Accountancykantoren werken per definitie met tijd als product. Uren die niet worden geregistreerd, worden niet gefactureerd. En uren die verkeerd worden geregistreerd, ondermijnen je declarabiliteit én je planning. Toch werken veel kantoren in 2026 nog steeds met Excel-sheets of tijdschrijfsystemen die niet aansluiten op hun boekhoudsoftware.
De belangrijkste inzichten
Lees je dit artikel snel door? Dit zijn de kernpunten.
- Accountancykantoren lopen gemiddeld 15–25% omzet mis door niet-gedeclareerde uren.
- Handmatige urenregistratie leidt structureel tot vertraging in de facturatie.
- De Belastingdienst stelt concrete eisen aan de urenadministratie van zelfstandige accountants en kantoren.
- Koppeling tussen urenregistratie en facturatie verkort de doorlooptijd van declaratie significant.
- Tijdschrijven per klant én per taaksoort geeft inzicht in welke diensten echt winstgevend zijn.
- Een digitaal systeem maakt het eenvoudiger om te voldoen aan de eisen van de NBA en de Belastingdienst.
Waarom urenregistratie in de accountancy anders is
Bij een accountancykantoor is urenregistratie geen bijzaak — het is de basis van je omzetmodel. Elke medewerker werkt voor meerdere klanten tegelijk, aan diensten met verschillende tarieven: van jaarrekeningen en belastingaangiften tot adviesgesprekken en boekhoudcontroles. Dit betekent dat je tijdschrijfsysteem in staat moet zijn om uren te koppelen aan klant, project én taaksoort.
In de praktijk zien we dat veel kantoren dit nog steeds los bijhouden. Uren in een Excel, facturatie in een boekhoudpakket, klantenlijst in een CRM. Die versnippering kost tijd én geld.
Wat de Belastingdienst verwacht
Voor accountants en administratiekantoren die als ondernemer of via een BV werken, gelden de standaardeisen voor urenregistratie vanuit de Belastingdienst. Wil je in aanmerking komen voor de zelfstandigenaftrek, dan moet je aantonen dat je minimaal 1.225 uur per jaar in je onderneming werkt. Dit vereist een deugdelijke urenadministratie.
Let op: de Belastingdienst accepteert geen reconstructies achteraf. Uren moeten tijdig en controleerbaar worden vastgelegd.
📚 Hier lees je alles over de eisen die de Belastingdienst stelt aan urenregistratie.
De rol van de NBA
De Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) verwacht van haar leden dat zij een deugdelijke praktijkvoering kunnen aantonen. Dit omvat transparantie over tijdsbesteding, kwaliteitsborging per dossier en een controleerbare administratie. Digitale urenregistratie per klant en per opdracht ondersteunt dat direct.
Declarabiliteit: de blinde vlek van accountancykantoren
Declarabiliteit — het percentage van de gewerkte uren dat ook daadwerkelijk wordt gefactureerd — is een van de belangrijkste sturingsindicatoren voor een accountancykantoor. Toch meten de meeste kantoren dit niet structureel.
Dit betekent dat je niet weet welke klanten, diensten of medewerkers winstgevend zijn. En dus kun je er ook niet op sturen.
Wat een gezonde declarabiliteit is voor accountants
Voor accountancykantoren ligt een realistische declarabiliteitsratio tussen de 65% en 80%, afhankelijk van de verhouding tussen directe klantwerk en interne taken zoals opleiding, acquisitie en kantooradministratie. Kantoren die boven de 80% uitkomen, doen dat doorgaans door ook interne projecten en niet-declarabele taken structureel bij te houden.
📚 Hier lees je meer over declarabiliteit bij adviesbureaus.
Wat je misloopt zonder goed inzicht
Stel: een kantoor met 10 medewerkers schrijft gemiddeld 7 uur per dag. Bij een uurtarief van €110 en een declarabiliteit van 65% factureer je €5.005 per dag. Verhoog je die declarabiliteit naar 72% — door beter bij te houden en sneller te factureren — dan loopt dat op tot €5.544 per dag. Op jaarbasis is dat een verschil van ruim €135.000.
Dit zijn geen theoretische getallen. Dit is wat er gebeurt als je bijhoudt wat je doet.
Van urenregistratie naar factuur: sneller declareren
Een van de grootste frustraties bij accountancykantoren is de doorlooptijd van uren naar factuur. Hoe langer het duurt voordat gewerkte uren worden gefactureerd, hoe groter het risico op betwisting door de klant — en hoe langer je op je geld wacht.
Directe koppeling met je boekhoudsoftware
TimeChimp koppelt rechtstreeks met populaire boekhoudpakketten zoals Exact Online, Twinfield en SnelStart. Dit betekent dat geregistreerde uren direct beschikbaar zijn voor facturatie, zonder handmatig overschrijven.
💡 Bekijk hier hoe de factuurmodule in TimeChimp werkt voor accountancykantoren.
Factureren op basis van uren, abonnement of vaste prijs
Accountancykantoren werken met uiteenlopende prijsmodellen. Jaarrekeningen worden soms op vaste prijs aangeboden, advieswerk op uurbasis, en kleinere klanten via een maandelijks abonnement. Je tijdschrijfsysteem moet al deze modellen ondersteunen — en inzichtelijk maken welk model per klant het meest rendabel is.
TimeChimp helpt accountancykantoren slimmer werken
TimeChimp is gebouwd voor dienstverlenende bedrijven die werken met meerdere klanten en tarieven. Voor accountancykantoren betekent dat concreet:
- Tijdschrijven per klant, project en taaksoort: volledig inzicht in waar je tijd naartoe gaat.
- Realtime declarabiliteitsrapportage: zie per medewerker en per klant hoe je ervoor staat.
- Directe koppeling met Exact Online, Twinfield en andere boekhoudpakketten: geen dubbel invoeren.
- Facturatie vanuit geregistreerde uren: van tijdschrijven naar factuur in enkele klikken.
- Goedkeuringsworkflows: leidinggevenden keuren uren goed voordat ze worden gefactureerd.
Conclusie
Accountancykantoren die hun urenregistratie niet op orde hebben, missen omzet — structureel, elk jaar. De oplossing is niet ingewikkeld: tijdschrijven per klant en taak, direct koppelen aan facturatie, en declarabiliteit structureel meten. Wie dat in 2026 nog niet doet, loopt achter.
👉 Wil je weten wat betere urenregistratie jouw kantoor oplevert? Probeer TimeChimp 14 dagen gratis.
