cao of een schriftelijke overeenkomst.

Kan ik als werkgever een goedgekeurde vakantie achteraf intrekken?

Wanneer je als werkgever de vakantieplanning van je personeel hebt goedgekeurd, kun je deze alleen om ‘gewichtige’ redenen intrekken. Als je werknemer werkelijke en aantoonbare kosten heeft gemaakt of zal maken om de vakantie te annuleren, ben je verplicht om deze kosten te vergoeden.

Kan ik mijn medewerker terugroepen van vakantie?

Ja. Ook hier geldt weer dat de werkgever een ‘gewichtige’ reden moet hebben. In dat geval kan de werkgever zelfs eisen dat de medewerker komt werken. Je moet uiteraard wel de terugreis en andere extra gemaakte kosten vergoeden. Weigert de werknemer terug te komen, kan je hem een officiële waarschuwing geven, ontslaan en zelfs een schadevergoeding eisen.

Stap voor stap naar een efficiënte vakantieplanning

1. Registratiesysteem voor vakantieplanningZeg vaarwel tegen Excel-spreadsheets en stop direct met de analoge kalender voor de vakantieplanning! De gegevensbescherming van spreadsheets laat veel te wensen over en de vakantiekalender in de bedrijfskantine leidt al snel tot chaos, zelfs bij kleine teams. Kies in plaats daarvan voor geschikte software met digitale verlofregistratie. Wil je gemak? Wees slim en combineer de vakantieplanning van je personeel in één tool met de registratie van gewerkte uren. Maak gebruik van handige extra functies, zoals een duidelijk goedkeuringsproces voor verlofaanvragen. Op deze manier kunnen werknemers hun werktijden en vakantiedagen registreren in dezelfde tool en hebben ze altijd inzicht in hun resterende vakantiedagen.
2. Duidelijke regels
   Communiceer alle interne regels voor de vakantieplanning van je personeel tijdig aan alle medewerkers. De beste manier is om de richtlijnen op te nemen in een werknemershandboek en er regelmatig naar te verwijzen. Denk na over wie verantwoordelijk is voor het goedkeuren van verlofaanvragen en richt de software zo in dat de aanvraag bij de juiste managers terecht komt. Leg uit hoe je afwezigheidsberichten en vervangingen wilt regelen. Hoeveel medewerkers mogen tegelijkertijd op vakantie? Een vuistregel hiervoor is dat per 8 voltijds medewerkers maximaal één voltijdsequivalent (kortweg FTE) met vakantie mag zijn. Afhankelijk van de actuele situatie en de bedrijfsstructuur kan je hier natuurlijk van afwijken.
3. Afstemmen van bedrijfsdoelen en projectplanning
   Een chaotische vakantieplanning van je personeel kan projecten en bedrijfsdoelen in gevaar brengen. Zorg ervoor dat je werknemers tijdig op de hoogte zijn van belangrijke periodes en aankomende projecten. Leg ook vast dat personeel met kritieke rollen hun vakantieplanning zo vroeg mogelijk moeten aanvragen en de nodige voorbereidingen treffen voor de tijd dat ze afwezig zijn. Denk aan managers of werknemers die alleen verantwoordelijk zijn voor kerntaken in het bedrijf. In het algemeen kan het geen kwaad je medewerkers aan te moedigen om hun vakantie zo vroeg mogelijk te plannen. Het principe “wie het eerst komt, wie het eerst maalt” is meestal voldoende. Wil je een deadline voor de vakantieplanning van je personeel invoeren? Dit kan werken, maar je werknemers hoeven zich er niet aan te houden.
4. Ruimte voor flexibiliteit en eerlijkheid
   Wat doe je als er een spontane vakantieaanvraag binnenkomt? Je hoeft deze niet direct af te wijzen en voorkom stress door te zorgen dat de vakantieplanning van je personeel altijd ruimte biedt voor flexibiliteit. Bekijk in het begin van het jaar naar de vakantieplanningen van voorafgaande jaren. Wanneer zijn er seizoenspieken? Wanneer zijn de vaste feestdagen en welke leiden standaard tot het opnemen van extra vrije dagen? Gebruik deze informatie bij het plannen van projecten en regel indien nodig tijdelijke krachten voor de vakantieperioden. Hierdoor creëer je ruimte waardoor je spontane vakantieaanvragen niet automatische hoeft af te wijzen. Je kan dan deze individuele situatie apart beoordelen. Komt de aanvraag echt ongelegen? Je kan natuurlijk altijd ‘nee’ zeggen, tenzij het om een dringende persoonlijke reden gaat.
5. Vervangingsregels en werkdruk
   Maak een overzicht van de belangrijkste vaardigheden en verantwoordelijkheden van je medewerkers. Stel vervolgens een plan op waarin je vastlegt wie als tweede of derde verantwoordelijk is voor een bepaald takenpakket. Deze medewerkers dienen hun vakantieplanning onderling op elkaar af te stemmen. In kleine bedrijven hoeft de vervanging niet altijd in het eigen team te worden geregeld. Een salesmanager kan bijvoorbeeld een week lang de telefonische klantenservice ondersteunen of notities maken voor de supportmedewerker als deze op vakantie is. In deze situaties is het zaak alles goed voor te bereiden en mensen en werk eerlijk te verdelen. Deze salesmanager kan bijvoorbeeld minder meetings met klanten inplannen als hij vervangingstaken moet uitvoeren. Daarom werkt deze oplossing alleen voor de korte termijn en is dit geen langetermijnoplossing.
6. Controle en optimalisatie van de vakantieplanning
   Waren er na het vakantieseizoen, ondanks alle inspanningen, toch nog enkele knelpunten? Analyseer dan nauwkeurig wat er mis is gegaan. Verzamel feedback van je medewerkers en luister naar verbeteringsvoorstellen. Op deze manier kan je op basis van ervaringen, de vakantieplanning van je personeel voortdurend optimaliseren. Deze controle en optimalisatie kan je regelmatig uitvoeren, bijvoorbeeld eens per jaar of indien nodig halfjaarlijks.

Conclusie

Hieronder herhalen we nog even de belangrijkste punten:

• Hou rekening met de verlofregeling en rechten van de werknemer bij het maken van de vakantieplanning voor je personeel. Neem indien nodig contact op met de HRM-afdeling.
• Maak een overzicht van seizoenspieken, aankomende projecten, feestdagen en een overzicht van de vaardigheden en verantwoordelijkheden in je team. Zo kan je de verdeling van werkzaamheden over verschillende afdelingen voorbereiden, de werkdruk inschatten en efficiënte regels communiceren voor vervanging tijdens de vakantie.
• Plan buffers in of regel tijdelijke krachten om de vakantieplanning van je personeel flexibel te houden.
• Kies voor digitale verlofregistratie. In een multifunctionele timemanagement tool met geïntegreerde vakantieplanning kan je bovendien de registratie van gewerkte uren regelen en duidelijke goedkeuringsprocessen inrichten voor vakantieaanvragen. Dit is voor iedereen inzichtelijk en overzichtelijk.

Begin vandaag nog met je gratis proefabonnement bij TimeChimp en maak de vakantieplanning van je personeel makkelijker en efficiënter dan nooit tevoren! Geen zorgen: je hebt hoeft geen creditcardgegevens in te vullen of ander ingewikkeld gedoe. Easy does it.